20 najważniejszych obowiązków pracodawcy na przełomie roku

I. Prawo pracy

Od 8 października 2012 r. zmianie uległ sposób obliczania wymiaru czasu pracy. Ustalając zatem wymiary czasu pracy na 2013 r. pracodawcy powinni pamiętać o nowych regulacjach w tym zakresie. Nie należy też zapominać o obowiązkach na przełomie roku w zakresie urlopów wypoczynkowych. Niektórzy pracodawcy mają bowiem obowiązek ustalić m.in. plan urlopów na 2013 r., a wszyscy współczynnik urlopowy, jaki będzie obowiązywał w 2013 r.

1. Udzielanie urlopów wypoczynkowych na przełomie roku

Urlop wypoczynkowy powinien zostać udzielony pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo (art. 161 Kodeksu pracy). Wyjątkowo niewykorzystany w tym terminie urlop należy udzielić pracownikowi najpóźniej do końca września następnego roku kalendarzowego (art. 168 Kodeksu pracy). Pracodawca spełni obowiązek udzielenia zaległego urlopu w terminie, jeżeli pracownik rozpocznie korzystanie z tego urlopu najpóźniej 30 września i wykorzysta wszystkie dni zaległego urlopu w jednej części. Nie ma jednak potrzeby wykorzystania całego zaległego urlopu do 30 września kolejnego roku, ponieważ art. 168 Kodeksu pracy wyraźnie określa, że w tym przypadku chodzi o udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego.

WAŻNE!

Pracodawca spełni wymóg udzielenia zaległego urlopu w terminie, jeżeli udzieli pracownikowi tego urlopu najpóźniej 30 września.

Pracodawca powinien więc pod koniec danego roku przeanalizować sytuację urlopową poszczególnych pracowników i ustalić, ile dni urlopu pozostało im do wykorzystania. Następnie, w przypadku niewykorzystanych urlopów, powinien, jeżeli to możliwe, udzielić pracownikom urlopu w tym roku lub ustalić jego wykorzystanie w terminie do 30 września przyszłego roku.

Nieudzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym i jest zagrożone karą grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł (art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy).

Występowanie zaległości urlopowych mogą usprawiedliwiać jedynie okoliczności niezależne od pracodawcy, np.:

• długotrwała choroba pracownika,
• przebywanie pracownika na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym.

Po powrocie pracownika z takiej nieobecności pracodawca powinien ustalić z nim termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego do końca danego roku lub najpóźniej do 30 września następnego roku.

Może się jednak zdarzyć, że długotrwała nieobecność pracownika w pracy rozpocznie się w danym roku i zakończy już po 30 września kolejnego roku. Wówczas trudno jest przypisać pracodawcy winę za nieudzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego do 30 września kolejnego roku. Aby nie narazić się na taką odpowiedzialność, pracodawca powinien po powrocie pracownika do pracy w pierwszej kolejności udzielić mu całego zaległego urlopu wypoczynkowego.

Pracownik miał zaplanowane wykorzystanie 10 dni urlopu wypoczynkowego w grudniu 2012 r. Jednak w listopadzie br. poważnie się rozchorował i od tego czasu nieprzerwanie przebywa na zwolnieniu lekarskim. Prawdopodobnie potrwa ono jeszcze kilka miesięcy. Pracownik może więc nie rozpocząć urlopu za 2012 r. do 30 września 2013 r. Pracodawca powinien zatem udzielić temu pracownikowi całości zaległego urlopu wypoczynkowego za 2012 r. niezwłocznie po jego powrocie do pracy, jeżeli nastąpi to po 30 września 2013 r.

1.1. Koniec roku a urlop na żądanie

Pracodawca jest zobowiązany udzielić każdemu pracownikowi 4 dni urlopu we wskazanym przez pracownika terminie (art. 167² Kodeksu pracy). Taki urlop przysługuje pracownikowi w każdym roku pracy w tym samym wymiarze 4 dni. Pracownik nie musi uzgadniać z pracodawcą terminu wykorzystania tego urlopu, a jedynie musi poinformować pracodawcę o tym fakcie najpóźniej w dniu, w którym korzysta z tego urlopu.

Urlop na żądanie, który nie został przez pracownika wykorzystany w danym roku kalendarzowym, staje się normalnym urlopem zaległym, który powinien być pracownikowi udzielony do 30 września kolejnego roku kalendarzowego. Dni tego urlopu tracą zatem z końcem roku kalendarzowego swój szczególny charakter urlopu na żądanie.

WAŻNE!

Niewykorzystany w danym roku urlop na żądanie w kolejnym roku jest traktowany jak zwykły urlop wypoczynkowy.

Pracownik w każdym kolejnym roku kalendarzowym nabywa prawo do 4 dni urlopu na żądanie. Takie rozwiązanie zapobiega zatem kumulowaniu przez pracownika dni takiego urlopu z poszczególnych lat.

Pracownik wykorzystał 16 dni z przysługującego mu w 2012 r. 20-dniowego wymiaru urlopu wypoczynkowego. Nie korzystał przy tym z żadnego dnia urlopu na żądanie. Zatem pozostałe 4 dni urlopu, które w 2012 r. pracownik może wykorzystać na żądanie, nie będą już takim urlopem w 2013 r. Od 1 stycznia 2013 r. staną się zwykłymi zaległymi dniami urlopu wypoczynkowego, których pracownik nie będzie mógł wykorzystać na żądanie, lecz jedynie na zasadach normalnego urlopu wypoczynkowego.

Odmienne stanowisko w omawianym zakresie prezentuje Państwowa Inspekcja Pracy (pismo nr GPP-110–4560–170/08/PE). Zdaniem PIP, niewykorzystany urlop na żądanie staje się w kolejnym roku zwykłym urlopem wypoczynkowym, ale nie musi zostać udzielony do 30 września kolejnego roku, gdyż przepis nakazujący udzielenie zaległego urlopu do końca września kolejnego roku nie dotyczy urlopu na żądanie. Stanowisko PIP jest jednak kwestionowane przez wielu praktyków prawa pracy. Postępując zgodnie ze stanowiskiem PIP pracodawca nie naraża się na sankcje inspektora pracy. Musi jednak liczyć się z tym, że w razie wystąpienia pracownika do sądu pracy z roszczeniem o udzielenie zaległego urlopu do 30 września, sąd nie podzieli stanowiska PIP w tej sprawie i nakaże udzielenie zaległego urlopu w terminie do końca września.

Pracownik ma prawo skorzystać w 2013 r. z urlopu na żądanie (z puli 2013 r.), mimo niewykorzystania zaległych za 2012 r. dni urlopu wypoczynkowego. Jednak wykorzystane dni urlopu na żądanie pomniejszają w pierwszej kolejności liczbę dni urlopu zaległego za 2012 r. Pracownikowi z puli 4 dni urlopu na żądanie przysługującej w 2013 r. zostanie odjęta odpowiednia liczba dni i tym samym pomniejszeniu ulegnie przysługujący pracownikowi urlop zaległy.

Przyjmijmy, że pracownik miał zaległy urlop wypoczynkowy za 2012 r. w wymiarze 10 dni. W styczniu 2013 r. wykorzystał 2 dni urlopu na żądanie z przysługujących mu 4 takich dni w 2013 r. Prawidłowe zaewidencjonowanie przez pracodawcę tego faktu powinno wyglądać tak, że pracownik będzie miał 8 dni zaległego urlopu za 2012 r. i pełny urlop wypoczynkowy (20 lub 26 dni) za 2013 r. Jednak w 2013 r. będzie mógł wykorzystać już tylko 2 dni urlopu na żądanie.

1.2. Nabycie prawa do pierwszego urlopu na przełomie roku

Inaczej niż w przypadku pozostałych pracowników następuje nabywanie prawa do urlopu osób, które podejmują zatrudnienie w ramach stosunku pracy po raz pierwszy w życiu. Taki pracownik uzyskuje z upływem każdego miesiąca pracy w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, prawo do 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku (art. 153 § 1 Kodeksu pracy). Zatem w pierwszym roku pracy pracownikowi uprawnionemu do 20-dniowego rocznego wymiaru urlopu będzie przysługiwać 1,66 dnia urlopu po każdym miesiącu pracy.

Ustawodawca nie przewidział w tym przypadku obowiązku zaokrąglania tego wymiaru, co oznacza, że gdyby pracodawca chciał ściśle udzielić pracownikowi nabyty przez niego ułamkowy wymiar urlopu, musiałby przeliczyć go na godziny, a nawet na minuty. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może dokonać zaokrąglenia na korzyść pracownika i tym samym uniknąć problemów z ustaleniem wymiaru i udzieleniem urlopu. Udzielenie wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego niż należny, jako korzystniejsze od powszechnie obowiązujących przepisów, jest zgodne z prawem.

Prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego na ogólnych zasadach pracownik nabywa 1 stycznia każdego kolejnego roku kalendarzowego (art. 153 § 2 Kodeksu pracy).

Pracownik zostanie zatrudniony po raz pierwszy w życiu 17 listopada 2012 r. Zatem z upływem miesiąca, tj. 16 grudnia, nabędzie prawo do 1/12 z przysługującego mu wymiaru urlopu wypoczynkowego, tj. 1,66 dnia w przypadku zatrudnienia w pełnym wymiarze czasu pracy. Pracownik ten nabędzie 1 stycznia 2013 r. prawo do pełnego urlopu wypoczynkowego za 2013 r. Wówczas nie będzie już kontynuowana zasada nabywania urlopu proporcjonalnie po każdym miesiącu pracy.

Gdy pracownik zostanie zatrudniony po raz pierwszy w trakcie grudnia danego roku kalendarzowego, nie zdąży on nabyć przed 1 stycznia kolejnego roku prawa do 1/12 urlopu należnego po miesiącu pracy. W takim przypadku pracownik ten 1 stycznia nabywa prawo do pełnego urlopu. Nie należy więc stosować do niego zasady nabywania przez cały rok 1/12 tego urlopu po każdym miesiącu pracy.

