W świetle art. 149 Kodeksu pracy na każdym pracodawcy, niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników, ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Jest to konieczne w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia oraz innych świadczeń przysługujących pracownikowi ze stosunku pracy. Kodeks pracy nie narzuca jednak sposobu potwierdzania obecności w pracy przez pracodawcę. Stąd uważa się, że pracodawca ma całkowitą dowolność wyboru sposobu potwierdzania obecności pracownika w pracy.
POBIERZ DRUK: LISTA OBECNOŚCI
Ewidencja czasu pracy
Ewidencja czasu pracy prowadzona na kartach czasu pracy służy prawidłowym wyliczeniom wynagrodzenia oraz innych świadczeń przysługujących pracownikowi ze stosunku pracy. Ponadto prowadzenie ewidencji czasu pracy jest niezbędne od strony kontroli PIP. Każdy pracodawca musi przedstawić ją w razie kontroli inspektorowi Państwowej Inspekcji Pracy.
Rekomendowany produkt: Kodeks pracy 2016 z komentarzem (książka)
Do najważniejszych informacji, które musi zawierać ewidencja czasu pracy, należą informacje na temat pracy w poszczególnych dobach, także w niedziele i święta oraz w dni wolne od pracy, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych. Ewidencja powinna również informować o urlopach, zwolnieniach od pracy oraz o usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy.
Zasady prawidłowego ewidencjonowania czasu pracy pracownika
Lista obecności nie zastępuje karty ewidencji czasu pracy
Pracodawcy bardzo często przechowują listy obecności pracowników w pracy w celu prowadzenia ewidencji czasu pracy. Zabieg ten jest niestety niewystarczający. Koniecznością jest prowadzenie kart ewidencji czasu pracy, gdyż listy obecności są zbyt ograniczone. Nie zawierają wszystkich informacji, które są niezbędne do ewidencji czasu pracy. Zazwyczaj listy obecności składają się z podpisów pracowników ze wskazaniem konkretnego dnia. Pracownicy podpisują je zwykle, bądź w momencie przychodzenia, bądź w chwili opuszczania zakładu pracy. Brakuje w nich więc informacji o konkretnych godzinach pracy w ciągu dnia. Listy obecności nie zawierają ponadto żadnych informacji o godzinach nadliczbowych.
Lista obecności nie może zastępować karty ewidencji czasu pracy. Nie jest z nią tożsama, dlatego w razie kontroli PIP ewidencjonowanie czasu pracy wyłącznie na jej podstawie może zostać zakwestionowane.
Cele dowodowe
Pracodawca nie ma obowiązku wprowadzenia potwierdzania obecności w pracy przez pracowników. Nałożenie takiego obowiązku leży jednak w jego interesie. Stosowanie systemu potwierdzania obecności w pracy służy przede wszystkim celom dowodowym. Dla przykładu pracodawca, który nie prowadził list obecności, musi liczyć się z tym, że to na nim będzie spoczywał ciężar dowodu nieobecności pracownika w pracy (Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 maja 1999 r., sygn. akt I PKN 62/99).
Czy pracownicy muszą codziennie podpisywać listę obecności?
Pracodawca powinien poinformować pracowników o sposobie i zasadach potwierdzania obecności pracowników w pracy. Zazwyczaj zapisy dotyczące tej kwestii znajdują się w regulaminie pracy. Jeśli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników i nie ma regulaminu pracy, wówczas sposób i zasady potwierdzania obecności pracowników w pracy określa się w poleceniach pracodawcy.
Lista obecności
Jak już wyżej zostało wspomniane, pracodawca ma pełną dowolność wyboru sposobu potwierdzania obecności pracownika w pracy. Podejmując decyzję dotyczącą tej kwestii pracodawcy biorą pod uwagę swoje potrzeby specyfikę zakładu pracy. Najczęściej wybierają listy obecności. Listy obecności zwykle tworzone są w formie tabeli. Pracownik podpisuje się własnoręcznie w odpowiedniej rubryce wskazującej na konkretny dzień pracy. Listę obecności umieszcza się w ogólnie dostępnym miejscu. Pracodawca lub upoważniona przez niego osoba zazwyczaj o wyznaczonej wcześniej godzinie własnym podpisem potwierdza zgodność zawartych w liście informacji ze stanem faktycznym.
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 Nr 21, poz. 94 z późn. zm.)