Dane osobowe to wszelkie informacje o osobie fizycznej. W przypadku pracowników dane osobowe są przetwarzane i chronione zgodnie z unijnym ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (tzw. RODO) oraz przepisami krajowego Kodeksu pracy. Szczególnej ochronie podlegają dane wrażliwe, wśród nich – informacje o pochodzeniu etnicznym pracownika. Czy pracodawca ma prawo żądać takich informacji od pracownika? Przepisy nie pozostawiają co do tego żadnych wątpliwości.
Dane osobowe pracownika ujawniające jego pochodzenie etniczne, a więc informacje dotyczące narodowości pracownika, czy też jego przynależności do grup etnicznych, mogą być przetwarzane przez pracodawcę. Kodeks pracy zezwala na przetwarzanie takich danych, a więc w szczególności na ich pozyskiwanie przez pracodawcę pod dwoma warunkami, które muszą być spełnione łącznie.
Po pierwsze – podstawę przetwarzania danych dotyczących pochodzenia etnicznego może stanowić wyłącznie zgoda pracownika albo osoby osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
Po drugie – przekazanie danych o pochodzeniu etnicznym następuje z z inicjatywy pracownika albo osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
Powyższe kwestie reguluje art. 221b § 1 Kodeksu pracy w związku z art. 9 ust. 1 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO).
Pracodawca nie ma prawa wystąpić wobec pracownika oraz kandydata do pracy z inicjatywą przekazania danych osobowych ujawniających pochodzenie etniczne takiej osoby. Niedopuszczalne jest wobec tego zadawanie pracownikowi pytań na ten temat, umieszczanie ich w kwestionariuszach osobowych, ankietach itp.
Brak zgody bez negatywnych konsekwencji dla pracownika
Brak zgody na przetwarzanie danych osobowych ujawniających pochodzenie etniczne lub wycofanie zgody wcześniej udzielonej nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. Brak zgody lub jej wycofanie nie może w szczególności stanowić przyczyny uzasadniającej:
- odmowę zatrudnienia,
- wypowiedzenie umowy o pracę,
- rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia
– przez pracodawcę.
Dane o pochodzeniu etnicznym w tajemnicy
Do przetwarzania danych dotyczących pochodzenia etnicznego pracowników oraz kandydatów mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę.
Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.