Pracodawca planuje zatrudnić od 7 grudnia 2012 r. pracownika, dla którego będzie to pierwsza praca w życiu. W związku z tym, że nie zdąży on nabyć prawa do 1/12 z przysługującego wymiaru urlopu z upływem miesiąca jeszcze w 2012 r., pracownik nabędzie od razu 1 stycznia 2013 r. prawo do pełnego urlopu wypoczynkowego na ogólnych zasadach. Zatem, mimo że pracownikowi nie będzie przysługiwał urlop wypoczynkowy za 2012 r., to od pierwszego dnia 2013 r. będzie miał prawo do wykorzystania całego urlopu należnego w 2013 r.

1.3. Plan urlopów na następny rok

Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów (art. 163 § 1 Kodeksu pracy). Przepisy nie regulują szczegółowo kwestii terminu tworzenia takiego planu. Należy jednak przyjąć, że powinien on być opracowany pod koniec danego roku na rok następny. Wynika to z faktu, że pracownik nabywa prawo do pełnego urlopu wypoczynkowego w danym roku 1 stycznia, a zatem już w styczniu może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego udzielenie. Przepisy nie regulują również, że plan urlopów musi obejmować cały rok kalendarzowy. Dlatego nie ma przeszkód, aby pracodawca tworzył plany obejmujące np. odrębnie dwa półrocza.

Pracodawca tworząc plan urlopów jest zobowiązany brać pod uwagę zarówno wnioski pracowników, jak i konieczność zapewnienia w zakładzie normalnego toku pracy.

Planem urlopów nie obejmuje się należnych każdemu pracownikowi 4 dni urlopu na żądanie (art. 163 § 1 Kodeksu pracy). Zatem tworząc plan urlopów pracodawca obejmuje planem urlopowym 16 dni dla pracowników posiadających 20-dniowy roczny wymiar urlopu oraz 22 dni dla pracowników mających prawo do 26 dni urlopu w roku.

Pracodawca nie ma obowiązku ustalania planu urlopowego, jeżeli:

• zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę lub
• u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa (art. 163 § 1¹ Kodeksu pracy).

WAŻNE!

Do tworzenia planu urlopów jest zobowiązany tylko ten pracodawca, u którego działa organizacja związkowa i nie wyraża ona zgody na nietworzenie planu.

Opracowany plan urlopów pracodawca ma obowiązek podać do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w zakładzie pracy, np. przez wywieszenie na tablicy informacyjnej w zakładzie, udostępnienie każdemu z pracowników kserokopii planu itp. (art. 163 § 2 Kodeksu pracy).

W przypadku braku obowiązku tworzenia planu urlopów pracodawca uzgadnia termin wykorzystania urlopu indywidualnie z poszczególnymi pracownikami.

1.4. Współczynnik urlopowy na 2013 r.

Współczynnik urlopowy na dany rok oblicza się w celu ustalenia ekwiwalentu pieniężnego należnego pracownikowi za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Ekwiwalent ten przysługuje pracownikowi wyłącznie w razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 171 § 1 Kodeksu pracy). W każdym innym przypadku pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w naturze.

Ekwiwalentu można nie wypłacać tylko i wyłącznie w jednym przypadku, tj. gdy pracownik bezpośrednio po rozwiązaniu umowy o pracę zawiera z tym samym pracodawcą kolejną taką umowę i zgodzi się na wykorzystanie urlopu podczas dalszej pracy u tego pracodawcy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy). Dotyczy to w praktyce sytuacji, gdy bezpośrednio po upływie okresu, na który była zawarta umowa terminowa, pracodawca podpisuje z pracownikiem kolejną umowę o pracę w celu kontynuacji jego zatrudnienia w firmie. Jeśli między rozwiązaniem poprzedniej a nawiązaniem kolejnej umowy o pracę z tym samym pracodawcą jest przerwa, nie ma spełnionego warunku bezpośredniości i konieczna jest wypłata ekwiwalentu.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy powinien być wypłacony pracownikowi w dniu rozwiązania z nim stosunku pracy. Nieprawidłowe jest odwlekanie przez pracodawców wypłaty takiego ekwiwalentu do dnia ogólnej wypłaty wynagrodzenia za pracę dla pracowników zakładu pracy.

Umowa o pracę została rozwiązana z pracownikiem 15 listopada 2012 r. Księgowa obliczyła ekwiwalent pieniężny za 4 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Pracodawca nie wypłacił jednak pracownikowi tego ekwiwalentu w dniu rozwiązania stosunku pracy, tj. 15 listopada, lecz odłożył jego wypłatę na ostatni dzień miesiąca, kiedy w zakładzie są płacone wszystkie wynagrodzenia pracowników. Takie postępowanie pracodawcy jest niezgodne z prawem i stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. W takiej sytuacji pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent za urlop wraz z odsetkami.

Współczynnik urlopowy ustala się odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12 (§ 19 ust. 2 rozporządzenia urlopowego). Przyjmując, że pracownik pracuje od poniedziałku do piątku w pełnym wymiarze czasu pracy i z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy ma wolne soboty, współczynnik urlopowy na 2013 r. obliczamy dla niego w podany poniżej sposób.

W 2013 r. występują:

• 365 dni kalendarzowych,
• 52 niedziele,
• 10 dni świątecznych przypadających w innym dniu niż niedziela,
• 52 dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, przyjmując, że dniem wolnym jest sobota.

Zatem 365 dni kalendarzowych – 114 dni (52 + 10 + 52) = 251 dni,

251 dni : 12 = 20,92.

WAŻNE!

Współczynnik urlopowy dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, którzy mają wolne soboty z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, w 2013 r. będzie wynosił 20,92.

Należy pamiętać, że wysokość współczynnika urlopowego przy obliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy odnosi się do roku, w którym następuje wypłata tego ekwiwalentu, bez względu na to, z jakiego roku jest to urlop.

Pracownik zatrudniony od poniedziałku do piątku w pełnym wymiarze czasu pracy miał zaległy urlop wypoczynkowy za 2012 r. w wymiarze 5 dni oraz 5 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego należnego do dnia rozwiązania stosunku pracy w 2013 r. Obliczając ekwiwalent pieniężny za całość tego urlopu w 2013 r. pracodawca jest zobowiązany do wyliczenia ekwiwalentu urlopowego za 10 dni niewykorzystanego urlopu pracownika przy uwzględnieniu współczynnika urlopowego obowiązującego w 2013 r., który wynosi 20,92.

Dla pracowników zatrudnionych na niepełny etat współczynnik urlopowy obniżamy proporcjonalnie do tego etatu (§ 19 ust. 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop). Jeżeli więc pracownik jest zatrudniony np. na 1/2 etatu, to współczynnik urlopowy w 2013 r. wyniesie dla niego 10,46 (1/2 etatu x 20,92), a gdy pracownik pracuje na 1/4 etatu, współczynnik wyniesie 5,23 (1/4 etatu x 20,92).

2. Pobieranie oświadczeń o korzystaniu z dni wolnych na opiekę nad dzieckiem

Pracownikowi, który wychowuje przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat, w ciągu roku kalendarzowego przysługuje prawo do 2 dni zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (art. 188 Kodeksu pracy). Prawo do tego zwolnienia przysługuje zarówno ojcu, jak i matce dziecka. Jednak w przypadku, gdy oboje są zatrudnieni, z tego uprawnienia może skorzystać wyłącznie jeden z rodziców (art. 189¹ Kodeksu pracy).

W związku z tym pracodawca jest zobowiązany na początku każdego roku odebrać od rodzica takiego dziecka pisemne oświadczenie co do zamiaru lub braku zamiaru korzystania przez pracownika z tych dni wolnych. Oświadczenie to pracodawca przechowuje w części B akt osobowych pracownika (§ 6 ust. 2 pkt 2 lit. c rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika).

Jeżeli pracownik nie wykorzysta w danym roku dni wolnych z tytułu opieki nad dzieckiem, to nie przechodzą one na następny rok i tym samym pracownik traci do nich prawo z upływem danego roku kalendarzowego. Niewykorzystanie tych dni nie powoduje również po stronie pracodawcy obowiązku wypłacania jakiegokolwiek ekwiwalentu pieniężnego.

Jeżeli pracownik oświadczy pracodawcy w kolejnym roku, że zamierza korzystać z prawa do 2 dni wolnych na opiekę, to będzie mu przysługiwało ponownie prawo do 2 dni opieki nad dzieckiem w tym roku.

Niepozostawanie w zatrudnieniu przez jednego z rodziców dziecka nie pozbawia drugiego z nich, zatrudnionego w ramach stosunku pracy, prawa do skorzystania z 2 dni opieki nad dzieckiem w roku kalendarzowym.

3. Ustalanie wymiarów czasu pracy na 2013 r.

Pracodawcy na koniec roku ustalają wymiary czasu pracy na kolejny rok, aby można było zaplanować pracownikom harmonogramy czasu pracy. Po wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 2 października 2012 r. (sygn. K 27/11) zmienił się sposób obliczania wymiaru czasu pracy. Obecnie święto, które przypada w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Dotychczas takie święto nie wpływało na wymiar czasu pracy.

W 2013 r. nie będzie sytuacji, kiedy jakieś święto przypada w sobotę. Pracodawcy w przyszłym roku nie będą zatem zobowiązani do oddania pracownikom dodatkowego dnia wolnego za święto.

Do prawidłowego ustalenia wymiaru czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym konieczna jest znajomość pojęcia „tydzień pracy” obowiązującego na podstawie przepisów prawa pracy. Przez tydzień pracy należy rozumieć 7 kolejnych dni kalendarzowych poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego (art. 128 § 3 pkt 2 Kodeksu pracy).

Obecnie wymiar czasu pracy należy obliczać w następujący sposób:

Krok 1. Liczbę pełnych tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym należy pomnożyć przez 40 godzin.

