Przepisy Kodeksu pracy nie określają języka, w którym powinny być sporządzane dokumenty z zakresu prawa pracy. Podstawowym aktem prawnym, który określa język dokumentacji pracowniczej, jest ustawa o języku polskim, zwana dalej ustawą.
Generalna zasada stosowania języka polskiego
Na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli umowa o pracę ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Polski (art. 7 ustawy). A zatem przepis ten wprowadza generalną zasadę, że podstawową przesłanką do stosowania języka polskiego w stosunku pracy jest wykonanie lub wykonywanie umowy na terytorium Polski.
Trybunał Konstytucyjny w uzasadnieniu wyroku z 13 września 2005 r. stwierdził, że język polski jako podstawowy instrument komunikacji zapewnia obustronne rozumienie treści nawiązywanych stosunków prawnych, co jest szczególnie ważne w relacjach de facto nierównorzędnych, a więc w stosunkach pracowniczych. Język polski jest w Polsce dla ogromnej większości osób podstawowym językiem komunikacji i tym samym językiem najlepiej znanym i rozumianym.
WAŻNE!
Wymaganie co do zasady stosowania języka polskiego w stosunkach pracy ma na celu ochronę interesów pracownika.
Język umowy o pracę
Zasadą jest, że dokumenty z zakresu prawa pracy, w tym w szczególności umowy o pracę, powinny być sporządzane w języku polskim (art. 8 ust. 1 ustawy).
Pracodawca nie może sporządzać umowy o pracę wyłącznie w języku obcym, nawet jeżeli jest on wymagany i powszechnie używany u danego pracodawcy. Pracodawca powinien więc przygotować umowę o pracę przede wszystkim w języku polskim.
Przepisy ustawy pozwalają jednak na sporządzanie umowy o pracę w dwóch lub więcej wersjach językowych, pod warunkiem że chociaż jedna z nich będzie w języku polskim. Podstawą ich wykładni będzie wówczas wersja polskojęzyczna (jeżeli osoba świadcząca pracę jest obywatelem Rzeczypospolitej Polskiej).
Przykład
Pracodawca podjął decyzję o kontynuowaniu zatrudnienia z jednym z pracowników, który jest obywatelem Polski, ale postanowił zawrzeć umowę o pracę na czas nieokreślony wyłącznie w języku angielskim. Pracownik biegle posługuje się tym językiem, a poza tym język ten jest podstawowym językiem komunikacji w firmie.
Pracodawca, chcąc zawrzeć umowę wyłącznie w języku angielskim, postępuje niezgodnie z przepisami ustawy o języku polskim. Pracodawca powinien przede wszystkim sporządzić ją w języku polskim, nawet jeżeli pracownik biegle posługuje się językiem angielskim. Ewentualnie pracodawca może sporządzić umowę o pracę w dwóch wersjach językowych, tj. polskiej i angielskiej, jednak podstawą wykładni będzie wówczas umowa sporządzona w języku polskim.
Nazwa stanowiska w języku obcym
W związku z przepisami ustawy i obowiązkiem sporządzania umów o pracę przede wszystkim w języku polskim pracodawcy często mają wątpliwości, czy w umowie o pracę sporządzonej w języku polskim nazwa stanowiska może być sformułowana w obcym języku. W przypadku nazw stanowisk co do zasady należy stosować język polski. Użycie terminów obcojęzycznych powinno być wyjątkiem i mieć swoje uzasadnienie. Sytuacją, która uzasadnia stosowanie nazwy obcej, jest fakt, że dane stanowisko nie posiada właściwego polskiego odpowiednika. Jeżeli obcojęzyczna nazwa stanowiska posiada swój odpowiednik, to powinna zostać użyta polska nazwa stanowiska. Podobne stanowisko zostało wyrażone przez Radę Języka Polskiego opublikowane w Komunikacie RJP nr 2 (15) z 2004 r.
Umowa o pracę wyłącznie w języku obcym
W pewnych sytuacjach ustawa o języku polskim dopuszcza możliwość sporządzenia umowy o pracę wyłącznie w języku obcym. W tym celu pracownik musi złożyć u pracodawcy odpowiedni wniosek i wykazać, że jest zdolny porozumiewać się w danym języku.
Dodatkowo muszą być spełnione następujące warunki:
- pracownik nie może być obywatelem polskim,
- pracownik musi być pouczony o prawie do sporządzenia umowy lub innego dokumentu w języku polskim (art. 8 ust. 1 b ustawy).
Przykład
Pracodawca chce zatrudnić na terenie Polski obywatela Bułgarii, który biegle posługuje się językiem niemieckim. W związku z tym pracodawca sporządził i zawarł z pracownikiem umowę wyłącznie w języku niemieckim. W takiej sytuacji pracodawca powinien poprosić pracownika o złożenie stosownego wniosku.
Warto, aby wniosek pracownika był w formie pisemnej i obejmował nie tylko umowę o pracę, ale również inne dokumenty z zakresu prawa pracy. Wniosek taki warto przechowywać w aktach osobowych pracownika.
Język pozostałych dokumentów z zakresu prawa pracy
Podobnie jak umowy o pracę tak też inne dokumenty z zakresu prawa pracy powinny być sporządzane w języku polskim. Ewentualnie mogą być sporządzone w dwóch (lub więcej) wersjach językowych (w polskiej i obcojęzycznej). Dokumenty mogą być również sporządzone wyłącznie w języku obcym, jednak musi się to odbyć na wniosek pracownika obcokrajowca, przy spełnieniu przesłanek określonych w art. 8 ust. 1b ustawy.
Sankcje karne
Sporządzenie umowy o pracę lub innego dokumentu z zakresu prawa pracy wyłącznie w języku obcym zostało usankcjonowane karnie. Ustawodawca określił, że kto na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, wbrew przepisom art. 7 i 8, przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy sporządza umowę lub inny dokument wyłącznie w języku obcym, podlega karze grzywny (art. 15 ust. 2 ustawy).
WAŻNE!
Kontrolę używania języka polskiego w stosunkach pracy sprawuje Państwowa Inspekcja Pracy.
Podstawa prawna:
- art. 7, art. 8 ust. 1, 1a, 1b, art. 15 ust. 2 ustawy z 7 października 1999 r. o języku polskim (DzU z 2011 r. nr 43, poz. 224 ze zm.),
- Komunikat Rady Języka Polskiego nr 2 (15) z 2004 r.
Orzecznictwo:
- wyrok TK z 13 września 2005 r. (K 38/04, DzU nr 186, poz. 1567).