Sytuacja, w której z organizacji odchodzą utalentowani pracownicy, jest niewątpliwie bardzo trudna. Wraz z nimi często firma traci część know-how, które, wypływając z organizacji, osłabia ją na jakiś czas. Jeżeli funkcjonuje program sukcesji, wtedy pracownicy działu HR niewątpliwie stają przed mniejszym wyzwaniem. Jeżeli firma zmuszona jest pozyskać nowego pracownika z rynku, jego wdrożenie i uzyskanie pełnej efektywności na stanowisku pracy niejednokrotnie trwa dłużej niż trzy miesiące okresu próbnego.
Moment zwolnień w firmie zawsze obarczony jest ryzykiem odejść najlepszych pracowników. W sytuacji braku pełnej komunikacji i adekwatnej dbałości o kluczowych pracowników w organizacji, ci, w obawie przed zwolnieniem, sami podejmują inicjatywę znalezienia nowego miejsca pracy. Jako wyróżniający się pracownicy nie mają z reguły problemu z zatrudnieniem u nowego pracodawcy. Kluczem w tej sytuacji jest dokonanie wszystkich redukcji w stosunkowo krótkim czasie i położenie ogromnego nacisku na ogólną komunikację, a często indywidualne rozmowy z poszczególnymi pracownikami.
Próba zdobycia cennej wiedzy
Exit interview jest formą wywiadu z odchodzącym pracownikiem, prowadzoną przez pracowników działu HR. I choć sceptycy uważają, że w tej sytuacji pracownik niezbyt otwarcie dzieli się swoją wiedzą, a pozyskane informacje mogą być niepełne, to jednak taka forma wywiadu pokazuje najczęściej powody rezygnacji z pracy oraz pozwala zidentyfikować obszary zmian w firmie. Jednakże tylko w firmach, które są otwarte na konstruktywną krytykę, pozyskana wiedza jest katalizatorem dalszego doskonalenia. Prawidłowo skonstruowane wywiady powinny dostarczyć użytecznych informacji na temat organizacji i środowiska pracy, kultury, funkcjonujących procesów i systemów, zarządzania czy możliwości rozwoju. Wielu pracodawców nie widzi potrzeby wdrożenia exit interview z różnych powodów, jest on jednak wyjątkową szansą do badania i analizy opinii pracowników odchodzących, którzy tak czy inaczej bardziej otwarcie odpowiedzą na nasze pytania niż pracownicy nadal zatrudnieni, nawet w ramach kwestionariuszowego badania opinii pracowników.
Cel wywiadów i korzyści
Kwestionariusz wyjściowy, bo tak jest również nazywane exit interview, jest pozytywnie odbierany przez zatrudnionych pracowników. Takie spotkania wdrożone jako standard są często widziane jako troska o pracowników, a uzyskane informacje jako podstawa do wdrożenia pozytywnych zmian. Dlatego też organizacja nie powinna obawiać się uruchomienia takiej procedury. Natomiast po wdrożeniu firma powinna nie tylko konsekwentnie przeprowadzać wywiady, wyciągać wnioski, lecz także implementować zdobytą wiedzę na dwóch poziomach:
operacyjnym – szybkie podjęcie działań w kwestiach wymagających niezbędnej zmiany, np. przeciążenie pracą czy mobbing,
strategicznym – wdrożenie, modyfikacja i doskonalenie funkcjonujących systemów HR.
Exit interview prowadzony w ramach bezpośredniego wywiadu jest najbardziej efektywnym sposobem, gdyż umożliwia bezpośrednią komunikację, doprecyzowanie otrzymanych informacji i lepsze ich zrozumienie. Daje to możliwość:
- precyzyjnej identyfikacji powodów, dla których pracownik odchodzi,
- zapoznania się z opinią pracownika w wielu obszarach (np. warunków pracy, atmosfery, jak również efektywności i jakości pracy ze współpracownikami i przełożonym),
- poznania i zatrzymania wiedzy eksperckiej w firmie, czy wręcz
- efektywnego zatrzymania cennego pracownika w organizacji oraz
- zażegnania potencjalnego konfliktu.