Krok 2. Do otrzymanej liczby godzin dodajemy iloczyn 8 godzin i liczby dni „wystających” poza pełne tygodnie, przypadających od poniedziałku do piątku.

Krok 3. Od otrzymanej liczby godzin należy odjąć każde święto uznane za dzień wolny od pracy, który przypada w innym dniu niż niedziela.

Krok 4. Wymiar czasu pracy ulega obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.

Poniżej przedstawiamy wymiary czasu pracy na poszczególne miesiące 2013 r. przy założeniu, że pracownik ma wolne soboty z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Styczeń 2013 r.

Wymiar czasu pracy w styczniu 2013 r.:

40 godzin × 4 tygodnie = 160 godzin,

3 × 8 godzin (za 29, 30 i 31 stycznia) = 24 godziny,

odejmujemy 8 godzin za Nowy Rok – 1 stycznia, wymiaru czasu pracy nie obniża święto Trzech Króli (6 stycznia), które przypada w niedzielę,

160 godzin + 24 godziny – 8 godzin = 176 godzin.

Luty 2013 r.

Wymiar czasu pracy w lutym 2013 r.:

40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin.

Marzec 2013 r.

Wymiar czasu pracy w marcu 2013 r.:

40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin,

1 x 8 godzin (za 29 marca) = 8 godzin,

160 godzin + 8 godzin = 168 godzin.

Kwiecień 2013 r.

Wymiar czasu pracy w kwietniu 2013 r.:

40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin,

2 x 8 godzin (za 29 i 30 kwietnia) = 16 godzin,

odejmujemy 8 godzin za drugi dzień świąt Wielkiejnocy – 1 kwietnia,

160 godzin + 16 godzin – 8 godzin = 168 godzin.

Maj 2013 r.

Wymiar czasu pracy w maju 2013 r.:

40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin,

3 x 8 godzin (za 29, 30 i 31 maja) = 24 godziny,

odejmujemy 24 godziny za święto państwowe – 1 maja, święto narodowe Trzeciego Maja i Boże Ciało – 30 maja,

160 godzin + 24 godziny – 24 godziny = 160 godzin.

Czerwiec 2013 r.

Wymiar czasu pracy w czerwcu 2013 r.:

40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin.

Lipiec 2013 r.

Wymiar czasu pracy w lipcu 2013 r.:

40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin,

3 x 8 godzin (za 29, 30 i 31 lipca) = 24 godziny,

160 godzin + 24 godziny = 184 godziny.

Sierpień 2013 r.

Wymiar czasu pracy w sierpniu 2013 r.:

40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin,

2 x 8 godzin (za 29 i 30 sierpnia) = 16 godzin,

odejmujemy 8 godzin za święto Wniebowzięcia NMP – 15 sierpnia,

160 godzin + 16 godzin – 8 godzin = 168 godzin.

Wrzesień 2013 r.

Wymiar czasu pracy we wrześniu 2013 r.:

40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin,

1 x 8 godzin (za 30 września) = 8 godzin,

160 godzin + 8 godzin = 168 godzin.

Październik 2013 r.

Wymiar czasu pracy w październiku 2013 r.:

40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin,

3 x 8 godzin (za 29, 30 i 31 października) = 24 godziny,

160 godzin + 24 godziny = 184 godziny.

Listopad 2013 r.

Wymiar czasu pracy w listopadzie 2013 r.:

40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin,

1 x 8 godzin (za 29 listopada) = 8 godzin,

odejmujemy 16 godzin za święto Wszystkich Świętych – 1 listopada i Narodowe Święto Niepodległości – 11 listopada,

160 godzin + 8 godzin – 16 godzin = 152 godziny.

Grudzień 2013 r.

Wymiar czasu pracy w grudniu 2013 r.:

40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin,

2 x 8 godzin (za 30 i 31 grudnia) = 16 godzin,

odejmujemy 16 godzin za pierwszy i drugi dzień świąt Bożego Narodzenia – 25 i 26 grudnia,

160 godzin + 16 godzin – 16 godzin = 160 godzin.

Wymiary czasu pracy dla poszczególnych okresów rozliczeniowych w 2013 r. dla pracowników pracujących od poniedziałku do piątku, którzy mają wolne soboty z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy

W przypadku pracowników zatrudnionych na część etatu (np. 1/2, 1/4, 1/8 etatu), wymiar godzin do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym należy obliczyć mnożąc liczbę godzin ustaloną zgodnie z ww. zasadami przez wymiar etatu pracownika.

• art. 128 § 3 pkt 2, art. 130, art. 152–154, art. 161, art. 163, art. 168, art. 171, art. 188, art. 189¹, art. 282 § 1 pkt 1 i pkt 2 Kodeksu pracy,
• § 6 ust. 2 pkt 2 lit. c rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.),
• § 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14 ze zm.),
• art. 1 ustawy z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz.U. Nr 4, poz. 28 ze zm.).

II. Rozliczenia z pracownikami

Przy wypłacie wynagrodzeń od 1 stycznia 2013 r. pracodawcy powinni pamiętać o zmianach wysokości minimalnego wynagrodzenia i zależnych od niego świadczeń. Dotyczy to przede wszystkim wypłat dla pracowników, którzy zarabiają minimalne wynagrodzenie oraz pracują w nocy.

1. Wynagrodzenie minimalne w 2013 r. i świadczenia od niego zależne

Od 1 stycznia 2013 r. będzie obowiązywać nowa, wyższa kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę. Wynagrodzenie to wzrośnie o 100 zł i będzie wynosiło 1600 zł brutto. Kwota ta jest właściwa dla pracowników zatrudnionych w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy. W pierwszym roku pracy pracownicy mogą zarabiać mniej, tj. 80% kwoty 1600 zł, czyli 1280 zł (art. 6 ust. 2 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). Do rocznego stażu, w czasie którego pracownikowi można wypłacać 80% minimalnego wynagrodzenia, wlicza się wszystkie okresy, za które była opłacana składka na ubezpieczenia społeczne lub zaopatrzenie emerytalne, z wyłączeniem okresów zatrudnienia na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Pracodawca, który w umowie o pracę określił, że danemu pracownikowi przysługuje za pracę minimalne wynagrodzenie, nie musi dokonywać żadnych zmian w umowie o pracę po wejściu w życie nowej kwoty wynagrodzenia minimalnego. Musi jednak poinformować pracownika, najlepiej na piśmie, o aktualnej wysokości minimalnego wynagrodzenia.

Natomiast jeśli wynagrodzenie minimalne zostało wpisane w umowie o pracę kwotowo, trzeba zmienić warunki płacowe pracowników sporządzając aneks do umowy o pracę. Tak samo należy postąpić, jeżeli wysokość wynagrodzenia pracownika wynika z zawartej w regulaminie wynagradzania siatki płac, zgodnie z którą pracownik zatrudniony na danym stanowisku otrzymuje minimalne wynagrodzenie. Taką zmianę w regulaminie wynagradzania wprowadza się na ogólnych zasadach. Jeżeli w zakładzie działa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia z nią zmiany w regulaminie wynagradzania. W przeciwnym wypadku pracodawca podejmuje samodzielną decyzję w tym zakresie. Nowa regulacja wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od zapoznania się z nią pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 77² § 6 Kodeksu pracy).

Wzrost płacy minimalnej wpływa na wysokość innych świadczeń ze stosunku pracy, ustalanych jako procent lub wielokrotność kwoty minimalnej. W 2013 r. wzrośnie dodatek za każdą godzinę pracy w porze nocnej, który stanowi 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia (art. 151⁸ § 1 Kodeksu pracy). Pracownik wykonujący pracę w nocy, np. w grudniu br., otrzyma 1,97 zł za godzinę (1500 zł : 152 godziny × 20%), a w styczniu 2013 r. 1,82 zł za godzinę (1600 zł : 176 godzin × 20%).

WAŻNE!

Od 1 stycznia 2013 r. minimalne wynagrodzenie za pracę będzie wynosiło 1600 zł.

Tabela 1. Dodatek za pracę w porze nocnej w 2013 r.

Wzrośnie również maksymalna kwota odprawy pieniężnej przysługująca pracownikom zwolnionym z pracy z przyczyn ich niedotyczących (art. 8 ust. 4 ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników). Odprawa ta nie może przekroczyć 15-krotności minimalnego wynagrodzenia. W 2013 r. będzie to kwota 24 000 zł.

Za postój pracodawca zapłaci pracownikowi wynagrodzenie w wysokości nie niższej niż 1600 zł (art. 81 § 1 Kodeksu pracy). Zwiększy się również minimalna wysokość odszkodowania (do 1600 zł) dla osoby, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu. Ma ona bowiem prawo do rekompensaty w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę (art. 18^3d Kodeksu pracy).

2. Wynagrodzenie minimalne należne za grudzień br., wypłacone w styczniu 2013 r.

U niektórych pracodawców obowiązujący termin wypłaty wynagrodzeń jest przesunięty na kolejny miesiąc (np. 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni). Zdarza się również, że pracodawcy spóźniają się z wypłatą. W obu tych sytuacjach często powstają wątpliwości, w jakiej wysokości pracownikowi przysługuje minimalne wynagrodzenie należne za pracę wykonaną w grudniu, jeżeli zostanie wypłacone w styczniu następnego roku. Pracownikowi należy wówczas wypłacić wynagrodzenie minimalne obowiązujące w miesiącu, za który przysługuje to wynagrodzenie. Oznacza to, że jeśli pracodawca będzie wypłacał wynagrodzenie w styczniu 2013 r. za grudzień 2012 r. pracownikowi, który otrzymuje pensję w wysokości minimalnej, powinien wypłacić kwotę minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w grudniu 2012 r. (1500 zł). Jest to zgodne z zasadą, że wynagrodzenie jest należne za wykonaną pracę, a więc jego wysokość jest ustalana według zasad obowiązujących w okresie, w jakim praca była wykonywana.

