Jak rozliczyć czas pracy w kwietniu 2012 r.

Planując pracę w kwietniu 2012 r. pracodawcy mogą mieć problem z obliczeniem wymiaru czasu pracy pracowników. Pracownicy będą mieli bowiem w kwietniu br. różne wymiary czasu pracy w zależności od tego, jakie dni wolne są w firmie ustalone jako dni wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Obliczanie wymiaru czasu pracy w kwietniu 2012 r.

Od 1 stycznia 2011 r. wymiaru czasu pracy o 8 godzin nie obniża święto, które przypada w dniu wolnym z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (takim dniem wolnym jest najczęściej sobota). W praktyce oznacza to, że pracodawca nie musi już oddawać dodatkowego dnia wolnego pracownikom za święto, które przypada w dniu dla nich wolnym do pracy. Jednak taka regulacja decyduje o tym, że pracownicy mogą mieć różne wymiary czasu pracy w miesiącach, w których występują święta. Taka sytuacja będzie miała miejsce w kwietniu 2012 r.

Obliczając wymiar czasu pracy w kwietniu 2012 r. w każdym systemie czasu pracy, oprócz systemu pracy w ruchu ciągłym, należy:

Krok 1. Pomnożyć 40 godzin przez liczbę pełnych tygodni przypadających do przepracowania w kwietniu br.

W kwietniu br. licząc od 1 kwietnia są 4 pełne tygodnie, a zatem 40 godz. x 4 tyg.= 160 godz.

Krok 2. Do otrzymanej liczby godzin należy dodać iloczyn 8 godz. i dni „wystających” poza pełne tygodnie przypadających od poniedziałku do piątku.

W kwietniu br. występuje 1 taki dzień, tj. 30 kwietnia, a zatem 160 godz. + 8 godz. = 168 godz.

Krok 3. Od otrzymanej liczby godzin należy odjąć 8 godz. z tytułu każdego święta, które przypada w innym dniu niż niedziela oraz w innym dniu niż dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

W kwietniu br. występują 2 dni świąteczne (pierwszy i drugi dzień Wielkiejnocy), które przypadają 8 kwietnia (niedziela) i 9 kwietnia (poniedziałek). Wymiaru czasu pracy nie obniża zatem Niedziela Wielkanocna. Natomiast Poniedziałek Wielkanocny będzie obniżał wymiar czasu pracy, jeżeli poniedziałki są dla pracowników dniem pracy. Dlatego pracownicy mogą mieć w kwietniu 2012 r. różne wymiary czasu pracy. Jeżeli pracownicy pracują od poniedziałku do piątku i mają ustaloną sobotę jako dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, to w kwietniu mają do przepracowania 160 godzin (168 godz. – 8 godz.). Ich wymiar czasu pracy obniżamy bowiem o 8 godzin z tytułu święta, które przypada w poniedziałek.

Jeżeli pracownicy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy mają wolne poniedziałki (np. pracują od wtorku do soboty), to wówczas w kwietniu mają do przepracowania 168 godz., ponieważ żadne ze świąt Wielkiejnocy nie obniża ich wymiaru czasu pracy.

Wyznaczenie dodatkowego dnia pracy

Ponieważ niektórym pracownikom święta Wielkiejnocy nie obniżą wymiaru czasu pracy, może dojść do sytuacji, w której pracodawca będzie miał prawo wyznaczyć pracownikom dodatkowy dzień pracy w kwietniu.

Pracownik pracuje w podstawowym systemie czasu pracy od wtorku do soboty. Wolne ma niedziele i z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy poniedziałki. Jeżeli pracowałby w kwietniu 2012 r. od wtorku do soboty, to wypracuje 160 godz., a ponieważ święta Wielkiejnocy przypadają w niedzielę i poniedziałek, to nie obniżają temu pracownikowi wymiaru czasu pracy. Powinien on zatem przepracować w kwietniu br. 168 godz. Pracodawca ma więc prawo wyznaczyć pracownikowi dodatkowy dzień pracy, np. w poniedziałek 30 kwietnia, tak żeby mógł przepracować 168 godz. w kwietniu. Ustalając bowiem wymiar czasu pracy, liczymy go zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, a nie tylko na podstawie rozkładu czasu pracy pracownika.

