Zamieszczanie w aktach osobowych pracowników notatek służbowych, które w sposób rzetelny dokumentują zachowanie pracownika i mają związek z jego zatrudnieniem, należy uznać za dopuszczalne. Notatki te można traktować jak dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia pracownika.
UZASADNIENIE
Pracodawca powinien zamieszczać w części B akt osobowych dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracowników. Przepisy zawierają jedynie przykładowe wyliczenie dokumentów, jakie można zamieszczać w części B akt osobowych (§ 6 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika). Wśród tych przykładowo wymienionych dokumentów nie ma notatek służbowych.
Notatki służbowe dotyczące pracowników można jednak potraktować jako szeroko pojęte dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia pracownika, obrazujące przebieg jego pracy. Stąd dopuszczalne jest ich umieszczenie w części B akt osobowych pracownika.
PRZYKŁAD
Pracodawca polecił sekretarce sporządzenie notatki służbowej dotyczącej zachowania pracownika w sekretariacie, który wygłaszał krytyczne opinie o przełożonych w rozmowach prowadzonych w jej obecności oraz w obecności klientów. Taka notatka może być zamieszczona w jego aktach osobowych jako obrazująca przebieg zatrudnienia pracownika.
Na takim stanowisku stanął również Sąd Najwyższy w wyroku z 10 października 2003 r. (I PKN 295/02, OSNP 2004/19/332) przyjmując, że pracodawca ma prawo dokumentowania niewywiązywania się pracownika z obowiązków służbowych. Pracownik nie może zatem żądać zniszczenia i zaprzestania gromadzenia dokumentacji, która dotyczy przebiegu jego zatrudnienia. Może on natomiast żądać włączenia tej dokumentacji do akt osobowych i nakazać pracodawcy dalsze gromadzenie notatek i włączanie ich do akt.
Jeżeli notatka służbowa jest związana z wymierzeniem pracownikowi kary porządkowej, należy ją usunąć z akt osobowych pracownika wraz z usunięciem zawiadomienia o udzieleniu takiej kary. Zawiadomienie o wymierzeniu pracownikowi kary porządkowej należy usunąć z jego akt osobowych po roku nienagannej pracy (art. 113 Kodeksu pracy), jak również w razie uwzględnienia przez pracodawcę sprzeciwu pracownika od kary porządkowej oraz wydania przez sąd pracy orzeczenia o uchyleniu kary (art. 112 Kodeksu pracy).
PRZYKŁAD
Pracodawca udzielił pracownikowi kary upomnienia za spóźnienie się do pracy. Na tę okoliczność została sporządzona notatka służbowa, do której pracodawca odwołał się w zawiadomieniu o wymierzeniu pracownikowi kary upomnienia. Odpis zawiadomienia o udzieleniu kary porządkowej pracodawca musi usunąć z akt osobowych pracownika po roku jego nienagannej pracy. Ponieważ notatka dotycząca spóźnienia się pracownika jest ściśle związana z nałożoną karą, to wraz z kopią informującą pracownika o nałożeniu kary stanowi komplet dokumentacji i wówczas również powinna zostać usunięta z akt osobowych pracownika.
Podstawa prawna
- § 6 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.),
- art. 94 pkt 9a, art. 112, art. 113 Kodeksu pracy.
Orzecznictwo uzupełniające:
- Sporządzenie i złożenie do akt osobowych pracownika notatki o jego zachowaniu, będące wynikiem ustalenia przyczyn powstania konfliktu pomiędzy pracownikami, nie może być uznane za bezprawne naruszenie dobra osobistego pracownika. (Wyrok Sądu Najwyższego z 2 czerwca 2002 r., I PKN 249/01, OSNP 2004/7/118)