3. Wynagrodzenie należne za grudzień 2012 r., wypłacone w styczniu 2013 r. – kiedy powstaje przychód u pracownika

Ze względu na podatkową definicję przychodów istotny jest zawsze moment wypłacenia pracownikowi wynagrodzenia, a nie okres, za jaki to wynagrodzenie przysługuje. Dlatego przy naliczaniu zaliczki na podatek dochodowy od wypłacanego wynagrodzenia należy zastosować wszystkie stawki obowiązujące na dzień dokonania wypłaty wynagrodzenia (postawienia wynagrodzenia do dyspozycji pracownika).

W konsekwencji, przy obliczaniu wynagrodzenia należnego za pracę w grudniu 2012 r., a wypłaconego w styczniu 2013 r., pracodawca powinien zastosować koszty uzyskania, kwotę wolną oraz stawkę podatku, jakie będą obowiązywać w nowym roku podatkowym. Pobraną w styczniu 2013 r. zaliczkę na podatek należy wpłacić do urzędu skarbowego do 20 lutego 2013 r.

W hurtowni owoców „Mango” wynagrodzenia są wypłacane w kasie w ostatnim dniu miesiąca. 31 grudnia 2012 r. pracodawca przygotował listy płac i środki pieniężne na wypłaty. Jedna z pracownic nie odebrała pensji. Zrobiła to dopiero 2 stycznia 2013 r. Mimo że pobrała pieniądze w nowym roku, nie będą one stanowiły przychodu w styczniu, ale w grudniu, ponieważ były postawione do jej dyspozycji (do odebrania w kasie) w grudniu 2012 r. Wobec tego zaliczka na podatek zostanie ustalona z zastosowaniem zasad obowiązujących w grudniu 2012 r. i zapłacona do 21 stycznia 2013 r.

WAŻNE!

Wynagrodzenie należne za pracę wykonaną w grudniu 2012 r., a wypłacone w styczniu 2013 r. pracodawca powinien rozliczyć pod względem podatkowym na zasadach obowiązujących w 2013 r.

4. Koszty uzyskania, kwota zmniejszająca podatek i skala podatkowa

Od nowego roku (na podstawie informacji uzyskanej przez redakcję MPPiU 24 października 2012 r. od Wydziału Prasowego Ministerstwa Finansów) nie zmienią się kwoty miesięcznych, zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej. Pozostaną na poziomie obowiązującym od 2009 r.

Tabela 2. Wysokość kosztów uzyskania przychodów, które będą obowiązywać w 2013 r.

Dochody uzyskane począwszy od 1 stycznia 2013 r. będą obciążone tak jak dotychczas, według progresywnej skali podatkowej z dwiema stawkami, tj. 18% i 32%.

Tabela 3. Skala podatkowa na 2013 r.

Z punktu widzenia prawa podatkowego momentem uzyskania przez pracownika przychodu jest dzień, w którym przychód został faktycznie wypłacony lub postawiony do jego dyspozycji. Oznacza to, że jeśli wynagrodzenie należne za pracę w grudniu 2012 r. zostanie wypłacone w styczniu 2013 r., pracodawca potrąci najniższą stawkę podatku, tj. 18%.

Od 1 stycznia 2013 r. nie zmieni się roczna kwota zmniejszająca podatek, która będzie wynosić 556,02 zł. Pracodawcy uwzględniają tę kwotę przy ustalaniu miesięcznych zaliczek na podatek, ale w rozbiciu na poszczególne miesiące. Miesięczne zaliczki na podatek będą więc pomniejszane – tak jak dotychczas – o 46,33 zł. Dotyczy to pracowników, którzy upoważnili pracodawcę do stosowania tej kwoty przez złożenie przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia oświadczenia na druku PIT-2. Jeśli sytuacja pracownika nie uległa zmianie, pierwsze oświadczenie zachowuje ważność i w kolejnych latach nie trzeba go ponawiać.

Od nowego roku nie wzrośnie stopa procentowa składki na ubezpieczenie zdrowotne. Płatnicy w dalszym ciągu będą ją naliczać według stawki 9% podstawy wymiaru. Od miesięcznej zaliczki na podatek nadal będzie można odliczać składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 7,75% podstawy wymiaru. Pozostałą część w dalszym ciągu będzie finansował podatnik, bez możliwości rekompensaty z tego tytułu.

W 2013 r. nie zmienią się też stawki składek na ubezpieczenia społeczne.

Jan K. od 1 stycznia 2013 r. będzie otrzymywał wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 1600 zł. Przy zastosowaniu dotychczasowej stawki podatkowej i kwoty zmniejszającej podatek oraz zwykłych kup Jan K. otrzyma wynagrodzenie netto w kwocie 1181,38 zł według następujących wyliczeń:

• składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika:

– na ubezpieczenie emerytalne: 1600 zł × 9,76% = 156,16 zł,

– na ubezpieczenia rentowe: 1600 zł × 1,5% = 24 zł,

– na ubezpieczenie chorobowe: 1600 zł × 2,45% = 39,20 zł,

łącznie składki na ubezpieczenia społeczne: 219,36 zł;

• składka na ubezpieczenie zdrowotne:

– podstawa wymiaru: 1600 zł – 219,36 zł = 1380,64 zł,

– składka należna: 1380,64 zł × 9% = 124,26 zł,

– składka podlegająca odliczeniu od zaliczki na podatek: 1380,64 zł × 7,75% = 107 zł;

• zaliczka na podatek:

– podstawa opodatkowania: 1380,64 zł – 111,25 zł (kup) = 1269,39 zł; po zaokrągleniu 1269 zł,

– zaliczka na podatek dochodowy przed odliczeniem składki na ubezpieczenie zdrowotne: (1269 zł × 18%) – 46,33 zł = 182,09 zł,

– zaliczka na podatek dochodowy należna do US: 182,09 zł – 107 zł = 75,09 zł; po zaokrągleniu 75 zł.

Wynagrodzenie do wypłaty: 1600 zł – (219,36 zł + 124,26 zł + 75 zł) = 1181,38 zł.

Tabela 4. Płaca minimalna netto w 2013 r.

5. Kwoty wolne od potrąceń

Wynagrodzenie minimalne, po odliczeniu wszystkich obowiązkowych obciążeń na rzecz budżetu państwa, jest kwotą, którą pracodawca bierze pod uwagę przy dokonywaniu potrąceń z wynagrodzenia pracownika (art. 87¹ Kodeksu pracy). Zarówno przy potrąceniach przymusowych (bez zgody pracownika), jak i dobrowolnych, gdzie zgoda na piśmie jest konieczna, trzeba uwzględnić kwotę wolną od potrąceń, która odpowiada kwocie minimalnego wynagrodzenia lub jego procentowej części. Kwoty wolnej od potrąceń nie ma w przypadku potrąceń alimentacyjnych.

Tabela 5. Kwoty wolne od potrąceń przymusowych w 2013 r.

Tabela 6. Kwoty wolne od potrąceń dobrowolnych w 2013 r.

6. Rozliczenie roczne dokonywane przez płatnika

Pracownik może samodzielnie rozliczyć się z osiągniętego w danym roku dochodu albo zwrócić się do pracodawcy o rozliczenie jego przychodów, które uzyskał w roku kalendarzowym. W tym celu pracownik powinien złożyć oświadczenie (PIT-12) przed 10 stycznia roku następującego po roku podatkowym, które traktuje się na równi z zeznaniem.

Podatek wynikający z obliczenia rocznego przez pracodawcę jest podatkiem dochodowym należnym od pracownika za dany rok.

Roczne obliczenie podatku, dokonane na formularzu PIT-40, płatnik powinien sporządzić w terminie do końca lutego po upływie roku podatkowego. W tym samym terminie powinien przekazać je podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, właściwemu według miejsca zamieszkania podatnika. PIT-40 za 2012 r. należy przekazać do 28 lutego 2013 r.

WAŻNE!

Pracownicy powinni złożyć PIT-12 najpóźniej 9 stycznia 2013 r.

Przy sporządzaniu rocznego obliczenia podatku może wystąpić nadpłata bądź niedopłata podatku. Jeśli wystąpi niedopłata, płatnik powinien wpłacić kwotę niedopłaty na konto US. Niedopłatę oblicza jako różnicę między kwotą podatku należną urzędowi skarbowemu a sumą zaliczek pobranych od stycznia do grudnia. Powinien pobrać ją z dochodu pracownika za marzec 2013 r. lub – na wniosek pracownika – z dochodu za kwiecień 2013 r. (art. 37 ust. 4 updof). Gdy stosunek pracy ustał wcześniej, np. w styczniu lub w lutym, pracodawca powinien pobrać różnicę z dochodu za miesiąc, za który została pobrana ostatnia zaliczka. Niedopłatę pracodawca powinien wpłacić na rachunek urzędu skarbowego właściwego dla niego jako płatnika, łącznie z zaliczkami za te miesiące.

Jeżeli z deklaracji PIT-40 wynika nadpłata, płatnik-pracodawca powinien ją zaliczyć na poczet zaliczki należnej za marzec 2013 r. Jeżeli po pobraniu tej zaliczki nadal pozostaje nadpłata, płatnik powinien ją zwrócić pracownikowi w gotówce. Następnie kwotę dokonanego zwrotu płatnik rekompensuje sobie przez pomniejszenie kwot pobranych zaliczek przekazywanych fiskusowi.

6.1. Imienna informacja PIT-11

Jeżeli pracownik nie złożył pracodawcy PIT-12, musi rozliczyć się samodzielnie, sporządzając zeznanie roczne po zakończeniu roku podatkowego. Z dochodów osiągniętych z pracy rozlicza się na podstawie dostarczonej mu przez pracodawcę imiennej informacji przygotowanej według ustalonego wzoru PIT-11. Od 1 stycznia 2012 r. został zniesiony numer identyfikacji podatkowej (NIP) nadany osobom fizycznym objętym rejestrem PESEL, nieprowadzącym działalności gospodarczej lub niebędącym zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług. Od tego dnia jedynym identyfikatorem podatkowym ww. osób jest PESEL. W przypadku pozostałych osób, m.in. w informacji PIT-11 płatnik powinien podawać NIP.

