Odpracowanie wyjścia prywatnego w minutach

Problem

Nasz pracownik złożył wniosek o udzielenie mu 1 godziny zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych. Czy może odpracować to wyjście w ten sposób, że będzie pozostawał w kolejnych dniach po 10 minut dłużej, aż łącznie uzbiera się odpracowana godzina?

Rada

Tak. Nie ma przeszkód, aby odpracowanie wyjścia prywatnego pracownika nastąpiło poprzez jego dłuższą pracę o kilkanaście minut w innych dniach. Przepisy nie określają bowiem sposobu odpracowywania zwolnień od pracy udzielonych pracownikom w celu załatwienia spraw osobistych. Jeśli zatem pracodawca wyrazi zgodę na taką formę wykonywania przez pracownika pracy, będzie to prawidłowe. Jedynym warunkiem stosowania tego rozwiązania jest konieczność zapewnienia pracownikowi co najmniej 11-godzinnego odpoczynku dobowego i co najmniej 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Uzasadnienie

Pracą w godzinach nadliczbowych nie jest czas odpracowania zwolnienia od pracy udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych (art. 151 § 2¹ Kodeksu pracy). Odpracowanie zwolnienia nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego. Wymieniona regulacja nie określa szczegółowych zasad udzielania czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych (oraz jego odpracowywania). W związku z tym wskazane byłoby uregulowanie tej kwestii w przepisach wewnątrzzakładowych (regulaminie pracy, zakładowym układzie zbiorowym pracy). Przykładowo w aktach tych można ustalić:

• obowiązek jednoczesnego złożenia wniosku na piśmie o udzielenie czasu wolnego oraz wypisania się w książce wyjść prywatnych;
• obowiązek odpracowania czasu wolnego wyłącznie w dniu, w którym wystąpiło takie zwolnienie od pracy;
• możliwość „minutowego” odpracowania wyjścia prywatnego w poszczególnych dniach.

Niezależnie od uregulowań zawartych u pracodawcy ustawowym wymogiem formalnym udzielenia pracownikowi zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych jest złożenie na piśmie wniosku. Pracodawca może samodzielnie określić wzór takiego wniosku, jednocześnie zobowiązując pracownika do wskazania, w jakim dniu (dniach) i w jakim wymiarze nastąpi odpracowanie udzielonego czasu wolnego. Wymóg złożenia wniosku ma szczególne znaczenie przy późniejszej weryfikacji czasu pracy pracownika w danym miesiącu czy okresie rozliczeniowym czasu pracy. Niezłożenie bowiem przez pracownika wniosku na piśmie może następnie skutkować uznaniem, że rzeczywisty moment odpracowania przez pracownika zwolnienia od pracy będzie stanowił pracę w godzinach nadliczbowych.

W zakładzie pracy jest prowadzona karta ewidencji czasu pracy na podstawie list obecności (na których znajdują się podpisy pracowników oraz adnotacja o liczbie godzin nadliczbowych). Pracownik wystąpił o udzielenie mu czasu wolnego na załatwienie spraw osobistych 16 stycznia 2018 r. w wymiarze 2 godzin. Czas przeznaczony na prywatne wyjście miał odpracować 31 stycznia 2018 r. W związku z tym, że nie złożył do kierownika wniosku na piśmie, w karcie ewidencji czasu pracy 16 stycznia 2018 r. pracownik kadr oznaczył mu pracę w pełnym wymiarze czasu pracy (8 godzin). Pracownik odpracował wyjście prywatne 31 stycznia 2018 r. i w rezultacie świadczył pracę przez 10 godzin, co zostało wykazane na liście obecności. Pracownik kadr, w związku z brakiem pisemnego potwierdzenia skorzystania z wyjścia prywatnego, naliczył oraz wypłacił pracownikowi wynagrodzenie i dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych wykonaną 31 stycznia 2018 r. (przy czym godziny te w rzeczywistości nie stanowiły pracy w godzinach nadliczbowych).

Sposób odpracowywania czasu wolnego przez pracownika zależy od uregulowań zawartych w przepisach wewnątrzzakładowych, a w razie braku takich uregulowań – od decyzji pracodawcy. Jeżeli zatem pracodawca wyrazi zgodę na odpracowywanie przez pracownika czasu wolnego w wymiarze minutowym w poszczególnych dniach, nie ma przeszkód, aby w taki sposób nastąpiło uzupełnienie jego wymiaru czasu pracy do pełnego, przewidzianego w danym miesiącu.

Pracownik pracujący w systemie podstawowym czasu pracy złożył wniosek o udzielenie mu 1 godziny zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych w poniedziałek. Pracodawca wyraził na to zgodę. Jednocześnie ustalił z pracownikiem, że tę godzinę odpracuje on w minutach w pozostałe dni tygodnia. Przedstawia to poniższy rozkład:

Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

Pracodawcy udzielający pracownikom czasu wolnego muszą również pamiętać o obowiązku zapewniania pracownikom odpoczynków – co najmniej 11-godzinnego odpoczynku dobowego oraz co najmniej 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego. Szczególnie zatem w systemie równoważnego czasu pracy z możliwością wydłużania dobowego wymiaru czasu pracy pracowników do 12 godzin możliwość odrabiania wyjścia prywatnego jest ograniczona. W dniach, w których wymiar dobowy wynosi 12 godzin, dopuszczalne jest bowiem odpracowanie tylko 1 godziny wyjścia prywatnego bez naruszenia odpoczynku dobowego.

Podstawa prawna:

art. 132, art. 133, art. 135, art. 151 § 2¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 108; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 357