Przekazanie pracodawcy użytkownikowi danych osobowych pracownika świadczącego u niego pracę może nastąpić tylko za zgodą tego pracownika tymczasowego.
UZASADNIENIE
Pracownik tymczasowy jest zatrudniany na podstawie umowy o pracę zawartej z agencją pracy tymczasowej. Przedmiotem tej umowy jest świadczenie pracy tymczasowej na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika (art. 2 pkt 2 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych). Na etapie zatrudniania nowego pracownika każdy pracodawca, w tym agencja, ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie przedstawienia informacji obejmujących dane osobowe, o których mowa w art. 221 Kodeksu pracy (m.in. imię i nazwisko pracownika, datę jego urodzenia, miejsce zamieszkania lub adres do korespondencji) oraz w ustawach szczególnych.
W relacjach między agencją pracy tymczasowej, pracownikiem tymczasowym a pracodawcą użytkownikiem podstawową kwestią w ramach poruszanego przez Państwa problemu jest ustalenie, kto jest administratorem danych osobowych pracowników tymczasowych. Ponieważ pracownicy tymczasowi zawierają umowy z agencją pracy tymczasowej, to jej jako pracodawcy z mocy prawa będzie przysługiwała rola administratora danych osobowych zatrudnianych pracowników. Z faktu, że pracownicy tymczasowi świadczą pracę u pracodawcy użytkownika i pod jego kierownictwem, wynika, że część uprawnień i obowiązków zarezerwowanych dla właściwego pracodawcy przechodzi na pracodawcę użytkownika. Są to więc uprawnienia z zakresu organizacji pracy, w tym obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników tymczasowych. Zatem pracodawca użytkownik z mocy prawa ma dostęp do pewnych, ale ograniczonych danych osobowych pracownika tymczasowego, m.in. zna jego imię i nazwisko.
WAŻNE!
Pracodawca użytkownik ma dostęp tylko do podstawowych danych osobowych pracowników tymczasowych.
Ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych nie reguluje kwestii udostępniania danych osobowych pracowników. Agencje zatrudnienia, w tym agencje pracy tymczasowej, są jednak zobowiązane do przetwarzania, w tym udostępniania danych osobowych zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych.
W przedstawionym przez Państwa przypadku przekazanie danych osobowych pracodawcy użytkownikowi, który z własnej inicjatywy chce pozwać pracownika tymczasowego za kradzież, będzie dopuszczalne, jeżeli ten pracownik wyrazi na to wyraźną zgodę. Udostępniając takie dane bez zgody pracownika, mogą Państwo narazić się na zarzut bezprawnego udostępnienia danych osobowych oraz naruszenia dóbr osobistych, w szczególności prawa do prywatności.
Zgoda pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych nie może być ani dorozumiana, ani domniemana, nie może być również uzyskana w drodze wymuszenia. Mimo że ustawa o ochronie danych osobowych nie określa formy zgody, warto zadbać, aby do celów dowodowych była wyrażona na piśmie.
Dość ryzykownym rozwiązaniem jest udostępnienie danych osobowych z pominięciem zgody pracownika na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych, tj. w przypadku, gdy cel udostępnienia danych osobowych jest prawnie usprawiedliwiony, a przetwarzanie danych nie naruszy praw i wolności osób, których to dotyczy. Próba skorzystania z powyższego rozwiązania powoduje wątpliwości z uwagi na nieprecyzyjność przepisów. Pracodawca użytkownik ma, co prawda, usprawiedliwiony prawnie cel, jakim jest chęć skierowania sprawy do sądu, ale nie można kategorycznie stwierdzić, czy przy tej okazji nie dojdzie do naruszenia praw i wolności pracownika tymczasowego, gdy np. pracodawca użyje danych osobowych pracownika w innym celu. Znacznie bezpieczniejszym i zalecanym rozwiązaniem jest uzyskanie od pracownika zgody na udostępnienie jego danych.
Brak zgody pracownika nie oznacza, że pracodawca użytkownik nie będzie miał możliwości dochodzenia roszczeń. Państwo, jako agencja pracy tymczasowej, są zobowiązani do naprawienia szkody, jaką wyrządził pracownik tymczasowy podczas wykonywania swoich obowiązków (art. 19 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych). Pracodawca użytkownik może zatem wystąpić z roszczeniem przeciwko Państwu, jeżeli np. pracownik tymczasowy faktycznie dokonał kradzieży powierzonego mu mienia.
WAŻNE!
Agencja pracy tymczasowej jest zobowiązana do naprawienia szkody wyrządzonej pracodawcy użytkownikowi przez pracownika tymczasowego przy wykonywaniu przez niego pracy, na zasadach i w granicach dotyczących odpowiedzialności materialnej pracowników.
Dopuszczalne jest zawieranie między agencją a pracodawcą użytkownikiem dodatkowych umów zawierających postanowienia uzupełniające w zakresie wzajemnych praw i obowiązków. Na podstawie takiej umowy agencja pracy tymczasowej może przekazać pracodawcy użytkownikowi kompetencje do przetwarzania danych osobowych pracowników tymczasowych świadczących u niego pracę. Umowa taka powinna określać zakres i cel przetwarzania danych. Przepisy nie regulują jednak bezpośrednio dopuszczalnego zakresu, w jakim pracodawca użytkownik staje się administratorem danych osobowych pracowników tymczasowych i czy agencja pracy tymczasowej może w ramach umowy przekazać wszystkie posiadane dane osobowe pracowników świadczących pracę na rzecz pracodawcy użytkownika.
Podstawa prawna
- art. 221 Kodeksu pracy,
- art. 2, art. 7, art. 14, art. 19, art. 25 ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz.U. Nr 166, poz. 1608 ze zm.),
- art. 7 pkt 2, pkt 4, pkt 5, art. 23 ust. 1 pkt 1, pkt 5, art. 31 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.).