Jak wprowadzić i stosować monitoring po 25 maja 2018 r.

Możliwe jest także stosowanie innych form monitoringu, takich jak kontrola wykorzystywania służbowych telefonów czy geolokalizacja służbowych samochodów. Stosowanie monitoringu przez pracodawców może być kontrolowane przez inspektorów pracy.

Od 25 maja 2018 r. obowiązują przepisy Kodeksu pracy dotyczące monitoringu wizyjnego oraz służbowej poczty elektronicznej pracowników. Jest to rezultat obowiązywania przepisów tzw. RODO, czyli unijnego rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz nowej ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, która uzupełniła Kodeks pracy o dodatkowe przepisy dotyczące monitoringu zakładowego.

Jak wprowadzić i stosować monitoring

Pracodawca, który ma zamiar objąć zakład pracy monitoringiem powinien zachować właściwą w tym zakresie procedurę, w tym kolejność postępowania, która w żadnym razie nie może być przypadkowa - mimo tego, że pracodawca w praktyce wypełni wszystkie obowiązki związane z wprowadzeniem monitoringu zakładowego.

Procedura wprowadzenia monitoringu w zakładzie pracy wygląda następująco:

Krok 1. Ustalenie rodzaju stosowanego monitoringu.

Pracodawcy mają przewidzianą w sposób bezpośredni możliwość wprowadzenia następujących rodzajów monitoringu zakładowego:

• przy użyciu kamer,
• monitoring służbowej poczty elektronicznej,
• inne formy monitoringu.

Podstawową formą monitoringu zakładowego przewidzianą nowymi przepisami jest monitoring przy użyciu kamer. W praktyce stosuje się go od wielu lat w różnych zakładach pracy.. Podstawowym elementem takiego systemu nadzoru jest kamera, przy pomocy której obraz jest przekazywany na dowolną odległość. Może on być odtwarzany na monitorach ekranowych w czasie rzeczywistym, istnieje również możliwość zapisywania i archiwizowania danych pochodzących z omawianej formy monitoringu.

Drugi rodzaj monitoringu, którego stosowanie zostało bezpośrednio przewidziane w przepisach, to monitoring służbowej poczty elektronicznej. Monitoring z wykorzystaniem kamer oraz służbowej poczty elektronicznej nie są jedynymi rodzajami monitoringu, jakie pracodawca może wprowadzić. Kodeks pracy dopuszcza stosowanie innych form monitoringu. Wobec braku szczególnych wskazań czy obostrzeń wynikających z Kodeksu pracy można do nich przykładowo zaliczyć monitoring wykorzystywania służbowych telefonów czy geolokalizację np. służbowych samochodów.

Krok 2. Ustalenie podstaw wprowadzenia danej formy monitoringu zakładowego.

Aby wprowadzenie danej formy monitoringu było legalne, należy sprawdzić, czy jego wprowadzenie jest zasadne.

Monitoring przy użyciu kamer może być stosowany wyłącznie wówczas, gdy jest to niezbędne dla zapewnienia:

• bezpieczeństwa pracowników,
• ochrony mienia,
• kontroli produkcji,
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Powyższe przesłanki uzasadniające wprowadzenie monitoringu nie muszą występować łącznie. Wystarczy, aby pracodawca wykazał, że wprowadzenie monitoringu wizyjnego jest niezbędne dla osiągnięcia jednego z powyższych celów.

Przykład

Pracodawca prowadzi zakład produkcyjny, w którym stosowane są procesy pracy stwarzające szczególne zagrożenia dla pracowników. W przeszłości miały miejsce wypadki przy pracy. Pracodawca uznał, że specyfika zakładu pracy, w tym zagrożenia wypadkowe, uzasadniają wprowadzenie monitoringu wizyjnego. W powyższym przypadku należy przyjąć, że zastosowanie monitoringu jest jak najbardziej zasadne i usprawiedliwione. Istnieje bowiem duża szansa, że pracownicy objęci monitoringiem będą wykonywali pracę w sposób bardziej uważny i zgodny z zasadami bezpieczeństwa pracy.

Powodem wprowadzenia monitoringu służbowej poczty elektronicznej jest konieczność zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Ta sama zasada dotyczy pozostałych, niesprecyzowanych w przepisach form monitoringu.