Możliwość wyznaczenia dodatkowego dnia pracy zależy od określenia w zakładzie rozkładu czasu pracy. Jeżeli pracodawca ustalił go sztywno, np. w ten sposób, że „praca jest wykonywana od wtorku do soboty w godz. 8.00–16.00”, to nie będzie mógł wyznaczyć pracownikowi pracy w poniedziałek. Jeżeli natomiast rozkład czasu pracy jest ustalony elastycznie, np. że „praca jest wykonywana od wtorku do soboty, ale w niektórych miesiącach może być wykonywana w inne dni wskazane przed rozpoczęciem tego miesiąca w formie zarządzenia przez pracodawcę”, to wyznaczenie dodatkowej pracy np. w poniedziałek 30 kwietnia będzie dopuszczalne.

W sytuacji gdy pracownicy pracujący od wtorku do soboty wypracują w kwietniu br. 160 godz. i pracodawca nie wyznaczy im dodatkowego dnia pracy, to jeżeli są wynagradzani stawką godzinową, pracodawca będzie musiał im zapłacić wynagrodzenie za 168 godz. Zgodnie bowiem z ich wymiarem etatu, mają oni prawo przepracować w kwietniu 168 godz. Jeżeli pracodawca nie zapewni im pracy w takim wymiarze godzin, tylko w krótszym, tj. w wymiarze 160 godz., musi za niewypracowane 8 godz. zapłacić pracownikom wynagrodzenie przestojowe. Za niedopracowane 8 godz. pracownicy wynagradzani godzinowo otrzymają zatem wynagrodzenie wynikające z ich osobistego zaszeregowania.

Inaczej będzie w przypadku pracowników wynagradzanych stawką miesięczną. Bez względu na to, czy wypracują w kwietniu 2012 r. 160 godz. czy 168 godz., tacy pracownicy powinni otrzymać wynagrodzenie miesięczne w takiej samej należnej im wysokości. Nie może być ono obniżone, jeżeli zamiast 168 godz. wypracowali tylko 160 godz., ponieważ to niedopracowanie wynika z organizacji pracy, za którą odpowiada pracodawca.

Wyznaczenie pracy w kwietniu 2012 r. w systemie równoważnym czasu pracy

Dodatkowy problem z planowaniem pracy w kwietniu br. mogą mieć pracodawcy, którzy zatrudniają pracowników w równoważnym systemie czasu pracy. Pracownicy zatrudnieni w tym systemie czasu pracy mają bowiem różne dni wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Te dni wolne są ustalone w harmonogramie czasu pracy na dany okres rozliczeniowy czasu pracy. Pracodawcy mogą mieć problem z zaplanowaniem pracy w tym systemie, ponieważ ze względu na zmienny rozkład czasu pracy obliczenie wymiaru czasu pracy dla pracowników jest utrudnione. Wymiar ten zależy bowiem od tego, jakie dni są wolne od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Aby wyznaczyć dni wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowgo tygodnia pracy, pracodawca musi wiedzieć, jaki jest wymiar czasu pracy dla pracowników.

Rozstrzygnięcie tego problemu zaprezentowało Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej (pismo ze stycznia 2011 r. nr DPR-I-4102–3/11). Zdaniem resortu pracy, w przypadku pracowników pracujących w systemie równoważnym pracodawca może wyznaczyć umownie dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy na potrzeby rozliczania czasu pracy. Pracodawca może więc ustalić w przepisach wewnątrzzakładowych (np. w regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy), że dniem wolnym z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy na potrzeby ustalania wymiaru czasu pracy jest np. sobota. Wówczas obliczając wymiar czasu pracy pracodawca będzie traktował soboty jako dni wolne od pracy. Nie oznacza to jednak, że układając haromonogram czasu pracy pracodawca nie będzie mógł wyznaczyć pracownikom dnia pracy w sobotę. Pracodawca będzie miał takie prawo, ponieważ sobota będzie tylko dniem wolnym ustalonym na potrzeby obliczania wymiaru czasu pracy.