Jeżeli jednak z jakiegoś powodu nie ma możliwości przeprowadzania wywiadów bezpośrednich (np. duże rozproszenie organizacji), lepszy jest kwestionariusz elektroniczny niż brak jakiejkolwiek próby zdobycia cennej wiedzy.
Podczas rozmowy pracownik działu HR powinien dać przestrzeń swojemu rozmówcy, unikać interpretacji i uzgadniania faktów. Z pewnością obrona w takiej sytuacji i argumentowanie, że jest zupełnie inaczej, mogą nasuwać się samoistnie, jednak rolą HR-owca jest zebrać opinię, zadając pytania otwarte i zachęcając do wyczerpujących odpowiedzi.
Pracownik może, ale nie musi
Bardzo ważna jest komunikacja i zapoznanie pracownika z celami, dla jakich przeprowadzane jest spotkanie, nawet jeżeli procedura funkcjonuje w organizacji od dawna. Pracownik może być bardziej zmotywowany do rozmowy, gdy spotkanie ma miejsce w ostatnich dniach jego obecności w firmie. W ten sposób możemy wyeliminować niepokój pracownika, że może sobie zaszkodzić. Jeżeli jednak naszym głównym celem jest zatrzymanie pracownika, to zdecydowanie warto taką rozmowę odbyć stosunkowo szybko. Na pewno warto zadbać o komfort rozmówcy, organizując zarówno odpowiednią przestrzeń do rozmowy, jak i rezerwując sobie odpowiedni czas. Wywiad taki może budzić wiele emocji, zatem osoba go prowadząca musi być do niego odpowiednio przygotowana.
Tak czy inaczej nikt nie może zmusić pracownika do uczestnictwa w exit interview. Pracodawca może jedynie poprosić o udział w spotkaniu i liczyć na pozytywną reakcję. Właściwą decyzję może ułatwiać fakt, że pracownik może być zainteresowany:
- przekazaniem swoich oczekiwań, otrzymaniem propozycji lepszych warunków współpracy,
- pozostaniem w dobrych relacjach z byłym pracodawcą,
- poprawą warunków pracy pozostających kolegów.
Wykorzystanie zebranych danych
Organizacja może wykorzystać zdobytą wiedzę, by przeanalizować przede wszystkim powody rotacji w firmie i na tej podstawie podjąć stosowne działania. Może być jedna, główna przyczyna skłaniająca pracowników do szukania nowych wyzwań zawodowych, ale może się także okazać, że powodów jest wiele, np. warunki pracy, stres, atmosfera, przełożony oraz inne.
Drugi istotny obszar analizy to zdiagnozowanie przyczyn, które nie muszą być bezpośrednią przyczyną odejść, ale powodują, że praca w organizacji jest trudna i mniej efektywna. Zdarza się, że pracownicy odchodzą w poszukiwaniu możliwości rozwoju czy awansu. Często są to osoby, które były nieoficjalnie typowane przez organizację jako osoby kluczowe, myślano o nich jako o następcach. Zatrudnieni pracownicy natomiast narzekają, że kryteria awansów są niejasne, a decyzje wynikają z układów personalnych.
W takiej sytuacji warto poważnie rozważyć procedurę planów sukcesji i odpowiednio zarządzić informacją. Niewątpliwie najważniejsze dla firmy jest zachowanie ciągłości procesów biznesowych, a dla pracowników możliwości rozwoju.
Exit interview daje odpowiedź na wiele pytań zarówno w zakresie operacyjnym, jak i strategicznym. Czasem jest to pierwsza okazja, kiedy organizacja pozyskuje taką wiedzę i refleksję, że są obszary do dalszego doskonalenia. Mając informacje, bardzo istotne są jest jeszcze gotowość i możliwości firmy do wprowadzania zmian.