Jak dokonać zmiany okresów rozliczeniowych

Wprowadzając w życie zmiany w obecnie obowiązującym regulaminie pracy powinni Państwo wprowadzić jednocześnie na kwiecień br. tzw. przejściowy 1-miesięczny okres rozliczeniowy. Natomiast od 1 maja 2012 r. można stosować nowe okresy rozliczeniowe. Limit godzin nadliczbowych dotyczy roku kalendarzowego. Zatem może dojść do sytuacji, że nadgodziny średniotygodniowe wypracowane w okresie od listopada do stycznia będą dotyczyć pracy, która miała miejsce jeszcze w poprzednim roku kalendarzowym. Jednak należy je wliczyć do limitu nadgodzin dotyczącego bieżącego roku kalendarzowego, tj. w momencie ich powstania w styczniu kolejnego roku.

Długość okresu rozliczeniowego jest uzależniona od systemu czasu pracy, który jest stosowany dla danego pracownika. Sposób liczenia okresu rozliczeniowego, tj. określenie, jakie miesiące obejmuje, należy do pracodawcy, który takiego dookreślenia może dokonać w przepisach wewnątrzzakładowych. Biorąc jednak pod uwagę związek między okresami rozliczeniowymi i wypłatą wynagrodzeń, w tym m.in. za pracę w godzinach nadliczbowych, najczęściej stosuje się okresy rozliczeniowe pokrywające się z miesiącami kalendarzowymi.

Zmiany okresu rozliczeniowego

Pracodawca może zmienić okres rozliczeniowy w trakcie roku kalendarzowego, ale nie w trakcie okresu rozliczeniowego. Oznacza to, że wprowadzenie zmiany jest możliwe po zakończeniu i rozliczeniu poprzedniego okresu.

Zmiana okresu rozliczeniowego, którą chcą Państwo wprowadzić, jest dopuszczalna. Trzeba tylko rozliczyć czas pracy w obecnie obowiązującym Państwa okresie rozliczeniowym, czyli od 1 stycznia do 31 marca br. Ponieważ nowy pełny okres rozliczeniowy rozpocznie bieg od 1 maja 2012 r., to w kwietniu br. trzeba wprowadzić tymczasowy okres rozliczeniowy obejmujący tylko ten miesiąc. Nie można natomiast stosować nowego okresu rozliczeniowego, tak jak Państwo chcą, od razu w okresie od 1 lutego do 30 kwietnia br., ponieważ taka zmiana zostałaby wprowadzona w trakcie trwania dotychczasowego okresu rozliczeniowego.

WAŻNE!

Zmiana okresu rozliczeniowego może nastąpić po zakończeniu i rozliczeniu bieżącego okresu rozliczeniowego.

Okres rozliczeniowy może być różny w poszczególnych częściach roku kalendarzowego.

Pracownicy pracują w podstawowym systemie czasu pracy. Długość okresu rozliczeniowego w tym systemie wynosi zasadniczo 4 miesiące z możliwością przedłużenia do 6 lub 12 miesięcy w szczególnych przypadkach. Zatem nie ma przeszkód, aby 1-miesięczny okres rozliczeniowy wprowadzić na kilka miesięcy w roku, np. od stycznia do kwietnia i od listopada do grudnia, a 3-miesięczne okresy rozliczeniowe od maja do lipca oraz od sierpnia do października.

Zmiany w regulaminie pracy dotyczące okresów rozliczeniowych

System, rozkład i okres rozliczeniowy czasu pracy powinny zostać wprowadzone w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Jeżeli pracodawca nie posiada takich wewnątrzzakładowych przepisów, ustalenia w zakresie systemu, rozkładu i okresu rozliczeniowego dokonuje w obwieszczeniu (art. 150 Kodeksu pracy). Pracodawca ma prawo zmienić okres rozliczeniowy. Takie zmiany może wprowadzić przez zmianę przepisów wewnątrzzakładowych, w których okres rozliczeniowy jest uregulowany. Jeżeli w Państwa firmie okres rozliczeniowy jest ustalony w regulaminie pracy, to zmiany okresu rozliczeniowego należy dokonać przez jego zmianę. Wprowadzenia zmian w regulaminie pracy może dokonać jednostronnie pracodawca, jeżeli w zakładzie nie działają związki zawodowe (art. 104² § 2 Kodeksu pracy).

WAŻNE!

Pracodawca może samodzielnie wprowadzić zmiany do regulaminu pracy, jeżeli w zakładzie pracy nie działają związki zawodowe.

W przypadku gdy w firmie jest organizacja związkowa, to pracodawca musi uzyskać jej zgodę na zmiany regulaminu pracy. Dopiero w przypadku braku zgody organizacji związkowej na zmiany w regulaminie pracy w ustalonym przez strony terminie pracodawca może je wprowadzić samodzielnie (art. 104² § 2 Kodeksu pracy). Jeżeli w zakładzie działa kilka organizacji związkowych, zmian w regulaminie pracy pracodawca powinien dokonać w porozumieniu z tym organizacjami. Dopiero gdy nie przedstawią one wspólnego stanowiska dotyczącego zmian w regulaminie pracy w terminie 30 dni lub nie wyrażą zgody na zmiany regulaminu pracy, pracodawca może samodzielnie dokonać zmiany regulaminu pracy.