Praca na niepełny etat a święta

Wymiar czasu pracy dla pracowników niepełnoetatowych należy obliczyć tak samo, jak w przypadku pracowników pełnoetatowych. Jedynie otrzymany wymiar czasu pracy należy obniżyć proporcjonalnie do wymiaru etatu pracownika niepełnoetatowego.

Wymiary czasu pracy pracowników niepełnoetatowych, którzy mają wolne soboty z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy w kwietniu 2012 r.

Aby niepełnoetatowcom prawidłowo zaplanować pracę w kwietniu br., należy najpierw ustalić, ile godzin mają do przepracowania w tym miesiącu, a dopiero później ustalić rozkład czasu pracy.

Pracownik zatrudniony na 1/2 etatu pracuje od wtorku do soboty po 4 godz. dziennie. Jego wymiar czasu pracy w kwietniu 2012 r. wynosi 84 godz., ponieważ święta Wielkiejnocy nie obniżają jego wymiaru czasu pracy. Jeżeli będzie pracował od wtorku do soboty, to w kwietniu br. wypracuje 80 godz. Pracodawca może mu zatem wyznaczyć dodatkowy dzień pracy w poniedziałek w wymiarze 4 godz.

Kiedy praca w święto jest dozwolona

Praca w święta jest dozwolona tylko w szczególnych przypadkach. Zostały one wymienione wprost w przepisach Kodeksu pracy. Praca w święta jest dozwolona:

• w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
• w ruchu ciągłym,
• przy pracy zmianowej,
• przy niezbędnych remontach,
• w transporcie i w komunikacji,
• w zakładowych strażach pożarnych i w zakładowych służbach ratowniczych,
• przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób,
• w rolnictwie i hodowli,
• przy wykonywaniu prac koniecznych ze względu na ich użyteczność społeczną i codzienne potrzeby ludności, w szczególności w:
• zakładach świadczących usługi dla ludności,
• gastronomii,
• zakładach hotelarskich,
• jednostkach gospodarki komunalnej,
• zakładach opieki zdrowotnej i innych placówkach służby zdrowia przeznaczonych dla osób, których stan zdrowia wymaga całodobowych lub całodziennych świadczeń zdrowotnych,
• jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej oraz placówkach opiekuńczo-wychowawczych, jednostkach organizacyjnych wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej zapewniających całodobową opiekę,
• zakładach prowadzących działalność w zakresie kultury, oświaty, turystyki i wypoczynku,
• w stosunku do pracowników zatrudnionych w systemie czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 151¹⁰ Kodeksu pracy).

WAŻNE!

Pracodawca z powodu swoich szczególnych potrzeb nie może powierzyć pracownikom pracy w święta.

Zakaz pracy w handlu

Przepisy wyraźnie zabraniają polecenia pracownikom pracy w święta w handlu (art. 151^9a Kodeksu pracy). Pracownicy zatrudnieni w placówkach handlowych nie będą więc mogli pracować w święta Wielkiejnocy.

Zakaz pracy w święta dotyczy pracy od godz. 6.00 w dniu świątecznym do godz. 6.00 następnego dnia, gdyż praca w święta odbywa się właśnie w takich godzinach (art. 151⁹ § 2 Kodeksu pracy). Zatem pracodawca może ustalić pracownikom pracującym na nocnej zmianie, że rozpoczną wykonywanie pracy w dniu poprzedzającym święto, np. o godz. 22.00 i zakończą ją w święto o godz. 6.00. Takie ustalenie godziny pracy będzie prawidłowe.

Pracodawca może ustalić również inne godziny niż kodeksowe, które będą wyznaczały granice pracy w święto. Ustalenia te powinny być zawarte w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Jeżeli w firmie nie ma tych dokumentów wewnątrzzakładowych, pracodawca może jednostronnie ustalić, np. w drodze zarządzenia, kiedy w firmie trwa praca w godzinach świątecznych.

