To dobrze, że zwracasz uwagę na to, jak rozpoczniesz pracę z nowymi podwładnymi. Jednak proponuję, żebyś zbytnio nie skupiał się na pierwszym wrażeniu. Jest ono ważne, ponieważ inicjujące spotkanie nowego szefa z podwładnymi może wpłynąć na ich opinię o przełożonym na długi czas. Nie jest jednak najważniejsze, zawsze można je poprawić – jeśli tylko nowy szef zauważy, że coś poszło kiepsko. Zbytnie skupienie się na zrobieniu dobrego entré może kosztować zbyt dużo stresu. Podwładni zobaczą wówczas bardzo zdenerwowanego i spiętego nowego przełożonego – a to nie powinno się wydarzyć. Nie wolno też na siłę dostosować się do nowych pracowników. Badania dowodzą, że jeśli ktoś bardzo skupia się na dostosowaniu się do rozmówcy, to zaczyna być postrzegany jako sztuczny i pozbawiony empatii. Gdy nowi podwładni zaczynają postrzegać przełożonego w ten sposób, bardzo utrudnia to zbudowanie autorytetu i zaufania.
Wspólna praca
Najważniejszą rzeczą jest dobre przygotowanie się do pierwszych dni z nowymi pracownikami. Większość z nich oczekuje, że zwierzchnik wykaże się doświadczeniem i zainteresuje sobą. „Czego się nauczyłem jako szef, których błędów się nie ustrzegłem” – takie przedstawienie się pierwszego dnia to skuteczny sposób, pomagający kierującemu zespołem powoli przekonywać do siebie swoich nowych podopiecznych. Pierwsze spotkanie nie jest dobrym momentem na przedstawienie systemu wartości nowego szefa, określanego jako exposé. To ważne wydarzenie lepiej przesunąć o kilka dni, kiedy nowy zwierzchnik wstępnie zorientuje się w realiach i obyczajach panujących w firmie. Oczywiście, mogą zaistnieć okoliczności, kiedy kierownik zespołu nie powinien odkładać swojego exposé, ale są to bardzo rzadkie sytuacje. Jeśli nie ma takiej konieczności, wystarczy poinformować podopiecznych, kiedy dowiedzą się, co jest ważne dla nowego przełożonego, jakie ma wyobrażenie o wspólnej pracy, co będzie popierał i nagradzał, a czego nie będzie tolerował.
Nadstawione uszy, wytężony wzrok
Podczas pierwszego spotkania warto zadbać o dwustronną jasną i spójną komunikację z podwładnymi. Oczywiście, należy wszystkich poprosić o przedstawienie się, a następnie skupić się na ich potrzebach i pomysłach związanych z ich pracą. Warto, żeby wówczas nowy zwierzchnik mówił tylko wtedy, gdy jest to konieczne, a w zamian dużo słuchał. Szef, który od razu dużo mówi, przypomina osobę tak skupiającą się na sobie, że tracącą szansę na to, by czegoś się dowiedzieć o swoich rozmówcach. Dzięki słuchaniu i obserwowaniu przełożony ma szansę poznać swoich podwładnych. Tym sposobem ma możliwość zrozumieć i „poczuć” firmę oraz zorientować się w panujących obyczajach i relacjach. Dopóki nie zdobędzie tej wiedzy, musi ważyć każde słowo. Od samego początku wspólnej pracy warto prosić swoich podopiecznych o liczne informacje zwrotne. Podwładni, którzy zobaczą, że szef bierze pod rozwagę ich sugestie, ośmielą się i zaczną szczerze wypowiadać uwagi. Szef, któremu zależy na opiniach podopiecznych, dowiaduje się więcej i budzi zaufanie. Gdy pracownicy czują się traktowani po partnersku, zmieniają wyobrażenie o zwierzchniku i obawiają się go mniej.
