Od 4 maja 2019 r. pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych kandydatów do pracy tylko w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Tak wynika ze znowelizowanego art. 221 par. 5 k.p. (w związku z RODO). Ta z pozoru nieznacząca zmiana w praktyce wywołuje istotne skutki. Po zmianach procedury rekrutacyjne są zawikłane
– Firmie może zależeć na tym, aby potencjalny pracownik w trakcie studiów np. wybierał konkretne przedmioty lub zajęcia i zaliczył z nich egzaminy. Taką wiedzę mogłaby pozyskać na podstawie np. wyciągu z indeksu. Ale nie może go żądać, a sam kandydat może przedstawić jedynie zaświadczenie z uczelni o ukończeniu studiów, bo ono wystarczy do potwierdzenia wykształcenia – tłumaczy dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski Paruch.
Odczują to w szczególności te firmy szukające na rynku specjalistów ze szczególnymi umiejętnościami, którzy ukierunkowują swoją edukację z myślą o przyszłym rynku pracy (np. informatycy, prawnicy, absolwenci studiów technicznych).
Twarde prawo
Prawnicy są zgodni co do zawężającej interpretacji nowego przepisu.
– W zakresie ochrony danych osobowych obowiązuje zasada, zgodnie z którą należy żądać tylko tyle informacji, aby możliwe było spełnienie celu ich pozyskiwania. Z omawianego przepisu wynika, że celem jest potwierdzenie wykształcenia, a więc ukończenia odpowiedniego etapu edukacji. Dokumentuje się np. fakt ukończenia studiów, a nie ich przebieg – tłumaczy dr Maciej Chakowski, partner w kancelarii C&C Chakowski & Ciszek.
Oczywiście nie ma przeszkód, aby firma pozyskała dane o przebiegu nauki za zgodą samych kandydatów do pracy (znowelizowane przepisy to dopuszczają).
– Ale niektórzy z tych ostatnich mogą nie mieć w tym interesu, bo np. nie zaliczyli odpowiednich zajęć. Mogą więc odmawiać zgody. A jej brak – zgodnie z przepisami – nie może wywoływać dla nich negatywnych skutków, w szczególności nie może być powodem do odrzucenia ich kandydatury – tłumaczy dr Dominika Dörre-Kolasa.
Firma nie może też uznać, że np. zaliczenie konkretnych zajęć w trakcie studiów świadczy o pozyskaniu kwalifikacji zawodowych (ich udokumentowania pracodawca też może żądać).
– Chodzi bowiem o kwalifikacje zawodowe, a więc umiejętności pozyskane w trakcie dotychczasowej pracy, a nie na etapie zdobywania wykształcenia – dodaje mec. Dörre-Kolasa.
Ważne doświadczenie
Wydaje się, że taka zawężająca interpretacja nie będzie miała jednak zastosowania do danych o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Zgodnie z art. 221 par. 5 k.p. także w tym przypadku pracodawca może żądać udokumentowania informacji tylko w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Ma to istotne znaczenie, bo wiele firm chce poznać nie tylko dotychczasowe miejsca pracy kandydata i czas angażu, ale także bardziej szczegółowe dane (np. o rodzaju zadań, jakie realizował w tym czasie).
– W przypadku wykształcenia należy udokumentować ukończenie danego poziomu kształcenia. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia nie jest tak jednoznacznym pojęciem. Z samej wykładni językowej wynika, że dopuszczalne jest pozyskiwanie nie tylko danych o formie dotychczasowego angażu i zajmowanego stanowiska – wyjaśnia dr Chakowski.
Jego zdaniem pracodawcy mogą w tym przypadku sięgać głębiej.
– Jeśli np. firma jest zainteresowana zatrudnieniem do realizacji konkretnych projektów, to może pozyskiwać informacje o rodzaju takich przedsięwzięć prowadzonych dotychczas przez kandydata. Oczywiście bez podawania szczegółów dotyczących poprzednich pracodawców, przy zachowaniu tajemnicy przedsiębiorstwa – dodaje.
W takim przypadku firma musi jednak liczyć się z tym, że nie wszystkie tego typu informacje można udokumentować (nie zawsze są one doprecyzowane np. w poprzednich umowach o pracę lub świadectwie pracy).