Pracodawca ma obowiązek sporządzić informację PIT-11 do końca lutego roku następującego po roku podatkowym (art. 39 updof), tj. za 2012 r. w terminie do 28 lutego 2013 r. Pracodawca powinien sporządzić PIT-11 w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden musi trafić do podatnika, a drugi do urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika. Pracodawca może sporządzić trzeci egzemplarz, który pozostaje w zakładzie pracy.

6.2. Informacja PIT-8C

Podmioty, które w 2012 r. dokonały wypłaty należności lub świadczeń z tzw. innych źródeł, od których nie były zobowiązane pobrać zaliczki na podatek dochodowy (ani podatku zryczałtowanego), mają obowiązek sporządzić dla podatników informację PIT-8C (art. 42a updof). Za 2012 r. należy ją przekazać podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania podatnika do 28 lutego 2013 r. W PIT-8C należy wykazać wysokość przychodu brutto, z pominięciem przychodów zwolnionych z opodatkowania. W PIT-8C należy wykazać przychody, których nie można zakwalifikować do takich źródeł, jak:

• stosunek pracy,
• działalność wykonywana osobiście,
• działalność gospodarcza,
• kapitały pieniężne.

6.3. Roczna deklaracja PIT-4R

Płatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych mają obowiązek corocznie przekazywać właściwemu urzędowi skarbowemu roczną deklarację o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-4R. Termin przekazania urzędowi skarbowemu PIT-4R to 31 stycznia następnego roku podatkowego.

• art. 87–91, art. 94³ § 4, art. 151⁸ § 1 Kodeksu pracy,
• art. 11 ust. 1, art. 20 ust. 1, art. 22 ust. 2, ust. 11, art. 27, art. 27b, art. 27f, art. 37, art. 38 ust. 1a, art. 39 ust. 1, art. 42a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.),
• art. 16 ust. 1b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
• art. 6 ust. 1, ust. 2 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. Nr 200, poz. 1679 ze zm.),
• rozporządzenie Rady Ministrów z 14 września 2012 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2013 r. (Dz.U. z 2012 r. poz. 1026),
• art. 12 § 5, § 6 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.),
• art. 8 ust. 4 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz.U. Nr 90, poz. 844 ze zm.).

III. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Pracodawcy mają obowiązek dokonania na przełomie roku korekty odpisów na zfśs. Na koniec roku kalendarzowego podejmują decyzję o tym, czy w dalszym ciągu tworzyć fundusz czy z niego zrezygnować.

1. Korekta odpisu na zfśs w 2012 r.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego w wysokości odpowiedniej do przeciętnej liczby zatrudnionych. Podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana liczba zatrudnionych osób, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby pracowników (w danym roku kalendarzowym w zakładzie pracy).

Korekty odpisów na zfśs w 2012 r. można dokonać najpóźniej do 31 grudnia 2012 r.

Jeżeli na saldzie środków na zfśs będzie nadwyżka środków z tytułu odpisów, można ją wycofać z rachunku. W razie niedopłaty pracodawca przelewa wyrównanie na konto funduszu. W praktyce, szczególnie w firmach o dużej rotacji pracowników, może się okazać, że pracodawca zna ostateczną liczbę pracowników dopiero 31 grudnia i prawidłowa korekta odpisu może nastąpić nawet w pierwszych dniach stycznia 2013 r. Jest to dopuszczalne. Trzeba jednak uważać na związaną z tym kwestię podatkową. Wpłata na konto funduszu z racji uzupełnienia odpisu na 2012 r. będzie wówczas kosztem uzyskania przychodu w 2013 r. Kosztem podatkowym są bowiem tylko faktycznie wpłacone środki na rachunek funduszu.

2. Kto musi utworzyć zfśs w 2013 r.

Dla niektórych pracodawców utworzenie zfśs jest obowiązkiem. Elementem decydującym o utworzeniu bądź nieutworzeniu tego funduszu jest stan zatrudnienia na 1 stycznia danego roku kalendarzowego. Fundusz musi powstać w 2013 r. u pracodawców zatrudniających na 1 stycznia 2013 r. co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Oznacza to, że nie należy brać pod uwagę liczby faktycznie pracujących osób według ewidencji personalnej, lecz ustalić, ile łącznie zajmują pełnych etatów. Ważny jest też dzień, na który ustala się liczbę pełnych etatów, czyli 1 stycznia. Może się bowiem zdarzyć, że pracodawca zatrudni pracownika od 2 stycznia ze względu na dzień wolny przypadający w Nowy Rok. Osoba ta nie zwiększy stanu zatrudnienia obligującego pracodawcę do utworzenia w przyszłym roku zfśs. Zmiany, jakie nastąpią w stanie zatrudnienia po 1 stycznia 2013 r., nie mają wpływu na obowiązek tworzenia zfśs. Kształtują jednak wysokość odpisów u pracodawców, którzy go utworzyli.

Liczebność załogi nie ma znaczenia jedynie dla pracodawców prowadzących działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych, które zawsze muszą utworzyć zfśs.

Pozostali pracodawcy, zatrudniający 1 stycznia mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, na zasadzie dobrowolności mogą utworzyć fundusz lub wypłacać świadczenia urlopowe.

3. Ustalenie stanu zatrudnienia na 1 stycznia 2013 r.

Przystępując do ustalenia liczby zatrudnionych pracodawca powinien zliczyć tylko pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy. Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę. Nie ma natomiast znaczenia, czy umowa jest zawarta na czas określony, nieokreślony, próbny, na zastępstwo, w pełnym wymiarze czasu pracy czy na jego część. W przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy konieczne jest przeliczenie liczby pracowników na pełny wymiar etatu.

W firmie 1 stycznia 2013 r. pracuje 14 osób w niepełnym wymiarze czasu pracy: 4 osoby na 1/4 etatu, 2 na 1/2 etatu, 4 na 3/4 etatu i 4 na 7/8 etatu. Skoro przeciętnie 5-dniowy tydzień pracy wynosi 40 godzin, to w wyniku przeliczenia otrzymujemy 8,5 etatu:

• 1/4 etatu, praca trwa przeciętnie 10 godzin tygodniowo, więc 10 : 40 = 0,25, 0,25 × 4 osoby = 1 etat,
• 1/2 etatu, praca trwa przeciętnie 20 godzin tygodniowo, więc 20 : 40 = 0,5, 0,5 × 2 = 1 etat,
• 3/4 etatu, praca trwa przeciętnie 30 godzin tygodniowo, więc 30 : 40 = 0,75, 0,75 × 4 = 3 etaty,
• 7/8 etatu, praca trwa przeciętnie 35 godzin tygodniowo, więc 35 : 40 = 0,875, 0,875 × 4 = 3,5 etatu.

Po przeliczeniu: 1 + 1 + 3 + 3,5 = 8,5 etatu.

W liczbie zatrudnionych uwzględnia się także pracowników przebywających na urlopach macierzyńskich, wychowawczych oraz bezpłatnych, ponieważ stosunek pracy z tymi osobami trwa. Pomija się natomiast chałupników, agentów, osoby wykonujące umowy cywilnoprawne, jak np. zlecenia, o dzieło, ponieważ osoby te nie są pracownikami w rozumieniu Kodeksu pracy.

Przyjmijmy, że na 1 stycznia 2013 r. firma zatrudnia następujące osoby:

• na podstawie umowy o pracę – 22 osoby, w tym: 18 osób na pełny etat (jedna na urlopie wychowawczym), dwie osoby na 1/2 etatu i dwie na 1/4,
• 2 zleceniobiorców,
• 1 chałupnika.

Najpierw należy przeliczyć niepełne etaty, czyli:

2 × 0,5 etatu = 1 etat,

2 × 0,25 etatu = 0,5 etatu,

Razem 1,5 etatu.

Po dodaniu 18 pełnych etatów otrzymujemy 19,5 etatu. Firma nie ma obowiązku tworzenia zfśs w 2013 r.

4. Rezygnacja z tworzenia zfśs i z wypłaty świadczeń urlopowych

Rezygnacja z funduszu musi się odbyć po spełnieniu określonych warunków. Od obowiązków socjalnych można się uchylić np. w razie trudności finansowych uniemożliwiających dokonywanie odpisów w normalnej wysokości lub w razie wypłacania dość kosztownych świadczeń urlopowych.

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty mogą zdecydować o nietworzeniu funduszu na określony czas bądź bezterminowo lub zdecydować o zmianie wskaźnika odpisu na niższy, dokonując modyfikacji w wewnątrzzakładowych przepisach – układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania. Pracodawca nie może jednak zrobić tego samowolnie. Zmieniając układ zbiorowy czy regulamin wynagradzania konieczne jest uzyskanie zgody zakładowej organizacji związkowej, jeśli taka w firmie działa. W przypadku braku związków zawodowych pracodawca posiadający regulamin wynagradzania musi porozumieć się w tej sprawie z załogą i uzyskać pisemną akceptację jej przedstawiciela wybranego do reprezentowania interesów zatrudnionych. W przeciwnym razie decyzja o odstąpieniu od tworzenia funduszu czy o zmniejszeniu odpisów nie będzie mogła wejść w życie.

Firma handlowa „Miś” będzie zatrudniała na 1 stycznia 2013 r. 35 osób w przeliczeniu na pełne etaty. Firma jest zobowiązana utworzyć zfśs. Chce jednak zrezygnować z tworzenia funduszu socjalnego. Wobec tego do posiadanego regulaminu wynagradzania powinna wprowadzić zapis o nietworzeniu funduszu. Najpierw musi jednak otrzymać na piśmie zgodę reprezentanta pracowników (nie działa w niej organizacja związkowa). Oznacza to, że postanowienie o nietworzeniu funduszu musi być zaakceptowane przez obie strony. Jeśli przedstawiciel załogi nie wyrazi zgody, firma ma obowiązek utworzyć zfśs.