Przepisy nie określają, jakie placówki można uznać za handlowe. Dlatego placówkę handlową należy rozumieć potocznie, tj. jako instytucję, której działalność polega na kupnie, sprzedaży lub wymianie towarów i usług. Placówkami handlowymi są zatem np. sklepy, stoiska, hurtownie, magazyny, domy towarowe, składnice. Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy, za placówki handlowe nie można uznać stacji benzynowych, aptek oraz cukierni. Natomiast za placówki handlowe należy uznać sklepy internetowe (stanowisko PIP wyrażone w piśmie nr GPP-87- 4560–82–1/10/PE/RP).

Zakaz pracy w święta w placówkach handlowych dotyczy wszystkich pracowników, a nie tylko pracowników zatrudnionych konkretnie przy sprzedaży. Zakazem pracy w święta w placówkach handlowych są zatem objęci również pracownicy zatrudnieni na stanowiskach niezwiązanych ze sprzedażą, np. informatycy, pracownicy ochrony.

W święta w placówkach handlowych mogą natomiast pracować właściciele sklepów oraz osoby zatrudnione na innej podstawie niż stosunek pracy, np. na umowy cywilnoprawne.

Rekompensata za pracę w święta

Czasami może dojść do sytuacji, że pracodawca wyznaczy pracownikom pracę w święta Wielkiejnocy. Powinien ją jednak odpowiednio zrekompensować. Pracownikowi wykonującemu pracę w święto pracodawca jest zobowiązany zapewnić inny dzień wolny od pracy (art. 151¹¹ § 1 Kodeksu pracy). Nie ma w tej sytuacji znaczenia, ile czasu pracownik pracował w święta. Nawet jeżeli przepracował w dzień świąteczny 1 godzinę, to należy mu oddać cały dzień wolny.

Jeżeli pracownik przepracuje w święto niewielką liczbę godzin i otrzyma za taką pracę cały dzień wolny, może się okazać, że będzie miał niedopracowane godziny w obowiązującym go okresie rozliczeniowym.

Pracownik pracuje w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku po 8 godzin. Pracodawca wezwał go w święto do usunięcia awarii elektryczności w firmie. Z tego powodu pracownik pracował 2 godziny w święto. Pracodawca oddał mu za pracę w święto cały dzień wolny. W pozostałe dni pracownik pracował zgodnie ze swoim rozkładem czasu pracy. Ponieważ pracownik otrzymał wolne w dniu, w którym miał zaplanowane 8 godzin pracy, a w święto pracował tylko 2 godziny, to w okresie rozliczeniowym będzie miał niedopracowane 6 godzin. Za te 6 godzin należy mu zapłacić wynagrodzenie przestojowe lub zwykłe wynagrodzenie w zależności od uznania pracodawcy. Przepisy nie regulują bowiem, jakie pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie w takiej sytuacji za niedopracowane godziny.

Może również dojść do sytuacji, kiedy oddanie dnia wolnego za święto nie zrekompensuje w całości pracy w święto.

Pracownik jest zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy w hotelu. Został wezwany do pracy w święto, ponieważ zachorował inny pracownik. Pracował w święto 12 godzin. Pracodawca oddał mu za pracę w święto dzień wolny w dniu, w którym pracownik miał zaplanowane 10 godzin pracy. Pozostałe dni w okresie rozliczeniowym pracownik przepracował zgodnie ze swoim rozkładem czasu pracy. Pracownik będzie miał więc niezrekompensowane 2 godziny pracy w święto. Za te 2 godziny pracodawca powinien mu wypłacić oprócz normalnego wynagrodzenia dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia albo oddać czas wolny w wymiarze: za 1 godzinę nadliczbową 1 godzinę czasu wolnego (jeżeli pracownik wystąpił z wnioskiem o odbiór czasu wolnego) lub 1,5 godziny czasu wolnego za 1 godzinę nadliczbową (jeżeli pracodawca wyznaczył odbiór czasu wolnego bez wniosku pracownika).

