Od 1 stycznia 2012 r. płatnicy składek nie mają już obowiązku przekazywania ubezpieczonym co miesiąc informacji o kwocie należnych za nich składek. Obecnie informacje o należnych za ubezpieczonego składkach płatnik ma obowiązek przekazać im w formie rocznego zestawienia, w którym dane muszą być przedstawione w podziale na poszczególne miesiące. Na żądanie ubezpieczonego informacja musi być przekazywana przez płatnika częściej, jednak nie częściej niż raz na miesiąc.
WAŻNE!
W 2013 r. pracodawcy po raz pierwszy mają obowiązek przekazać pracownikom roczny raport zbiorczy zawierający informacje o opłacanych za nich składkach w okresie od stycznia do grudnia 2012 r.
Ze względu na fakt, że w 2012 r. ZUS RMUA stanowił podstawowy dowód uprawniający do korzystania ze świadczeń zdrowotnych, wielu pracodawców decydowało się na wystawianie ZUS RMUA co miesiąc. Powstał więc problem, czy w takiej sytuacji pracodawca również ma obowiązek sporządzania rocznego raportu o zapłaconych składkach. Problematyczna okazała się też kwestia obowiązku sporządzenia raportu rocznego na wniosek pracownika (w sytuacji gdy pracodawca sporządzał raporty comiesięczne), a także kwestia korekt comiesięcznych raportów i ich wpływu na obowiązek sporządzenia rocznej informacji zbiorczej.
Jak wynika z opublikowanych na stronie ZUS wyjaśnień, płatnicy, którzy przez cały zeszły rok przekazywali pracownikom na bieżąco comiesięczne raporty ZUS RMUA, nie muszą już dodatkowo przekazywać ubezpieczonym rocznej informacji. Jeżeli jednak ubezpieczony zwróci się do płatnika o wydanie informacji rocznej, płatnik powinien mu ją udostępnić.
PRZYKŁAD
Pracodawca na wniosek pracowników przez cały 2012 r. przekazywał im comiesięczną informację ZUS RMUA. Pod koniec stycznia kilku pracowników wystąpiło z prośbą o wydanie im rocznego raportu zbiorczego za 2012 r. W takiej sytuacji pracodawca musi do końca lutego 2013 r. przekazać roczną informację pracownikom, którzy zwrócili się z prośbą o jej wydanie. Natomiast nie musi przekazywać tej informacji pozostałym pracownikom, pod warunkiem że przekazane im w 2012 r. raporty obejmują wszystkie miesiące, w których miał on obowiązek rozliczać za nich składki, i uwzględniają wszystkie ewentualnie złożone korekty.
W niektórych przypadkach płatnik składek ma obowiązek wydania ubezpieczonemu informacji rocznej, nawet jeżeli przez cały zeszły rok przykazywał mu comiesięcznie raporty ZUS RMUA. Chodzi tu o sytuację, gdy za ubezpieczonych w trakcie roku składane były korekty raportów rozliczeniowych. Jeżeli o dokonanej korekcie płatnik nie poinformował ubezpieczonego (np. nie przekazał mu ZUS RMUA zawierającej poprawne dane), wówczas ma obowiązek do końca lutego 2013 r. przygotować dla niego roczną informację, uwzględniającą wszystkie złożone korekty.
WAŻNE!
W informacji rocznej płatnicy muszą uwzględnić wszystkie złożone korekty.
Informacja roczna musi zawierać te same dane, które płatnik wykazał w przekazanych do ZUS imiennych raportach miesięcznych za ubezpieczonego. Ponadto powinna ona zawierać datę jej sporządzenia oraz podpis płatnika lub osoby przez niego upoważnionej.
Informację płatnicy mogą przekazać na formularzu ZUS RMUA lub w innej formie, np. wydruku bądź elektronicznego dokumentu z programu wykorzystywanego w obsłudze kadrowo-płacowej, o ile będzie spełniał wyżej wymienione warunki. Najważniejsze, by zakres danych był zgodny z wymogami określonymi w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.
Dodatkowo na stronie internetowej ZUS www.zus.pl, w zakładce Bieżące wyjaśnienia komórek merytorycznych, został zamieszczony wzór formularza informacji rocznej, który może zostać wykorzystany przez płatników składek.
Wzór informacji rocznej znajdą Państwo również na naszej stronie www.mk.infor.pl w zakładce Aktywne druki.
Płatnicy mogą również skorzystać z aktualnie obowiązującej wersji programu PŁATNIK i wydrukować lub przekazać w formie dokumentu elektronicznego dane miesięczne za okres styczeń – grudzień 2012 r.
Można również przekazać informację w innej formie, jeżeli będą spełnione wymogi co do zakresu informacji, jakie powinny być przekazane ubezpieczonemu.
WAŻNE!
Jeżeli zatrudniony wyrazi na to zgodę, pracodawca może mu przesyłać raport roczny w formie elektronicznej.
Należy pamiętać, że płatnik składek nie ma obowiązku uzyskiwania od ubezpieczonego pisemnego potwierdzenia, że taka informacja została mu terminowo przekazana. Przepisy nie przewidują sankcji za niewywiązywanie się przez płatnika z obowiązku przekazywania informacji ubezpieczonemu. Jednak nieprzekazanie takiej informacji ubezpieczonemu może wskazywać, że płatnik nie odprowadza należnych składek, co już jest sankcjonowane. Co więcej, płatnik powinien się liczyć z tym, że ubezpieczony pracownik może sprawdzić w ZUS, czy płatnik odprowadza za niego należne składki, a w przypadku stwierdzenia takich zaległości może ten fakt zgłosić do ZUS. A zatem w przypadku gdy ubezpieczony ma trudności z uzyskaniem informacji od płatnika składek (pracodawcy), może zweryfikować dane, korzystając z Platformy Usług Elektronicznych ZUS www.pue.zus.pl. Na portalu ubezpieczony może na bieżąco sprawdzić m.in., w jakiej wysokości pracodawca opłacił za niego składki za każdy miesiąc.
Ponadto ubezpieczony może zwrócić się bezpośrednio do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS z zapytaniem, czy pracodawca odprowadza za niego składki. W tym celu ubezpieczony może wykorzystać druk ZUS ZZU. Pytanie o odprowadzanie składek można zadać także w innej, dowolnej formie, podając niezbędne dane identyfikacyjne.
Jeżeli okaże się, że płatnik nie opłaca składek, ZUS wezwie go do uregulowania długu wraz z należnymi odsetkami za zwłokę.
Ponadto pracodawca może zostać w drodze postępowania sądowego ukarany karą grzywny do 5000 zł.
WAŻNE!
Pracodawca, który nie wywiązuje się z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne za pracownika, może zostać ukarany przez sąd karą grzywny do 5000 zł.
Podstawa prawna:
- art. 23 ust. 1, art. 32, art. 41 ust. 8–8b, art. 98 ust. 1 pkt 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585; ost.zm. Dz.U. z 2012 r., poz. 1548