Przykład zarządzenia pracodawcy, u którego nie działają związki zawodowe, dotyczący zmiany regulaminu pracy w zakresie okresu rozliczeniowego czasu pracy

Zarządzenie nr 1/2012 Prezesa Zarządu – HRFK Ekspert S.A. z 14 lutego 2012 r. w sprawie regulaminu pracy.

Na podstawie art. 104 i 104² Kodeksu pracy zarządzam, co następuje:

§ 1

1. Od 1 maja 2012 r. ustalam regulamin pracy w HRFK Ekspert S.A. w brzmieniu określonym w załączniku do niniejszego zarządzenia.

2. Na okres od 1 do 30 kwietnia 2012 r. wprowadza się w regulaminie pracy przyjętym uchwałą Zarządu nr 33/2010 z 17 marca 2010 r. zmianę polegającą na wprowadzeniu § 22 ust. 1 zapisu w nowym brzmieniu: „W spółce obowiązuje jednomiesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy”.

3. Od 1 maja 2012 r. traci moc regulamin pracy przyjęty uchwałą Zarządu nr 33/2010 z 17 marca 2010 r.

§ 2

Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników.

Fragment regulaminu pracy, który będzie obowiązywał od 1 maja 2012 r.

„Pracownicy spółki świadczą pracę w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00–16.00 w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym, liczonym począwszy od pierwszego dnia lutego”.

Wejście w życie zmian regulaminu pracy

Zmiany w regulaminie pracy wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od podania tych zmian do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 104³ § 1 Kodeksu pracy). Regulamin pracy wchodzi w życie nawet wtedy, gdy pewne uprawnienia pracownika dotyczące porządku i organizacji pracy zostały określone w umowie o pracę, ale nowe postanowienia regulaminu są dla pracownika korzystniejsze. Wówczas postanowienia umowy stają się nieważne, a zamiast nich stosuje się korzystniejsze postanowienie regulaminu pracy (art. 18 § 2 Kodeksu pracy).

WAŻNE!

Jeżeli postanowienia umowy o pracę są dla pracownika korzystniejsze niż postanowienia regulaminu pracy, do pracownika stosujemy postanowienia umowy o pracę.

Zmiana regulaminu a konieczność zmian w umowach o pracę

Jeżeli pracodawca wprowadza nowy okres rozliczeniowy, to należy rozważyć, czy przedłożyć pracownikom z tego powodu wypowiedzenia zmieniające. Pracodawca będzie musiał dokonać zmian umów o pracę, jeżeli w umowach tych został ustalony okres rozliczeniowy. Ponieważ nie ma obowiązku ustalania okresów rozliczeniowych w umowach o pracę, lecz w przepisach wewnątrzzakładowych, w praktyce takie przypadki będą sporadyczne.

Wątpliwości dotyczące zmian umów o pracę mogą pojawić się, jeżeli okres rozliczeniowy nie został zawarty w ich treści oraz zmiana okresu rozliczeniowego będzie zmianą niekorzystną dla pracownika. Zgodnie z dominującym poglądem w tym zakresie, w takim przypadku zmiana umowy o pracę nie będzie konieczna. Przepisy nie nakazują bowiem w takiej sytuacji dokonywania zmiany umowy o pracę (w przeciwieństwie do zmian przeprowadzanych w regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym pracy). Ponadto jeżeli okres rozliczeniowy nie jest ustalony w umowie o pracę, to trudno zmieniać tę umowę. Można jednak spotkać pogląd, że w takim przypadku wypowiedzenie zmieniające będzie konieczne. Takie stanowisko wynika z tego, że dochodzi do pogorszenia warunków pracy pracownika. Bezpieczniej dla pracodawcy będzie jednak złożyć mu wypowiedzenie warunków pracy i płacy, kiedy zmiana okresu rozliczeniowego jest ewidentnie niekorzystna dla pracownika.

Limit godzin nadliczbowych

Limit 150 godzin nadliczbowych, jakie może przepracować pracownik, jest limitem rocznym, dotyczącym danego roku kalendarzowego (art. 151 § 3 Kodeksu pracy). Praca nadliczbowa, do której doszło w wyniku przekroczenia dobowej normy czasu pracy, jest rozliczana na koniec miesiąca, w którym wystąpiła. Inaczej jest w przypadku pracy nadliczbowej, do której doszło w wyniku przekroczenia normy średniotygodniowej. Przy dłuższych okresach rozliczeniowych niż 1 miesiąc, czyli np. 2- lub 3-miesięcznych, stwierdzenie faktu wystąpienia nadgodzin średniotygodniowych następuje na koniec okresu rozliczeniowego. Zatem w razie ustalenia okresu rozliczeniowego obejmującego przełom roku, np. październik–styczeń, może dojść do sytuacji, że nadgodziny wypracowane w poprzednim roku kalendarzowym zostaną zaliczone do limitu godzin nadliczbowych nowego roku kalendarzowego. Takie postępowanie będzie prawidłowe.

Podstawa prawna:

• art. 18, art. 42, art. 45, art. 104–104², art. 129, art. 150, art. 151 § 3 Kodeksu pracy,
• art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854 ze zm.).