Fakt, że przepisy Kodeksu pracy przewidują poszczególne rodzaje monitoringu, w tym formy bezpośrednio nieuregulowane, nie daje jeszcze podstaw do ich zastosowania. Jeżeli pracodawca nie jest w stanie wykazać celu zastosowania monitoringu, wówczas jego stosowanie jest nielegalne.

Krok 3. Określenie zakresu monitoringu.

Dopuszczalność stosowania danej formy monitoringu nie oznacza, że może on być stosowany w nieograniczonym zakresie. Pracodawca powinien kierować się więc zasadą, że monitoring ma być stosowany wyłącznie "w zakresie niezbędnym" do osiągnięcia konkretnych, usprawiedliwionych celów.

Właściwe określenie zakresu monitoringu nabiera szczególnego znaczenia w przypadku stosowania kamer. Zasadą jest, że mogą być one zainstalowane na terenie zakładu pracy (włączając teren wokół zakładu pracy). Oznacza to, że monitoring może obejmować przykładowo pomieszczenia pracy jak również teren nieruchomości zajmowanej przez pracodawcę.

Monitoringiem wizyjnym nie powinno obejmować się pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celów związanych z bezpieczeństwem, ochroną mienia czy kontrolą produkcji.

Przykład

Pracownicy zatrudnieni w zakładzie, których celem jest utrzymanie porządku i czystości na terenie zakładu zgłaszają regularnie pracodawcy o nieuzasadnionym szybkim zużywaniu się wyposażenia pomieszczeń sanitarnych - papierowych ręczników oraz mydła w płynie. Jeden z pracowników został przyłapany, kiedy próbował wynieść z zakładu opakowanie ręczników papierowych, za co został ukarany karą porządkową. Pracodawca uznał, że w takim przypadku zachodzi przesłanka wprowadzenia monitoringu pomieszczeń sanitarnych. W opisywanej sytuacji pracodawca ma prawo zainstalować kamery w pomieszczeniach sanitarnych w celu ochrony mienia pracodawcy.

Należy podkreślić, że stosowanie monitoringu w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach czy pomieszczeniach udostępnionych organizacji związkowej nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracowników, w tym zasady wolności i niezależności związków zawodowych. Rolą pracodawcy jest w takim przypadku stosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Właściwe określenie zakresu monitoringu ma również istotne znaczenie w przypadku kontroli poczty elektronicznej. Przepisy dopuszczają wyłącznie stosowanie monitoringu poczty służbowej. Rozciągnięcie zakresu monitoringu na pocztę prywatną pracownika, która jest przykładowo sprawdzana podczas przerwy w pracy będzie działaniem bezprawnym i ingerującym w prawo pracownika do prywatności.

Krok 4. Uregulowanie stosowania monitoringu w przepisach zakładowych.

Pracodawca, który jest przekonany o zasadności i niezbędności wprowadzenia danej formy monitoringu, powinien zagadnienie monitoringu oficjalnie uregulować na poziomie zakładowym.

Zagadnienia dotyczące monitoringu powinny być uregulowane w:

• układzie zbiorowym pracy,
• regulaminie pracy,
• obwieszczeniu - w przypadku gdy pracodawca nie jest zobligowany do wydania regulaminu pracy lub nie jest objęty układem zbiorowym.

Zapisy dotyczące monitoringu w wyżej wskazanych zakładowych źródłach prawa pracy nie mogą być dowolne. Powinny odnosić się do celów wprowadzenia monitoringu, zakresu w jakim będzie on wprowadzany oraz sposobów jego zastosowania. Należy pamiętać, że wprowadzenie monitoringu bez jego uprzedniego uregulowania w przepisach zakładowych nie tylko jest sprzeczne z przepisami prawa pracy, ale może także naruszać przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych.

Krok 5. Poinformowanie pracowników o wprowadzeniu monitoringu.

Monitoring zakładowy, niezależnie od tego, czy są nim kamery, kontrola służbowej poczty elektronicznej czy też inne rodzaje monitoringu, nie jest sprawą tajną. Pracownicy nie tylko mają prawo wiedzieć o stosowanych formach monitoringu, ale być odpowiednio wcześnie uprzedzeni o jego wprowadzeniu.

Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób u niego przyjęty, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

Można się zastanawiać, co należy rozumieć przez pojęcie "w sposób przyjęty u danego pracodawcy", skoro wcześniej żadne informacje dotyczące monitoringu nie były przedstawiane, ponieważ nie był on wprowadzany. Należy przyjąć, że poinformowanie pracowników o wprowadzaniu monitoringu może nastąpić w dowolny, zwyczajowo przyjęty sposób, w jakim przedstawiane są zmiany czy uzupełnienia do przepisów zakładowych. Tym samym informacja w sprawie monitoringu może być umieszczona na tablicy ogłoszeń w zakładzie pracy czy w formie e-maila lub informacji zamieszczonej na wewnętrznej stronie intranetowej pracodawcy.

Przykład

Pracodawca prowadzi duży zakład, w którym zatrudnieni są pracownicy produkcyjni świadczący pracę w halach produkcyjnych przy poszczególnych maszynach ciągu technologicznego oraz pracownicy biurowi wykonujący pracę w poszczególnych komórkach organizacyjnych. Pracodawca poinformował pracowników o zamiarze wprowadzenia monitoringu zakładowego na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem przesyłając stosowne maile na służbowe skrzynki pocztowe pracowników. Postępowanie pracodawcy można uznać za prawidłowe pod warunkiem, że każdy z pracowników ma dostęp do służbowego komputera i poczty służbowej. W przypadku pracowników produkcyjnych, jeżeli nie mają oni z racji wykonywanych obowiązków dostępu do służbowej poczty elektronicznej, nie można mówić o prawidłowym wypełnieniu obowiązku informacyjnego.

Krok 6. Oznaczenie miejsc monitorowanych.

Umieszczenie stosownych zapisów dotyczących monitoringu w regulacjach zakładowych oraz poinformowanie pracowników o zamiarze jego wprowadzenia nie kończy obowiązków informacyjnych związanych z zasadą jawności monitoringu.

Wprowadzenie monitoringu wiąże się również z obowiązkiem oznaczenia pomieszczeń oraz terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny za pomocą odpowiednich znaków lub informacji dźwiękowych, nie później niż 1 dzień przed jego uruchomieniem.

Sposób właściwego oznakowania stref monitorowanych zależy więc od swobodnej decyzji pracodawcy, który powinien kierować w takim przypadku interesem wszystkich pracowników, w tym osób niepełnosprawnych, w przypadku których jeden konkretny sposób oznakowania miejsc monitorowanych może okazać się niewystarczający.

Przetwarzanie zapisów monitoringu

Postępowanie z rejestrowanymi przez monitoring obrazami czy, mówiąc szerzej, zapisami nie może być dowolne. Zasadą jest, że nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane. Przechowywanie nagrań jest dopuszczalne przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.

Zapisy z monitoringu mogą być przetwarzane wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane.

Wyjątkiem od powyższej zasady, który daje podstawę do przedłużenia okresu przechowywania nagrań monitoringu, jest:

• wykorzystywanie zapisów monitoringu jako dowodu w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa lub
• powzięcie przez pracodawcę wiadomości o tym, że zapisy monitoringu mogą stanowić dowód w danym postępowaniu.

W takich przypadkach termin przechowywania zapisów monitoringu ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Upływ terminu 3-miesięcznego jak również terminu przedłużonego przechowywania zapisów monitoringu w związku z prowadzonym postępowaniem na podstawie prawa powoduje konieczność zniszczenia zapisów monitoringu, które zawierają dane osobowe.

Możliwa kontrola PIP

Wprowadzenie monitoringu zakładowego nie jest prywatną sprawą między pracodawcą a zatrudnionymi pracownikami. Należy bowiem pamiętać, że przepisy dające prawo wprowadzenia monitoringu zawarte są w Kodeksie pracy. Jest to podstawowe źródło prawa pracy, które w zakresie przestrzegania podlega szczególnej kontroli sprawowanej przez Państwową Inspekcję Pracy.

Należy przyjąć, że inspektorzy pracy mają pełne prawo oraz obowiązek - w przypadku gdy w sprawie monitoringu zostanie złożona skarga na pracodawcę - badać wszelkie zagadnienia związane z monitoringiem pracowniczym. W czasie kontroli inspektor ma więc możliwość przeanalizowania:

• przepisów zakładowych, w których pracodawca uregulował monitoring,
• spełnienia obowiązku informacyjnego względem pracowników,
• sposobu oznaczenia miejsc monitorowanych.

Podstawa prawna:

• art. 22²-22³ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost. zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 1076).