W celu ustalenia wysokości należnego pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy potrzebna jest znajomość współczynnika urlopowego. Wyraża on przeciętną liczbę dni przypadających do przepracowania w każdym miesiącu danego roku kalendarzowego. Ustala się go odrębnie dla każdego roku, ponieważ jego wysokość uzależniona jest od zmiennej w każdym roku liczby niedziel, świąt (nieprzypadających w niedziele) oraz dni wolnych od pracy wynikających z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, które przypadają na dany rok kalendarzowy.
Sposób obliczenia współczynnika urlopowego jest następujący:
• od liczby dni w danym roku kalendarzowym odejmuje się łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel i świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy;
• otrzymany wynik dzieli się przez 12.
Obliczanie współczynnika
Ustalając współczynnik urlopowy na 2009 r., pewne trudności może sprawić ustalenie liczby dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy. Powodem trudności jest fakt, że liczba tych dni nie jest uregulowana wprost w przepisach prawa pracy, co wymaga ustalenia jej w drodze interpretacji.
W 2009 r. mamy 365 dni, w tym 52 niedziele, 8 świąt przypadających w inne dni niż niedziele oraz 253 dni pracy. Oznacza to, że 52 dni [365 - (52 + 8 + 253) = 52] to dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy. Współczynnik urlopowy w 2009 r. wynosi zatem: (365 - 52 - 8 - 52 dni) : 12 = 253 : 12 = 21,08.
WAŻNE!
Niezależnie od tego, za jakie lata przysługują niewykorzystane urlopy wypoczynkowe, współczynnik do ustalenia należnego pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop przyjmuje się wyłącznie za ten rok kalendarzowy, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu.
Jeśli zatem pracownik nie wykorzystał 5 dni urlopu za 2006 r., 7 dni urlopu za 2007 r. i 3 dni urlopu za 2008 rok, a prawo do ekwiwalentu powstało w 2008 r., to do jego obliczenia przyjmuje się współczynnik ustalony na ten rok.
Przykład
W związku z wygaśnięciem mandatu przed upływem kadencji 30 listopada 2008 r. wójtowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w wymiarze: 12 dni za 2007 r. i 22 dni za 2008 rok. W jaki sposób obliczyć ekwiwalent za 2007 r. Czy przyjąć podstawę wynagrodzenia z 2007 r. i współczynnik obowiązujący w 2007 r.?
Niezależnie od tego, za jakie lata przysługują niewykorzystane urlopy wypoczynkowe, współczynnik do ustalenia należnego pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop przyjmuje się wyłącznie za ten rok kalendarzowy, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu. Jeśli zatem pracownik nie wykorzystał 12 dni urlopu za 2007 r. i 22 dni urlopu za 2008 r., a prawo do ekwiwalentu powstało w listopadzie 2008 r. (w dniu wygaśnięcia mandatu), to do jego obliczenia przyjmuje się współczynnik ustalony na ten rok (2008), czyli 21.
Współczynnik urlopowy dla niepełnoetatowców
Obliczanie ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, w tym ustalanie współczynnika, jest oparte na założeniu, że pracownik zatrudniony jest w pełnym wymiarze czasu pracy, co wyraża się w ustaleniu liczby dni pracy po 8 godzin. Natomiast pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy ma do przepracowania odpowiednio mniejszą liczbę dni pracy po 8 godzin lub taką samą, ale z mniejszą liczbą godzin pracy, czego nie uwzględniają przepisy. Przyjmując za podstawę wynagrodzenia pracownika niepełnoetatowego i stosując do niej sposób obliczania ekwiwalentu dostosowanego do wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy, doprowadzilibyśmy do zaniżenia wysokości ekwiwalentu urlopowego pracowników niepełnoetatowych. W celu uniknięcia takiej sytuacji należy przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy pracownika zatrudnionego na niepełny etat przyjąć, że przeciętna liczba dni roboczych w miesiącu, czyli wartość współczynnika, powinna być ustalona w proporcji do wymiaru czasu pracy określonego w umowie o pracę. Przy takim założeniu wartość dnia roboczego 8-godzinnej pracy będzie taka sama, niezależnie od tego, czy pracownik jest zatrudniony w pełnym czy niepełnym wymiarze czasu pracy.
W konkretnym zatem przypadku dla pracownika zatrudnionego na 1/2 lub 1/4 etatu należy przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy określić, że współczynnik wynosi 1/2 lub 1/4 współczynnika przyjętego dla pełnego wymiaru czasu pracy. Takie stanowisko wynika z pisma Departamentu Prawa Pracy Ministerstwa Gospodarki i Pracy z maja 2004 r. (pismo nr PP III/79-338/JR/04): „Przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy można by przyjąć założenie, że przeciętna liczba dni roboczych w miesiącu, czyli wartość współczynnika, powinna być ustalana proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy określonego w umowie o pracę”.
W 2009 r. współczynnik urlopowy dla osoby zatrudnionej w niepełnym wymiarze czasu pracy wyniesie np.:
• dla pracownika zatrudnionego w wymiarze 1/2 etatu - 10,54 (21,08 x 1/2),
• dla pracownika zatrudnionego w wymiarze 3/4 etatu - 15,81 (21,08 x 3/4),
• dla pracownika zatrudnionego w wymiarze 1/3 etatu - 7,03 (21,08 x 1/3),
• dla pracownika zatrudnionego w wymiarze 1/4 etatu - 5,27 (21,08 x 1/4),
• dla pracownika zatrudnionego w wymiarze 1/5 etatu - 4,22 (21,08 x 1/5),
• dla pracownika zatrudnionego w wymiarze 1/8 etatu - 2,64 (21,08 x 1/8).
Przykład
Umowa o pracę została rozwiązana 15 listopada 2008 r. Pracownik zatrudniony na 1/2 etatu otrzymywał: pensję zasadniczą 1200 zł, dodatek funkcyjny 150 zł, regulaminową premię (w ostatnich 3 miesiącach: 300 zł, 200 zł i 250 zł). Do dnia rozwiązania umowy pracownik nie wykorzystał 56 godzin urlopu wypoczynkowego.
Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu pieniężnego tego pracownika należy uwzględnić: wynagrodzenie zasadnicze 1200 zł, dodatek funkcyjny 150 zł, przeciętną premię miesięczną z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozwiązania umowy o pracę (300 zł + 200 zł + 250 zł) : 3 = 250 zł. Ekwiwalent za jeden dzień urlopu wynosi (1200 zł + 150 zł + 250 zł) : 10,50 = 152,38 zł, natomiast za jedną godzinę pracy - 152,38 zł : 8 = 19,05 zł. Pracownik nie wykorzystał 56 godzin urlopu. A zatem przysługujący mu ekwiwalent za urlop wynosi - 56 godz. x 19,05 zł = 1066,80 zł.
Podstawa prawna:
• § 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.).