Nasza pracownica sprawuje opiekę nad chorymi dziećmi w wieku 2,5 roku oraz 5 lat. Z tego tytułu przedłożyła nam zwolnienie na 2 tygodnie. Czy jako pracodawca możemy skontrolować prawidłowość wykorzystywania tego zwolnienia lekarskiego?
Tak, mogą Państwo skontrolować prawidłowość wykorzystania tego zwolnienia, pod warunkiem że zgłaszają Państwo do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych. Jeżeli zgłaszają Państwo do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych, kontrolę prawidłowości zwolnienia lekarskiego powinien przeprowadzić ZUS, który jest płatnikiem zasiłku opiekuńczego dla Państwa pracownicy.
Płatnik zasiłku jest uprawniony do przeprowadzania kontroli wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy z powodu m.in. niezdolności do pracy i konieczności sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny (art. 68 ust. 1 ustawy zasiłkowej). Obowiązek kontroli spoczywa nie tylko na ZUS, ale także na płatniku składek na ubezpieczenie chorobowe, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób. Tacy płatnicy składek są uprawnieni do kontrolowania zwolnień lekarskich co do prawidłowości ich wykorzystywania, a także do formalnej kontroli zwolnień lekarskich.
Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki polega na ustaleniu, czy:
- pracownik w czasie orzeczonej niezdolności do pracy nie wykonuje pracy zarobkowej albo
- nie wykorzystuje zwolnienia od pracy w sposób niezgodny z jego celem oraz
- poza ubezpieczonym nie ma innych członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, którzy mogą zaopiekować się chorym. Nie dotyczy to jednak opieki nad dzieckiem w wieku do 2 lat, gdyż zasiłek opiekuńczy przysługuje matce lub ojcu dziecka, nawet jeżeli we wspólnym gospodarstwie domowym są inni członkowie rodziny, którzy mogliby zająć się dzieckiem.
Pracownik, który w czasie niezdolności do pracy z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki orzeczonej zaświadczeniem lekarskim wykonuje pracę zarobkową lub wykorzystuje to zwolnienie niezgodnie z jego celem, traci prawo do zasiłku opiekuńczego. Zasiłek opiekuńczy nie przysługuje w takim przypadku za cały okres objęty zaświadczeniem lekarskim, w czasie którego została stwierdzona choćby jedna z tych okoliczności.
Kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy przeprowadza się w miejscu zamieszkania, miejscu czasowego pobytu lub w innym miejscu, jeżeli z posiadanych informacji wynika, że jest to celowe.
W przypadku gdy kontrolujący pracownik Państwa zakładu stwierdzi, że pracownica wykorzystuje zaświadczenie lekarskie od pracy niezgodnie z jego celem, powinien:
Krok 1.
Sporządzić protokół kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia.
Krok 2.
W protokole kontrolnym opisać, na czym polegało nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia.
Krok 3.
Podpisać protokół.
Krok 4.
Przedłożyć kontrolowanej pracownicy protokół w celu naniesienia w nim przez kontrolowaną pracownicę ewentualnych uwag do ustaleń zawartych w protokole. Pracownica powinna podpisem potwierdzić wpis w protokole.
Sporządzony protokół stanowi podstawę do pozbawienia pracownicy prawa do zasiłku opiekuńczego za cały okres objęty kontrolowanym zaświadczeniem lekarskim, tj. za 14 dni.
Jeżeli w czasie kontroli nie stwierdzono nieprawidłowego wykorzystywania zwolnienia, pracownicy należy wypłacić zasiłek opiekuńczy za okres 14 dni. W tym przypadku nie sporządza się protokołu.
Często zdarza się, że w czasie przeprowadzania kontroli w miejscu zamieszkania lub pobytu pracownica jest nieobecna. W takim przypadku kontrolę należy w miarę możliwości ponowić i wystąpić do pracownicy o wyjaśnienie przyczyn tej nieobecności. Jeżeli pracownica usprawiedliwi swoją nieobecność w miejscu zamieszkania, np. wizytą kontrolną z dziećmi u lekarza czy pobytem w aptece w celu wykupienia leków, to należy pracownicy wypłacić zasiłek opiekuńczy. W przypadku odmowy złożenia wyjaśnień, dotyczących przyczyn nieobecności w domu w czasie kontroli, należy uznać, że zwolnienie lekarskie było wykorzystywane niezgodnie z jego celem, a w konsekwencji ZUS (lub płatnik zasiłku) odmawia prawa do wypłaty zasiłku opiekuńczego.
Jeśli pracodawca po przeprowadzonej kontroli ma wątpliwości, czy należy uznać, że pracownica wykorzystuje zwolnienie od pracy niezgodnie z jego celem, powinien wystąpić do ZUS o ich rozstrzygnięcie. W razie sporu z pracownicą ZUS wyda decyzję o pozbawieniu pracownicy prawa do zasiłku opiekuńczego. Od tej decyzji pracownicy będzie służyło prawo odwołania się do sądu.
Pozbawienie prawa do zasiłku opiekuńczego w związku z niewłaściwym wykorzystywaniem zwolnienia od pracy (niezgodnie z jego celem) może nastąpić nie tylko w wyniku przeprowadzenia kontroli, ale także, gdy pracodawca uzyska informację z innych źródeł, wskazującą na niewłaściwe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego, np. uzyska informację o wykonywaniu pracy zarobkowej u innego pracodawcy. Taka sytuacja może mieć miejsce również po wypłacie zasiłku opiekuńczego. Wówczas należy sporządzić protokół kontroli. W protokole, na podstawie uzyskanych informacji, opisuje się fakt wykonywania pracy zarobkowej oraz okoliczności potwierdzające jej wykonywanie. Protokół powinien być podpisany przez osoby upoważnione przez pracodawcę, a następnie przedłożony pracownikowi, którego dotyczy, w celu wniesienia ewentualnych uwag do ustaleń zawartych w protokole. Wpis w protokole pracownik potwierdza podpisem.
W przypadku gdy pracownicy wypłacono zasiłek opiekuńczy, który jej się nie należał z powodu nieprawidłowego wykorzystania zwolnienia lekarskiego, pracodawca powinien wystąpić do ZUS o wydanie decyzji w sprawie nienależnie pobranego świadczenia. ZUS wyda decyzję zobowiązującą pracownicę do zwrotu wypłaconego zasiłku opiekuńczego na swoje konto. Pracodawca nie dokonuje wówczas korekty dokumentów rozliczeniowych.
Podstawa prawna
- art. 17 i 68 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.),