Mniejsi pracodawcy, zatrudniający na 1 stycznia 2013 r. co najmniej 20 pracowników (ale nie w przeliczeniu na pełne etaty), u których funkcjonuje układ zbiorowy pracy czy regulamin wynagradzania, mogą odstąpić od tworzenia zfśs lub od wypłaty świadczeń urlopowych również przez zmianę postanowień zawartych w tych dokumentach.

Natomiast firmy zatrudniające mniej niż 20 pracowników na 1 stycznia 2013 r., niezobligowane do opracowania regulaminu wynagradzania, mogą podjąć decyzję o nietworzeniu funduszu lub niewypłacaniu świadczeń urlopowych samodzielnie, bez konsultacji z personelem. Muszą jednak powiadomić o niej pracowników do końca stycznia 2013 r. w dowolny sposób przyjęty w firmie, np. przez ogłoszenie przez radiowęzeł, na tablicy ogłoszeń, w sieci intranet lub przez wręczenie każdemu pracownikowi pisma z tą informacją.

Istnieją wątpliwości co do skutków przekroczenia terminu na poinformowanie pracowników o nietworzeniu zfśs. Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy, jeśli pracodawca nie dotrzyma tego terminu, powinien przez cały rok wypłacać świadczenia urlopowe lub naliczać fundusz socjalny. Jeśli tego nie zrobi, w przypadku kontroli inspekcji pracy może narazić się na mandat lub karę grzywny w postępowaniu przed sądem.

Innego zdania są sądy. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 marca 2007 r. (I OSK 814/06 niepubl.) orzekł, że za opóźnienie grozi najwyżej grzywna, a pracodawca w tym przypadku nie ma obowiązku wypłaty świadczeń czy naliczenia odpisów za ten rok. Sąd Okręgowy w Warszawie w wyroku z 15 stycznia 2008 r. (XII Pa 442/07) uznał, że termin na powiadomienie pracowników o nietworzeniu funduszu lub niewypłacaniu świadczenia urlopowego ma jedynie charakter instrukcyjny, a jego przekroczenie nie powoduje obowiązku wypłaty świadczeń. Za jego przekroczenie nie grozi też grzywna. Dlatego, zgodnie z prezentowaną linią orzeczniczą, informację o rezygnacji z wypłaty świadczeń urlopowych i tworzenia funduszu socjalnego zakład może przekazać pracownikom nawet po 31 stycznia.

• art. 3, art. 4, art. 5, art. 6, art. 10–12 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.),
• § 1 i § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43, poz. 349).

IV. Obowiązki wobec PFRON

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, którzy nie osiągnęli w danym miesiącu określonego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, mają obowiązek dokonywania wpłat na PFRON i składania deklaracji miesięcznych oraz rocznych do zarządu Funduszu. Natomiast jeśli udział pracowników niepełnosprawnych w ogólnej liczbie zatrudnionych osiągnął w danym miesiącu wymagany pułap, wówczas pracodawcy są zwolnieni z wpłaty, ale muszą przekazać do PFRON stosowną informację.

1. Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych

Z wpłat na PFRON są zwolnieni pracodawcy, u których wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi co najmniej 6%. Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych jest to przeciętny miesięczny udział procentowy osób niepełnosprawnych w zatrudnieniu ogółem, w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.

Firma X zatrudnia w danym miesiącu w przeliczeniu na pełne etaty 28 osób, w tym 2 osoby niepełnosprawne. Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi 7,14% zgodnie z wyliczeniem: (2 pracowników niepełnosprawnych : 28 pracowników ogółem) × 100 = = 7,14%. W tej sytuacji firma X nie obowiązku dokonywania wpłaty na PFRON.

Jeśli wskaźnik jest niższy niż 6%, pracodawca ma obowiązek ustalić wysokość wpłaty i przekazać ją na rzecz PFRON.

Do liczby pracowników nie wlicza się osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych oraz – jeżeli nie są to osoby niepełnosprawne – osób zatrudnionych:

• na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
• przebywających na urlopach wychowawczych,
• nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej,
• będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy,
• nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego,
• przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy.

Stan zatrudnienia ogółem stanowi sumę stanu zatrudnienia osób w pełni sprawnych i stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, który zwalnia z obligatoryjnych wpłat na PFRON, wynosi 2% dla:

• państwowych i niepaństwowych szkół wyższych,
• wyższych szkół zawodowych, szkół publicznych i niepublicznych,
• zakładów kształcenia nauczycieli,
• placówek opiekuńczo-wychowawczych i resocjalizacyjnych.

2. Obowiązek składania deklaracji

Deklaracje miesięczne oraz roczne składają pracodawcy zobligowani do dokonywania wpłat na PFRON, u których wskaźnik zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych był niższy niż wymagany ustawą. Wysokość wpłat odpowiada kwocie stanowiącej iloczyn 40,65% (0,4065) przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników. Liczba pracowników powinna odpowiadać różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6% (0,06) lub 2% (0,02) a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych. Jest to więc kwota będąca iloczynem 0,4065 przeciętnego wynagrodzenia i liczby etatów brakujących do osiągnięcia wymaganego poziomu zatrudnienia osób niepełnosprawnych.

Tabela 7. Wykaz deklaracji miesięcznych składanych do PFRON

Do 21 stycznia 2013 r. (20 stycznia przypada w niedzielę, dlatego termin ulega przesunięciu) pracodawcy, którzy w 2012 r. dokonywali wpłat na PFRON, muszą złożyć deklarację roczną DEK-R.

3. Informacje – kto i kiedy je składa

Pracodawcy, którzy osiągnęli wskaźnik zatrudnienia niepełnosprawnych na poziomie 6% i 2%, nie muszą dokonywać wpłat na PFRON, ale mają obowiązek składać w PFRON miesięczne i roczne informacje. Wykazują w nich liczbę zatrudnionych pracowników, w tym niepełnosprawnych.

Tabela 8. Wykaz informacji składanych do PFRON

Informację INF-1 należy poprzedzić informacją wyjaśniającą INF-Z, jeśli wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych osiągnie wymaganą wysokość, powodującą zwolnienie z wpłat na PFRON. Terminem na złożenie wyjaśnienia do informacji INF-Z jest 20. dzień miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy.

• art. 21, art. 49 ust. 2 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721 ze zm.),
• załączniki nr 1–3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 10 marca 2011 r. w sprawie określenia wzorów miesięcznych i rocznych informacji o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych (Dz.U. Nr 63, poz. 329),
• załączniki nr 1–8 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 18 lutego 2011 r. w sprawie ustalenia wzorów deklaracji składanych Zarządowi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na ten Fundusz (Dz.U. Nr 44, poz. 231).

V. Obowiązki wobec GUS

Pracodawcy objęci obowiązkiem uczestniczenia w programie badań statystycznych (o którym zostają powiadomieni przez GUS) powinni udzielić i przekazać urzędowi wyczerpujące informacje w zakresie i terminach podanych w tym programie, z wykorzystaniem odpowiednich formularzy.

1. Sprawozdania roczne

Oprócz sprawozdań miesięcznych czy kwartalnych, jednostki mają obowiązek składania rocznych informacji.

Najczęściej wypełniane formularze roczne wraz z terminami ich przekazania za rok 2012

2. Sposób przekazania sprawozdania

Pracodawca przekazuje dane statystyczne w formie elektronicznej lub papierowej. Jeżeli jest wskazana wyłącznie forma elektroniczna przekazania danych, podmiot je przekazujący ma obowiązek zrobić to w tej formie.

Podmiot zobowiązany do udziału w programie badań statystycznych, w którym jest zatrudnionych nie więcej niż 5 osób, może przekazywać dane statystyczne w formie papierowej, po przesłaniu do urzędu statystycznego informacji o wyborze tej formy.

3. Odpowiedzialność za przekazanie sprawozdania

Jeżeli podmiot zobowiązany do przekazywania danych statystycznych na formularzach statystycznych upoważni osobę trzecią do wykonywania w jego imieniu obowiązków statystycznych, to czynności wykonane przez tę osobę pociągają za sobą skutki bezpośrednio dla podmiotu, który ją upoważnił.

• art. 18 ustawy z 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz.U. z 2012 r. poz. 591 ze zm.),
• § 1–2, § 5–6 rozporządzenia Rady Ministrów z 22 lipca 2011 r. w sprawie programu badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2012 (Dz.U. Nr 173, poz. 1030 ze zm.),
• § 1 ust. 1 pkt 170, pkt 173, pkt 175–176 i załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 7 marca 2012 r. w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych stosowanych w badaniach statystycznych ustalonych w programie badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2012 (Dz.U. z 2012 r. poz. 446),
• art. 13 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. Nr 64, poz. 565 ze zm.).

VI. Zasiłki i ubezpieczenia społeczne

Przełom starego i nowego roku oznacza dla służb kadrowych więcej obowiązków. Płatnik składek powinien ustalić, kto będzie w przyszłym roku płatnikiem świadczeń dla zatrudnionych osób oraz rozliczyć chorobę pracownika na przełomie grudnia i stycznia. Niektórzy płatnicy mają obowiązek przesłać do ZUS do 31 stycznia 2013 r. informację ZUS IWA.

1. Płatnik zasiłków w 2013 r.

1.1. Kto jest płatnikiem zasiłków z ubezpieczenia społecznego

Prawo do zasiłków i świadczenia rehabilitacyjnego, obliczanie ich wysokości, a także wypłatę świadczeń z ubezpieczeń społecznych ustalają pracodawcy lub ZUS. O tym, kto w 2013 r. będzie wypłacał zasiłki, decyduje liczba osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada 2012 r. Płatnik składek, który 30 listopada 2012 r. nikogo nie będzie zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego, ustali uprawnienia do wypłaty zasiłków na 2013 r. na podstawie liczby osób ubezpieczonych według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokona takiego zgłoszenia.

