Jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie akt osobowych, w których musi znaleźć się wiele dokumentów związanych z przebiegiem zatrudnienia danego pracownika. Nie ulega zatem wątpliwości, że wszystkie te dokumenty będą musiały mieć formę pisemną.
Nie można ograniczyć się do formy elektronicznej w przypadku umów o pracę, informacji o warunkach zatrudnienia, karty szkolenia bhp, oświadczeń o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich i innych dokumentów, zmiany warunków pracy i płacy, świadectw pracy, na których jest wymagany podpis pracownika. Także inne dokumenty, o których mowa w rozporządzeniu w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, wymagają zachowania tradycyjnej formy pisemnej, gdyż wpinane są do akt osobowych pracownika.
Nie jest także dopuszczalna samowolna zmiana przez pracodawcę formy tworzenia tych dokumentów z papierowej na elektroniczną.
Dokumenty w formie elektronicznej
Jak już wspomniano powyżej, wszelka dokumentacja wewnętrzna tworzona na potrzeby danego zakładu pracy może zostać zastąpiona wygodniejszą i efektywniejszą formą elektroniczną. Chodzi tu o wszelkiego rodzaju rejestry, np. rejestr pracowników zatrudnionych lub zwolnionych. W formie elektronicznej mogą być również tworzone tzw. karty obiegowe, funkcjonujące w szczególności w większych przedsiębiorstwach. Kiedyś pracownik zatrudniany lub zwalniany otrzymywał pisemną kartę obiegową i na niej zbierał podpisy w poszczególnych komórkach organizacyjnych. Karty obiegowe stanowią formę przepływu informacji o pracowniku między komórkami organizacyjnymi. Taka karta może jednak z powodzeniem (przynajmniej częściowo) zostać zastąpiona formą elektroniczną. Znajdzie ona zastosowanie we wszystkich tych przypadkach, w których pracownik nie musi być osobiście w określonej komórce. Oszczędzi to czas nie tylko pracownika, który musi przejść kilka działów, ale także w mojej ocenie usprawni przepływ informacji.
Przykład
W firmie obowiązuje karta obiegowa zatrudnienia i zwolnienia. Zatrudniany pracownik musi stawić się w komórce bhp (szkolenie wstępne i ppoż.), magazynie odzieżowym, komórce informatycznej (założenie loginu i hasła do systemu komputerowego, a w razie zwolnienia – jego zablokowanie). Karta obiegowa przyjęcia jest stosowana w formie papierowej, gdyż pracownik musi osobiście przejść wymagane szkolenia, uzyskać login i początkowe hasło, odebrać odzież. Natomiast karta obiegowa zwolnienia jest stosowana w formie elektronicznej i polega na szybkim e-mailowym powiadomieniu wszystkich zainteresowanych komórek o tym, że osoba ta już nie będzie pracować. Takie rozwiązanie powoduje szybszy czas reakcji poszczególnych działów.
Innymi dokumentami, które mogą być tworzone w formie elektronicznej, są wnioski urlopowe i plany urlopów. Przepisy Kodeksu pracy nie regulują kwestii formy, w jakiej powinien być sporządzony plan urlopów lub wniosek urlopowy. A zatem nie ma przeszkód, aby pracodawca wprowadził w tym zakresie formę elektroniczną. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników powinni uregulować tę kwestię w przepisach wewnątrzzakładowych, w regulaminie pracy.
Przykład
Plan urlopów opracowany został jako „druk elektroniczny”. W poszczególnych działach kierownicy komórek organizacyjnych, po rozpatrzeniu wniosków pracowników, nanoszą do systemu propozycje planów urlopów, które później są opiniowane przez przedstawicieli związków zawodowych oraz zatwierdzane przez pracodawcę. Zatwierdzanie odbywa się przez wprowadzenie odpowiednich haseł osób uprawnionych. Wówczas druk oznaczany jest kolorem zielonym, a wszelkie w nim zmiany możliwe są tylko po akceptacji dyrektora lub osoby upoważnionej.
Podsumowując, należy stwierdzić, że we wszystkich przypadkach, w których przepisy prawa pracy nie wymagają formy pisemnej, dopuszczalne jest zastosowanie formy elektronicznej dokumentu.
Ewidencja czasu pracy
Oddzielnego potraktowania wymaga ewidencja czasu pracy. Jest to jeden z obszerniejszych i ważniejszych dokumentów, które co miesiąc powstają w komórce kadrowej. Problem dla pracodawców stwarza przede wszystkim miejsce, jakie zajmuje ewidencja prowadzona w formie papierowej. Niewątpliwie zastąpienie tradycyjnej formy papierowej elektroniczną byłoby dla pracodawcy dużo bardziej ekonomiczne.
Czy zatem można zastąpić formę pisemną formą elektroniczną?
Forma elektroniczna jest dopuszczalna jednak po spełnieniu określonych warunków.
Zgodnie z przepisami prawa ewidencja czasu pracy powinna być założona imiennie dla każdego pracownika. Wzór takiej karty opracowuje samodzielnie pracodawca, posiłkując się przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r., w którym określono, jakie informacje muszą się w ewidencji znaleźć.
W ewidencji należy zatem umieścić informacje o:
- pracy w poszczególnych dobach, w tym pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy,
- dyżurach,
- urlopach,
- zwolnieniach od pracy oraz
- innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy.
Ewidencjonowanie godzin pracy nie jest obowiązkowe w stosunku do pracowników:
- objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
- zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz
- otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.
Brak obowiązku ewidencjonowania godzin pracy nie oznacza, że ewidencji dla tych osób nie trzeba prowadzić. Ewidencję należy dla tych osób założyć, ale zaznaczamy w niej tylko ewentualne absencje.
Przepisy prawa nie wskazują, że ewidencja czasu pracy musi być prowadzona w formie pisemnej, dopuszczalne zatem jest jej tworzenie i przechowywanie w formie elektronicznej. Należy jednak pamiętać, że inne dokumenty, stanowiące załącznik do ewidencji muszą już być sporządzone w formie pisemnej, chodzi tu przede wszystkim o wnioski pracowników o udzielenie czasu wolnego w zamian za godziny nadliczbowe.
Ponieważ ewidencja czasu pracy musi być udostępniana do wglądu przez pracodawcę na wniosek pracownika lub w trakcie kontroli inspektorowi pracy, wskazane byłoby, aby istniała możliwość jej wydrukowania odrębnie dla każdego pracownika.
Podstawa prawna:
- art. 149 Kodeksu pracy,
- § 8 pkt 1 rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286).