Czas na exposé
Po kilku dniach wspólnej pracy, nie później niż w ciągu tygodnia, szef powinien przedstawić swoje exposé. Dobre jest krótkie i przedstawiane prostym językiem – po to, żeby podwładni wszystko zapamiętali. Składa się z czterech części. W pierwszej należy przedstawić, na czym szczególnie zależy przełożonemu, jakie zachowania będzie wspierał i nagradzał. Drugi fragment to pokazanie, czego szef nie będzie tolerował i kiedy będzie wyciągał konsekwencje. W trzeciej części przełożony pokazuje, na jaką jego pomoc mogą liczyć podwładni. Zakończenie exposé to sprawdzenie, czy wszystko, co szef powiedział w swoim exposé, zostało zrozumiane przez pracowników.
Reguły w nowej firmie
Jeżeli nowy szef zacznie szybko wprowadzać zmiany, nie znając dobrze podległego zespołu, może zaburzyć jego funkcjonowanie. Zbyt szybkie ich wprowadzenie rodzi niepokój i negatywne myślenie o przełożonym. Po drugie, jeśli zespół funkcjonował do tej pory, to znaczy, że korzystał z metod, które mogły być całkiem niezłe. Przez wprowadzenie innowacji, można wylać dziecko z kąpielą i pozbyć się rozwiązań, które były wypracowywane i modyfikowane przez długie lata i sprawdzały się w istniejących realiach. Nowy szef musi też pamiętać, że wszystkiego nie będzie w stanie zmienić. Spotka ustalenia, zasady i rozwiązania, które będzie musiał zaakceptować, nawet jeżeli nie będą mu się podobały. Czasami będą to realia, które warto zmienić, bo poprawią skuteczność zespołu. Mimo to będzie musiał pogodzić się z tym, że niektóre reguły w nowej firmie są nienaruszalne, nawet wtedy, gdy działają na jej niekorzyść.
Testowanie przez podwładnych
W początkowym okresie nowy menedżer będzie wystawiany na próbę przez podwładnych. Będą sprawdzali, na ile mogą sobie pozwolić, ile swobody mogą sobie zapewnić i czy szef rzeczywiście będzie trzymał się tego, co zapowiedział. To naturalne postępowanie i nie powinno wywoływać gniewnych reakcji ze strony nowego zwierzchnika. Podwładni myślą podobnie do małych dzieci, badających granice tolerancji rodziców – myślą „To, co zdobędziemy teraz, będzie już usankcjonowane. Lepiej więc teraz uzyskajmy więcej, bo później będzie już trudniej”. Szef, który jest świadomy, co leży u podstawy takiego zachowania, będzie wiedział, jak się zachować. Wystarczy, że będzie konsekwentnie trzymał się ustaleń, które poczynił na początku swojej pracy. Warto też, by pokazał podwładnym, że rozumie ich zabiegi, ale nie ma zamiaru zmieniać zasad bez ważnego powodu. Nie zrobi tego, ponieważ straci w ich oczach autorytet. Jest też otwarty na wszelkie dyskusje i w uzasadnionych przypadkach chętnie rozważy, czy jego opinia jest właściwa.
Czasami występuje inne zagrożenie. Niektórzy spróbują wykorzystać pojawienie się okazji, jaką jest przełożony, który nie zna warunków panujących w zespole. Mogą próbować manipulować nim i przedstawić sytuację w sposób, który jest dla nich wygodny, a nie zawsze zgodny z prawdą. Jest to szansa, żeby nowy zwierzchnik podjął takie decyzje, które są im na rękę. Jak odróżnić takich manipulantów od pracowników, którzy starają się rzetelnie wprowadzić szefa w realia firmy? Na początku jest to niemożliwe, jedyną szansą jest cierpliwość i uważna analiza poprzedzona obserwacją.
UWAGA
Menedżerowie, którzy preferują autorytarne podejście do podwładnych, wypadają szczególnie kiepsko podczas pierwszych dni w firmie. Twardo zarządzający przełożony może przesadzić w kreowaniu wizerunku surowego zwierzchnika. Jeżeli postawi głównie na zdobycie respektu podwładnych, zrazi ich do siebie i zaprzepaści szansę na zbudowanie partnerskich stosunków. Ryzykuje, że najbardziej operatywni uciekną z firmy, a pozostali staną się jedynie wykonawcami poleceń służbowych.