Płatnik składek, który 30 listopada 2012 r. będzie zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób, będzie w 2013 r. płatnikiem zasiłków.

1.2. Liczba ubezpieczonych

Płatnik składek wlicza do liczby osób ubezpieczonych zarówno osoby, za które składkę na ubezpieczenie chorobowe opłaca obowiązkowo (np. pracowników), jak i osoby, które przystąpiły do tego ubezpieczenia dobrowolnie (np. zleceniobiorców).

Jeśli pracodawca, który przystąpił do ubezpieczeń społecznych jako prowadzący działalność gospodarczą, opłaca składkę na ubezpieczenie chorobowe, to zostanie wliczony do liczby osób, na podstawie której ustala się płatnika zasiłków w kolejnym roku. Taka sama zasada obowiązuje osobę, która współpracuje przy prowadzeniu działalności.

Do liczby osób ubezpieczonych płatnik składek nie powinien wliczać pracowników, którzy 30 listopada 2012 r. będą korzystali z urlopów wychowawczych oraz bezpłatnych. Osoby te w okresie urlopu nie podlegają ubezpieczeniu chorobowemu.

Firma „Bartex” zatrudnia: 14 pracowników, 2 pracowników młodocianych, 3 zleceniobiorców, dla których zlecenie jest jedynym tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń, dlatego przystąpili do ubezpieczenia chorobowego i 2 zleceniobiorców, za których opłaca wyłącznie składkę zdrowotną. Jedna z pracownic od września 2012 r. przebywa na urlopie wychowawczym, a dwóch pracowników na urlopie bezpłatnym od 1 listopada do 5 grudnia 2012 r. Pracodawca opłaca dobrowolnie za siebie i żonę, jako osobę współpracującą, składkę na ubezpieczenie chorobowe.

Liczba osób, które podlegają ubezpieczeniu chorobowemu 30 listopada 2012 r., wynosi:

• pracownicy: 14 osób – 3 pracowników (na urlopie bezpłatnym i wychowawczym) = 11 pracowników zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego,
• pracownicy młodociani: 2 osoby,
• zleceniobiorcy: 5 osób – 2 osoby (wyłącznie ubezpieczenie zdrowotne) = 3 zleceniobiorców,
• prowadzący działalność: 1 osoba,
• współpraca przy prowadzeniu działalności: 1 osoba.

Na 30 listopada 2012 r. płatnik składek zgłasza do ubezpieczenia chorobowego 18 osób. Dlatego w 2013 r. zasiłki i świadczenia rehabilitacyjne dla zatrudnionych będzie wypłacał ZUS.

1.3. Choroba na przełomie roku

Jeżeli niezdolność do pracy przypadnie na przełomie grudnia 2012 r. i stycznia 2013 r., to można rozróżnić dwie sytuacje. Jeżeli nieprzerwane zwolnienie lekarskie przypada na przełomie roku, a 31 grudnia pracownik pobiera jeszcze wynagrodzenie chorobowe od pracodawcy, to pracodawca od 1 stycznia nadal musi mu je wypłacać. Jednak okres 33 dni (14 dni), za który przysługuje wynagrodzenie chorobowe, zaczyna biec od nowa, czyli będzie płatne w ramach limitu na 2013 r.

Pracownica dostarczyła zwolnienie lekarskie na okres od 22 grudnia br. do 15 stycznia 2013 r. W 2012 r. chorowała łącznie tylko przez 10 dni (od 22 do 31 grudnia 2012 r.). Ma prawo do wynagrodzenia chorobowego przez 33 dni w roku kalendarzowym. Pracodawca musi jej zapłacić wynagrodzenie chorobowe za cały okres choroby, tj. od 22 grudnia 2012 r. do 15 stycznia 2013 r. Jednak 15 dni choroby w styczniu 2013 r., za które pracownica otrzyma wynagrodzenie chorobowe, zostanie wliczone do limitu 33 dni za 2013 r.

Druga sytuacja to przypadek, gdy pracownik łącznie w 2012 r. chorował dłużej niż 33 dni (14 dni) i 31 grudnia 2012 r. będzie miał prawo do zasiłku chorobowego. Wówczas od 1 stycznia 2013 r. nadal będzie miał prawo do zasiłku chorobowego do końca nieprzerwanego zwolnienia lekarskiego.

Jeżeli jednak między kolejnymi zwolnieniami lekarskimi wystąpi chociaż 1 dzień przerwy, to za okres kolejnej niezdolności do pracy po przerwie pracodawca będzie musiał wypłacić wynagrodzenie chorobowe.

Jeżeli pracodawca w 2012 r. nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków i ZUS zaczął wypłacać pracownikowi zasiłek, np. chorobowy przed końcem tego roku, to po 31 grudnia 2012 r. ZUS będzie kontynuował wypłatę zasiłku dla pracownika, nawet jeśli okaże się, że ze względu na stan zatrudnienia pracodawca od 1 stycznia 2013 r. jest płatnikiem zasiłków (art. 61 ust. 4 ustawy zasiłkowej). Oznacza to, że pracodawca będzie ustalał prawo do zasiłków, ich wysokość oraz dokonywał ich wypłaty tylko w stosunku do osób, które nabędą prawo do zasiłków w 2013 r.

Pracownica przebywa na urlopie macierzyńskim od 17 listopada br. Płatnikiem zasiłku macierzyńskiego jest ZUS. Od 1 stycznia 2013 r. pracodawca jest uprawniony do wypłaty zasiłków, ponieważ na 30 listopada zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego 22 osoby. Jednak wypłatę zasiłku dla pracownicy po 31 grudnia 2012 r. będzie kontynuował ZUS. Gdyby pracownica uzyskała w 2013 r. ponownie prawo do zasiłku, wypłaty dokona pracodawca.

Inaczej jest w odwrotnej sytuacji – gdy to pracodawca uprawniony w 2012 r. do wypłaty zasiłków w 2013 r. nie będzie już mógł ich wypłacać. Taki pracodawca ma obowiązek przekazać wypłatę zasiłków od 1 stycznia 2013 r. do ZUS.

Pracownica pobierała zasiłek chorobowy od 10 sierpnia do 28 października 2012 r., następnie od 29 października jest na zasiłku macierzyńskim. Oba zasiłki w 2012 r. wypłaca zakład pracy, ponieważ 30 listopada 2011 r. zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego 35 osób. Na 30 listopada 2012 r. zakład zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego 19 osób, dlatego nie będzie płatnikiem zasiłków w 2013 r. Od 1 stycznia 2013 r. zasiłek macierzyński pracownicy będzie wypłacał ZUS.

2. Minimalna podstawa wymiaru zasiłków

Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego, zasiłków i świadczenia rehabilitacyjnego z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu łącznie kwoty 13,71%, tj. składek finansowanych przez pracownika (art. 45 ust. 1 ustawy zasiłkowej). W przypadku pracowników zatrudnionych w pierwszym roku pracy podstawa wymiaru nie może być niższa od kwoty stanowiącej 80% minimalnej płacy po odliczeniu łącznie 13,71%. Zatem w 2013 r. podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego, zasiłków oraz świadczenia rehabilitacyjnego musi odpowiadać co najmniej kwotom:

• 1380,64 zł (tj. 1600 zł po odjęciu 13,71% tej kwoty) – dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy od drugiego roku ubezpieczenia,
• 1104,51 zł (tj. 1600 zł × 80% po odjęciu 13,71% tej kwoty) – dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy w pierwszym roku ubezpieczenia.

Aby ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku, pracodawca sumuje wynagrodzenie, które pracownik otrzymał za 12 miesięcy kalendarzowych lub za pełne miesiące ubezpieczenia przed miesiącem uzyskania prawa do zasiłku. Wynagrodzenie to pomniejsza jednak wcześniej o kwotę składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika (łącznie o 13,71%). Następnie sumę tych wynagrodzeń pomniejszonych o składki musi podzielić przez liczbę miesięcy, w jakich to wynagrodzenie zostało osiągnięte.

Jeżeli średnie miesięczne wynagrodzenie pracownika okaże się niższe od najniższej gwarantowanej podstawy wymiaru zasiłku, to pracodawca musi je podwyższyć w 2013 r. do kwoty odpowiednio 1380,64 zł lub 1104,51 zł.

Podstawa wymiaru w tej wysokości obowiązuje dla osób, które zachorowały 1 stycznia 2013 r. lub zachorują później. Osobom, które będą niezdolne do pracy 31 grudnia 2012 r. i nadal 1 stycznia 2013 r., pracodawcy mają obowiązek ustalić minimalną podstawę wymiaru ponownie na 1 stycznia 2013 r.

3. Dokumenty rozliczeniowe

Obowiązkiem płatnika składek jest terminowe przekazywanie do ZUS kompletu dokumentów rozliczeniowych za każdy miesiąc za osoby zgłoszone do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego (zbiorczej deklaracji ZUS DRA oraz imiennych raportów ZUS RCA i/lub ZUS RZA).

Jeżeli pracownik jest nieobecny, np. zachoruje, to w miesiącu, za który są przygotowywane dokumenty rozliczeniowe, pracodawca oprócz raportu ZUS RCA wypełnia dodatkowo raport ZUS RSA o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek. W raporcie ZUS RSA płatnik wypełnia m.in. pole „okres choroby od – do”. W przypadku choroby na przełomie roku okres ujmowany w raporcie nie może wyjść poza rok kalendarzowy.

Pracownik choruje od 28 grudnia 2012 r. do 5 stycznia 2013 r. Pracodawca wypłaca świadczenia chorobowe w terminie wypłaty wynagrodzeń, tj. ostatniego dnia miesiąca. W raporcie ZUS RSA składanym za grudzień 2012 r. pracodawca powinien wpisać okres niezdolności do pracy od 28 do 31 grudnia. Natomiast w raporcie, który będzie składał za pracownika za styczeń 2013 r., wpisze okres od 1 do 5 stycznia.

