Konieczność rozpoznania pozwu wzajemnego łącznie z pozwem złożonym wcześniej przez pracownika powoduje, że jego wniesienie możliwe jest pod pewnymi warunkami. Powództwo wzajemne jest dopuszczalne w dwóch sytuacjach, które nie muszą wystąpić łącznie.
Pierwsza z nich istnieje wtedy, gdy roszczenie wzajemne pozostaje w związku z roszczeniem powoda. Druga możliwość wniesienia powództwa wzajemnego obejmuje przypadki, gdy roszczenie pozwanego nadaje się do potrącenia z roszczeniem powoda. W praktyce o dopuszczalności wniesienia powództwa wzajemnego najczęściej decyduje pierwsza przesłanka, czyli związek z roszczeniem powoda. Występuje on wtedy, gdy roszczenie pracodawcy wynika ze stosunku pracy lub dotyczy roszczeń z nim związanych.
Na temat dopuszczalności wnoszenia powództw wzajemnych w sprawach pracowniczych wypowiedział się Sąd Najwyższy. Według niego żaden przepis Kodeksu postępowania cywilnego nie wyłącza ani nie ogranicza możliwości wytoczenia powództwa wzajemnego przez pozwanego pracodawcę z tej tylko przyczyny, że powód jest pracownikiem pozwanego. W uchwale z 4 października 1994 r. (I PZP 41/94, OSNP 1995/5/63) Sąd Najwyższy przyjął, że w sprawie z powództwa pracownika o roszczenie ze stosunku pracy sąd pracy nie może odmówić rozpoznania powództwa wzajemnego zakładu pracy o roszczenie z zakresu pracowniczej odpowiedzialności materialnej, jeżeli są spełnione warunki przewidziane w art. 204 k.p.c.
Powództwem wzajemnym mogą zostać objęte wszystkie roszczenia wynikające ze stosunku pracy i z nim związane. Pracodawca może w nim domagać się np. zapłaty: odszkodowania za szkodę wyrządzoną w mieniu pracodawcy, odszkodowania za bezzasadne rozwiązanie stosunku pracy bez wypowiedzenia przez pracownika, zwrotu kwoty dofinansowania nauki pracownika, odszkodowania za naruszenie zakazu konkurencji, zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia itp.
Sąd pracy może ponadto rozpoznać tylko takie sprawy, które podlegają jego właściwości. Pracodawca może zatem objąć pozwem wzajemnym skierowanym przeciwko pracownikowi tylko takie roszczenia, które również w normalnym pozwie skierowałby do sądu pracy, a nie sądu cywilnego. Roszczeń niewynikających ze stosunku pracy pracodawca może dochodzić od pracownika odrębnie przed sądem cywilnym. A zatem np. pracodawca pozwany o zapłatę wynagrodzenia nie ma możliwości wniesienia pozwu wzajemnego o zwrot pożyczki udzielonej pracownikowi prywatnie (poza stosunkiem pracy). Dodatkowo w postępowaniu uproszczonym (o roszczenia wynikające z umowy o pracę, w których wartość przedmiotu sporu nie przekracza 10 000 zł) zgodnie z art. 5054 § 2 k.p.c. powództwo wzajemne jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy roszczenie w nim zgłoszone również nadaje się do rozpoznania w postępowaniu uproszczonym.
Powództwo wzajemne można wytoczyć bądź w odpowiedzi na pozew, bądź oddzielnie, nie później jednak niż na pierwszej rozprawie albo w sprzeciwie od wyroku zaocznego. Pozew wzajemny musi odpowiadać wszystkim wymogom stawianym zwykłym pozwom. Tak jak w każdym piśmie procesowym musi się w nim znaleźć oznaczenie sądu, stron, podpis, dokładne określenie żądania. Należy do niego dołączyć odpisy dla strony przeciwnej oraz uiścić opłatę, identyczną jak tę od zwykłego pozwu. Sąd pracy zbada, czy pozew wzajemny odpowiada wszystkim wymogom formalnym oraz czy jest opłacony. W razie stwierdzenia braków w tym zakresie pracodawca zostanie wezwany do ich usunięcia w terminie 7 dni pod rygorem zwrotu pozwu.
Pozew wzajemny należy wnieść do sądu pozwu głównego. Jeżeli jednak pozew wzajemny podlega rozpoznaniu przez sąd okręgowy, a sprawa wszczęta była w sądzie rejonowym, sąd ten przekazuje całą sprawę sądowi właściwemu do rozpoznania powództwa wzajemnego (art. 204 § 2 k.p.c.).
Jeśli powództwo wzajemne zostanie zgłoszone zbyt późno lub w ogóle nie jest dopuszczalne, sąd pracy nie odrzuci go, tylko przekaże do odrębnego rozpoznania – wówczas zostanie ono rozpoznane jako odrębna sprawa. Sąd może również przekazać taki pozew do wydziału cywilnego lub do innego sądu, jeśli nie jest to sprawa podlegająca jego właściwości.
Sąd rozpoznający sprawę z powództwa głównego i wzajemnego w jednym wyroku rozstrzyga o zasadności każdego powództwa – głównego i wzajemnego. W przypadku gdy stwierdzi, że są one w całości bądź w części zasadne, zasądza na rzecz każdego z powodów – głównego i wzajemnego – od strony przeciwnej – stosowne kwoty (jeżeli powództwo jest w części zasadne, oddala go w pozostałej części) – wyrok SN z 3 października 2008 r., II PK 30/08, niepubl. Z powyższych względów w orzecznictwie przyjmuje się, że apelację dotyczącą rozstrzygnięcia o powództwie głównym i wzajemnym należy traktować jako dwie apelacje podlegające oddzielnym opłatom (art. 18 ustawy z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, DzU nr 167, poz. 1398 ze zm.) – postanowienie SN z 16 lutego 2007 r., II PZ 81/06, OSNP 2008/9– –10/135). Okoliczność, że w przypadku wytoczenia powództwa wzajemnego w istocie rzeczy ma miejsce połączenie dwóch samodzielnych procesów, skutkuje ponadto tym, że skarga kasacyjna dotycząca rozstrzygnięcia o interesach podmiotu występującego w charakterze zarówno pozwanego, jak i powoda wzajemnego odnosi się do rozstrzygnięcia dwóch spraw, a więc powinna być potraktowana jak dwie skargi kasacyjne. Co do każdej z tych skarg skarżący powinien też oddzielnie wskazać wartość przedmiotu zaskarżenia, od której zależy nie tylko wysokość opłaty sądowej, ale przede wszystkim dopuszczalność skargi kasacyjnej (postanowienie SN z 25 listopada 2011 r., V CSK 89/11).
Powództwo wzajemne należy odróżnić od zarzutu potrącenia (art. 498 k.c.). Zgłoszenie tego zarzutu nie wymaga bowiem wniesienia własnego pozwu przez pracodawcę. Pracodawca składa w tym przypadku tylko oświadczenie procesowe o potrąceniu. Jeśli sąd po przeprowadzeniu postępowania dowodowego uzna, że zarzut potrącenia był słuszny i jednocześnie roszczenie powoda również zasługiwało na uwzględnienie, odejmie kwotę zgłoszoną do potrącenia od kwoty należnej powodowi albo oddali powództwo w całości, jeśli kwota zgłoszona do potrącenia jest wyższa od należności głównej.