Przy rozpatrywaniu zagadnienia opodatkowania ekwiwalentu za używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz za pranie odzieży roboczej, wypłacanego przez ośrodek pomocy społecznej pracownikowi socjalnemu, ważne jest, czy prawo do uzyskania tego ekwiwalentu wynika z obowiązujących ustaw i przepisów bhp.
Dochód ze stosunku pracy
Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody – z wyjątkiem wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwanej dalej updof) oraz dochody, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku (art. 9 ust. 1 updof).
Przychodami są otrzymane lub pozostawione do dyspozycji podatnika w danym roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (art. 11 ust. 1 updof). Jednym ze źródeł przychodów jest stosunek pracy (art. 10 ust. 1 pkt 1 updof).
Należy zatem stwierdzić, że przychodem ze stosunku pracy (i stosunków pokrewnych) są wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia, skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, które ma swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy (lub stosunku pokrewnym).
WAŻNE!
Przyznany pracownikowi ekwiwalent za używanie własnej odzieży i obuwia zamiast roboczego oraz pranie tej odzieży stanowi przychód pracownika.
Wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 11 updof).
Pracodawca ma obowiązek nieodpłatnego zapewnienia pracownikowi odzieży i obuwia roboczego:
- jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
- ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
Pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i własnego obuwia zamiast roboczego, spełniających wymagania bhp (art. 2377 § 2 k.p.). Przy czym przepis ten nie dotyczy stanowisk, na których są wykonywane prace bezpośrednio związane z obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne zabrudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi bądź materiałami biologicznie zakaźnymi (art. 2377 § 3 k.p.).
Pracownikowi używającemu własnej odzieży i własnego obuwia pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny (art. 2377 § 4 k.p.).
Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy (art. 2379 § 1 k.p.). Ponadto pracodawca musi zadbać o to, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze miały właściwości ochronne i użytkowe, a także zapewnić ich właściwe pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynność ta może być wykonywana przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika (art. 2379 § 2 i 3 k.p.).
Wariant I – bez podatku
Pracownicy socjalni ośrodków pomocy społecznej (OPS) używają (za swoją zgodą) własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy do wykonywania stałej pracy w terenie. Warunki użytkowania odzieży ochronnej przez pracowników (i jej prania) wynikają z obowiązującego w jednostce regulaminu.
Regulamin zawiera zasady użytkowania odzieży ochronnej, tabelę przydziału, normy zużycia, okres używania, stanowisko, na którym przysługuje, oraz kwotę ekwiwalentu. Ośrodek wypłaca pracownikom socjalnym ekwiwalenty pieniężne w wysokości przedstawionej w tabeli norm przydziału i dokonuje zakupu odzieży roboczej pozostałym pracownikom.
Ekwiwalent pieniężny za używanie własnej odzieży oraz obuwia roboczego przysługuje na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy (tak samo – ekwiwalent za pranie odzieży roboczej). Przepisy Kodeksu pracy są przepisami rangi ustawowej i określają jednocześnie zasady przyznawania przedmiotowych ekwiwalentów. W przypadku gdy są spełnione przesłanki, o których mowa w tych przepisach, wówczas wypłacony przez OPS na rzecz pracowników socjalnych ekwiwalent pieniężny za używanie własnej odzieży roboczej przy wykonywaniu obowiązków służbowych w terenie (jak również – za pranie tej odzieży) korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 updof.
WAŻNE!
Ekwiwalenty za używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego, a także za pranie odzieży roboczej, wypłacane na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie podlegają oskładkowaniu.
Wariant II – z podatkiem
Ośrodek zatrudnia w ramach umowy o pracę pracowników socjalnych, którym jest wypłacany ekwiwalent za używanie własnej odzieży i jej pranie oraz używanie własnego obuwia zamiast roboczego. Jednak prawo do uzyskania tego ekwiwalentu nie wynika z obowiązujących ustaw oraz przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.
Powołany wcześniej przepis art. 21 ust. 1 pkt 11 updof nie stawia szczególnych wymogów, których spełnienie daje możliwość zwolnienia od opodatkowania ekwiwalentów za używanie własnej odzieży i obuwia oraz pranie odzieży roboczej. Warunkiem zwolnienia jest wyłącznie to, by prawo do tego rodzaju ekwiwalentu i zasady jego przyznawania wynikały z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.
W sytuacji gdy nie zostaną spełnione przesłanki, o których mowa wcześniej, wówczas wypłacony przez OPS pracownikom socjalnym ekwiwalent pieniężny za używanie przez tych pracowników własnej odzieży i obuwia oraz pranie tej odzieży nie korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego.
Podstawa prawna:
- art. 2377, 2379 Kodeksu pracy,
- art. 9 ust. 1, art. 10 ust. 1 pkt 1, art. 11 ust. 1, art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 11, art. 52, art. 52a i art. 52c ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2012 r. poz. 361 ze zm.),
- § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).