4. Informacja ZUS IWA

4.1. Kto i kiedy składa informację ZUS IWA

Płatnicy składek mają obowiązek do 31 stycznia 2013 r. złożyć w ZUS informację o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe na druku ZUS IWA. Płatnikom, którzy składali ZUS IWA za 3 kolejne, ostatnie lata kalendarzowe, tj. za 2010 r., 2011 r. i 2012 r., ZUS sam wyliczy wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe na podstawie danych tam zawartych. Składka w ustalonej wysokości będzie ich obowiązywała przez okres składkowy od 1 kwietnia 2013 r. do 31 marca 2014 r. Dla podmiotów zgłaszających do ubezpieczenia wypadkowego, które nie składały w którymś z tych lat ZUS IWA, stopa procentowa składki wypadkowej wynosi tyle, na ile jest określona dla grupy działalności, do której należy płatnik składek.

Nie wszyscy płatnicy muszą składać ZUS IWA. Do 31 stycznia 2013 r. ZUS IWA muszą złożyć w ZUS płatnicy, którzy spełnili łącznie następujące warunki:

• byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 r. oraz co najmniej jeden dzień w styczniu 2013 r.,
• w 2012 r. zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego średnio co najmniej 10 osób,
• 31 grudnia 2012 r. byli wpisani do rejestru REGON.

Nieprzerwane zgłoszenie w ZUS płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe oznacza, że w każdym z miesięcy 2012 r. płatnik zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego przynajmniej jedną osobę. Płatnicy, którzy nie spełnili choćby jednego z powyższych warunków, nie składają ZUS IWA za 2012 r.

WAŻNE!

Obowiązku złożenia informacji ZUS IWA nie mają pracodawcy, którzy chociaż w jednym miesiącu 2012 r. nie zgłaszali ani jednej osoby do ubezpieczenia wypadkowego.

Liczbę osób ubezpieczonych płatnik powinien obliczyć według wzoru:

LU = Y : 12

gdzie:

Y – suma osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego w ciągu poszczególnych miesięcy 2012 r.,

12 – liczba miesięcy kalendarzowych w roku.

Obliczając liczbę osób ubezpieczonych płatnik zaokrągla niepełny wynik do jedności. Jeżeli końcówka jest większa lub równa 0,5 – zaokrągla w górę, np. 9,51 = 10. Jeśli natomiast końcówka jest mniejsza od 0,5 – zaokrągla w dół, np. 9,25 = 9. W tej liczbie należy uwzględniać wszystkie osoby ubezpieczone, które w danym miesiącu podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu chociaż przez 1 dzień. Nie ma przy tym znaczenia wymiar czasu pracy pracowników.

Hurtownia zabawek „Bambino” w 2012 r. była zgłoszona jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe przez cały rok. W tym okresie zgłaszała do tego ubezpieczenia:

Wśród tych osób są zleceniobiorcy oraz pracownicy zatrudnieni na niepełny etat. Te osoby również trzeba uwzględnić w obliczeniach. Zsumowanie liczby osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego w ciągu poszczególnych miesięcy daje 142 osoby.

142 osoby : 12 = 11,83, czyli po zaokrągleniu do jedności 12 osób.

Oznacza to, że hurtownia ma obowiązek złożyć do 31 stycznia 2013 r. informację ZUS IWA za 2012 r.

Przetwórnia owoców „Dżemix” zgłosiła się w ZUS od 7 maja 2012 r. jako płatnik składek. Od 7 maja 2012 r. zgłosiła również 18 osób do ubezpieczenia wypadkowego. Ponieważ płatnik nie był zarejestrowany w ZUS przez pełny 2012 r., nie ma obowiązku składania ZUS IWA za ten rok.

Pracownik był na urlopie bezpłatnym od 1 do 28 września 2012 r. We wrześniu 2012 r. przez 2 dni pracownik podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu. Dlatego został uwzględniony przy liczeniu liczby osób, które zostaną wykazane w informacji ZUS IWA.

Pracownica jest na urlopie wychowawczym od 1 października 2012 r. do końca 2012 r. Przy wypełnianiu informacji ZUS IWA nie należy jej wliczać do liczby osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego w okresie od 1 października do 31 grudnia 2012 r.

4.2. Jak wypełnić ZUS IWA

Informacja ZUS IWA zawiera następujące dane:

Blok I – dane organizacyjne (numer informacji i rok, za którą jest składana) oraz kod terytorialny jednostki terenowej ZUS,

Blok II – dane identyfikacyjne płatnika składek, określone w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych (NIP, REGON, PESEL, nazwa skrócona),

Blok III – dane o liczbie ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego, pole 01 – liczba ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego w 2012 r.,

Blok IV – zestawienie danych do ustalenia kategorii ryzyka dla płatnika składki, w polu 01 należy wpisać rodzaj przeważającej działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), ujęty w rejestrze REGON na 31 grudnia 2012 r. Jest to pięcioznakowy kod, aktualny na ostatni dzień roku, za który jest składana informacja.

W polu 02 bloku IV należy wpisać liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem, jakie zdarzyły się w 2012 r. Oznacza to, że jeśli chodzi o pracowników, uwzględnia się poszkodowanych w wypadkach, które zostały zarejestrowane w rejestrze wypadków nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia 2012 r. W przypadku innych ubezpieczonych objętych ubezpieczeniem wypadkowym – uwzględnia się poszkodowanych w wypadkach przy pracy, odnotowanych w karcie wypadku sporządzonej nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia 2012 r.

Zleceniobiorca uległ wypadkowi przy pracy 29 grudnia 2012 r. Karta wypadku została sporządzona 5 stycznia 2013 r. Poszkodowany nie powinien zostać ujęty w informacji ZUS IWA składanej za 2012 r., ale dopiero w ZUS IWA za 2013 r.

W polu 03 bloku IV należy wpisać liczbę osób poszkodowanych w 2012 r. w wypadkach ciężkich i śmiertelnych. Jeżeli w 2012 r. żadna osoba nie ucierpiała w wypadku przy pracy lub w wypadku przy pracy ciężkim bądź śmiertelnym, to odpowiednio w polu 02 i 03 należy wpisać cyfry „0”.

Pole 04 bloku IV to miejsce na podanie liczby zatrudnionych pracowników (tj. osób pozostających w stosunku pracy w rozumieniu Kodeksu pracy) w warunkach, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń (natężeń) czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy według stanu na 31 grudnia 2012 r. Danego pracownika uwzględnia się w tej liczbie tylko raz. Przy ustalaniu liczby zatrudnionych stosuje się zasady obowiązujące przy wypełnianiu działu 2 sprawozdania o warunkach pracy (Z-10), zgodnie z przepisami o statystyce publicznej.

4.3. Przekazanie ZUS IWA

Płatnik składek przekazuje do ZUS informacje ZUS IWA w takiej samej formie jak pozostałe dokumenty ubezpieczeniowe i rozliczeniowe. Ponieważ ZUS IWA mają obowiązek przekazać do ZUS płatnicy, którzy zgłaszają do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 osób, czyli płatnicy zobowiązani do przekazywania dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych drogą elektroniczną, informację ZUS IWA również muszą przekazać w ten sposób. Wypełniony formularz ZUS IWA za 2012 r. płatnicy powinni przesłać do ZUS do 31 stycznia 2013 r.

Płatnicy składek zobowiązani do złożenia więcej niż jednego kompletu ubezpieczeniowych dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc – np. urzędy pracy, ośrodki pomocy społecznej, banki – składają za dany rok kalendarzowy jedną informację ZUS IWA.

5. Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne przedsiębiorców

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa niż 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia prognozowanego na dany rok kalendarzowy. Składka w nowej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku kalendarzowego. Projekt ustawy budżetowej na 2013 r. zakłada, że prognozowane przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto w gospodarce w 2013 r. wyniesie 3713 zł (art. 27 projektu ustawy budżetowej na rok 2013). Oznacza to, że jeśli ta kwota nie zmieni się w uchwalonej ustawie budżetowej na 2013 r., minimalna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne przedsiębiorców w 2013 r. będzie wynosić 2227,80 zł (60% z 3713 zł).

Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne przedsiębiorców i osób z nimi współpracujących stanowi natomiast zadeklarowana kwota, nie niższa niż 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale poprzedniego roku, włącznie z wypłatami z zysku, ogłaszanego przez Prezesa GUS w Monitorze Polskim. Składka w nowej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku kalendarzowego. Zatem wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne, jaka będzie obowiązywać przedsiębiorców w 2013 r., będzie znana dopiero po zakończeniu IV kwartału 2013 r. i ogłoszeniu kwoty wynagrodzenia w tym kwartale.

6. Podstawa wymiaru składek dla rozpoczynających działalność gospodarczą

Od 1 stycznia 2013 r. obowiązuje nowa kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę, tj. 1600 zł. W związku z tym zmieni się minimalna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne dla osób, które opłacają składki na preferencyjnych warunkach z tytułu prowadzonej pozarolniczej działalności (art. 18a ustawy systemowej). Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne od 1 stycznia 2013 r. będzie wynosiła 30% minimalnego wynagrodzenia, czyli 480 zł (1600 zł × 30%). Składkę na ubezpieczenie zdrowotne osoby te opłacają na ogólnych zasadach.

• art. 6, art. 8, art. 9, art. 45, art. 61 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512),
• art. 92 Kodeksu pracy,
• art. 27–36 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. z 2009 r. Nr 167, poz. 1322 ze zm.),
• art. 18 ust 8, art. 18a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (Dz.U. Nr 200, poz. 1692 ze zm.),
• art. 81 ust. 2 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 ze zm.),
• rozporządzenie Rady Ministrów z 14 września 2012 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2013 r. (Dz.U. z 2012 r. poz. 1026).