W zamian za pracę w święto dzień wolny powinien zostać udzielony do końca okresu rozliczeniowego (art. 151¹¹ § 1 pkt 2 Kodeksu pracy). Pracodawca nie ma możliwości, nawet na wniosek czy za zgodą pracownika, udzielenia dnia wolnego za pracę w święto po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Pracodawca udziela dnia wolnego za święto jednostronnie i nie musi uzyskać akceptacji pracownika co do terminu odbioru dnia wolnego.

Jeśli pracodawca wyznaczył pracownikowi termin odbioru dnia wolnego za pracę w święto, a potem okazało się, że pracownik w tym czasie zachorował, dzień wolny uważa się za odebrany. Choroba pracownika przypadająca w dniu wolnym od pracy udzielanym za pracę w godzinach nadliczbowych nie powoduje bowiem obniżenia wymiaru czasu pracy, podobnie jak choroba pracownika przypadająca w czasie każdej innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika (art. 130 § 3 Kodeksu pracy).

Jeśli pracodawca nie ma możliwości udzielenia za pracę w święto dnia wolnego w wymaganym czasie (do końca okresu rozliczeniowego), powinien wypłacić pracownikowi 100% dodatek do wynagrodzenia. Zgodnie ze stanowiskiem PIP, za pracę w niedzielę i święto niezrekompensowaną innym dniem wolnym, która jednocześnie powoduje powstanie godzin nadliczbowych średniotygodniowych, należą się dwa 100% niezależne od siebie dodatki – jeden z tytułu pracy w niedzielę lub święto, a drugi z tytułu przekroczenia norm średniotygodniowych. Inne stanowisko w uchwale z 15 lutego 2006 r. (II PZP 11/05, OSNP 2006/11–12/170) zaprezentował Sąd Najwyższy, który uznał, że za pracę w niedzielę pracownikowi przysługuje jeden 100% dodatek. Wobec takich rozbieżności stanowisk co do liczby wypłacanych dodatków, w związku z niezrekompensowaną dniem wolnym pracą w niedziele lub święta, to pracodawca musi podjąć decyzję, które stanowisko przyjąć i stosować. W praktyce większość pracodawców wypłaca za pracę w święto jeden 100% dodatek.

Dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych oblicza się z uwzględnieniem jedynie wynagrodzenia zasadniczego wynikającego z osobistego zaszeregowania pracownika. Aby obliczyć dodatek za 1 godzinę pracy, stawkę zasadniczą wynagrodzenia miesięcznego należy podzielić przez wymiar czasu pracy ustalony dla danego miesiąca kalendarzowego, w którym wystąpiły nadgodziny. Dotyczy to również dłuższych niż miesięczne okresów rozliczeniowych.

Dokonując rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych nie należy jednak zapominać o tym, że za pracę nadliczbową, oprócz dodatku z tego tytułu, przysługuje pracownikowi normalne wynagrodzenie. Podstawę normalnego wynagrodzenia za taką pracę stanowi zaś nie samo zasadnicze wynagrodzenie, lecz wszystkie stałe, wypłacane co miesiąc, składniki wynagrodzenia. Tak wynika z orzeczenia Sądu Najwyższego z 3 czerwca 1986 r. (I PRN 40/86, OSNC 1987/9/140). Obliczając wynagrodzenie za 1 godzinę pracy nadliczbowej, tak jak w przypadku dodatku za nadgodziny, normalne miesięczne wynagrodzenie dzielimy przez wymiar czasu pracy ustalony dla danego miesiąca kalendarzowego, w którym wystąpiły nadgodziny.

Podstawa prawna:

• art. 130, art. 151¹, art. 151², art. 151^9–151¹¹ Kodeksu pracy,
• art. 1 pkt c i pkt d ustawy z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz.U. Nr 4, poz. 28 ze zm.).