Dane osobowe pracowników chronią przepisy unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (tzw. RODO) oraz krajowego Kodeksu pracy. Ochroną objęte są wszelkie informacje o pracowniku, nie tylko imię, nazwisko i adres zamieszkania. Szczególnej ochronie prawnej podlegają dane wrażliwe, obejmujące w szczególności informacje dotyczące zdrowia pracowników. W jakich wobec tego sytuacjach pracodawca może pozyskać i przetwarzać dane dotyczące zdrowia pracowników. Przepisy ściśle to określają.
Dane osobowe pracownika lub kandydata do pracy dotyczące zdrowia mogą być przetwarzane przez pracodawcę wyłącznie w sytuacjach ściśle określonych przez przepisy. Kodeks pracy zezwala na przetwarzanie danych dotyczących zdrowia, a więc w szczególności na ich pozyskiwanie przez pracodawcę pod dwoma warunkami, które muszą być spełnione łącznie:
Po pierwsze – podstawę przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia stanowi wyłącznie zgoda pracownika albo osoby osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
Po drugie – przekazanie takich danych osobowych następuje z z inicjatywy pracownika albo osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
Powyższe kwestie reguluje art. 221b § 1 Kodeksu pracy w związku z art. 9 ust. 1 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO).
Pracodawca nie ma prawa wystąpić wobec pracownika oraz kandydata do pracy z inicjatywą przekazania danych osobowych dotyczących jego zdrowia. Niedopuszczalne jest wobec tego zadawanie pracownikowi pytań na ten temat, umieszczanie ich w kwestionariuszach osobowych, ankietach itp.
Brak zgody bez negatywnych konsekwencji
Brak zgody na przetwarzanie danych osobowych dotyczących zdrowia lub jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Brak zgody lub jej wycofania nie może ponadto powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji.
Brak zgody na przetwarzanie danych osobowych dotyczących zdrowia lub jej wycofanie nie może w szczególności być przyczyną uzasadniającą odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę, bądź też rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracodawcę.
Kto może przetwarzać dane o zdrowiu pracowników
Do przetwarzania danych dotyczących zdrowia pracowników oraz kandydatów mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.