Do zarządzenia w sprawie dofinansowania kosztów zakupu okularów korygujących wzrok chcemy wprowadzić zapis, zgodnie z którym refundacja będzie przysługiwać pracownikom, którzy przepracowali w naszej firmie bez przerwy co najmniej 6 miesięcy. Czy taki zapis będzie prawidłowy? - pyta Czytelnik z Warszawy.
Nie mogą Państwo wprowadzić takiego zapisu. Pracownik ma prawo dofinansowania do zakupu okularów korygujących wzrok bez względu na długość okresu przepracowanego u danego pracodawcy.
Pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom (należy przez to rozumieć każdą osobę zatrudnioną przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażystę, użytkującą w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy) okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza. Dotyczy to sytuacji, gdy wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego (§ 2 pkt 4 w zw. z § 8 ust. 2 rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe).
Przepisy nie regulują kwestii dotyczących sposobu realizacji obowiązku pracodawcy w zakresie zapewnienia pracownikom okularów korygujących. Należy zatem przyjąć, że istnieją 2 rozwiązania:
- zakup okularów przez pracodawcę lub
- dofinansowanie do zakupu okularów dokonanego bezpośrednio przez pracownika.
Obie formy zapewnienia pracownikowi okularów są możliwe po przedstawieniu przez zatrudnionego zaświadczenia lekarskiego uzyskanego w wyniku badań profilaktycznych (wstępnych, okresowych lub kontrolnych), stwierdzającego potrzebę używania w pracy okularów korygujących wzrok.
Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń
Przepisy nie określają, jakie szkła i oprawy należy zapewnić pracownikowi. Zwykle przyjmuje się, że pracodawca zapewnia szkła i oprawy w standardzie podstawowym.
W przypadku samodzielnego zakupu okularów przez pracownika do celów refundacji, oprócz zaświadczenia lekarskiego, pracownik powinien przedstawić dowód poniesienia kosztów (rachunek, faktura wystawione na pracownika lub na pracodawcę). Wniosek o dofinansowanie nie jest konieczny, ponieważ zwrot kosztów jest dla pracodawcy świadczeniem obowiązkowym.
Przepisy nie uzależniają przyznania dofinansowania od przepracowania przez pracownika pewnego okresu ustalonego przez pracodawcę. Takie zapisy, jako niekorzystne dla pracownika, należy uważać za nieważne, zamiast nich stosuje się odpowiednie przepisy prawa pracy (art. 18 § 1-2 ustawy - Kodeks pracy).
Każdy pracownik, który spełnił określone w przepisach warunki do ubiegania się o dofinansowanie, może skutecznie domagać się od pracodawcy jego przyznania i wypłaty. Bez znaczenia pozostaje długość okresu przepracowanego w zakładzie. O dofinansowanie mają prawo ubiegać się także pracownicy przyjmowani po raz pierwszy do pracy u danego pracodawcy.
PODSTAWA PRAWNA:
● art. 18 § 1-2, art. 229 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495),
● § 2 pkt 4, § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. Nr 148, poz. 973).