Nie wolno doprowadzić do zamęczenia siebie i swoich współpracowników, ponieważ odbije się to na efektywności oraz zepsuje atmosferę i relacje w firmie. Obowiązkiem każdego menedżera jest stałe poprawianie organizacji pracy. Wszystkie cele, które stawia, muszą być jasne i realne – chodzi o to, żeby pracownicy czuli, że jeśli się postarają, to uda się im wypełnić zadania. Przełożony powinien też okresowo przeglądać obowiązki nakładane na podopiecznych i weryfikować je, tak żeby można było im sprostać. Taka weryfikacja bywa trudna, zwłaszcza że z reguły sam szef te obowiązki powierzył swoim podwładnym.
Na pełnych obrotach
Niektórym pracodawcom i menedżerom wydaje się, że ludzie pracują dobrze tylko wówczas, gdy przez cały dzień działają na pełnych obrotach. Nie doceniają dobrej atmosfery i spokojnego rytmu pracy i ich wpływu na efektywność. Gdy praca jest dobrze zorganizowana, wszyscy pracują wydajniej i czują się potrzebni. Powinni zaczynać każdy dzień w firmie z przekonaniem, że uda się im wykonać większość zadań, także tych najtrudniejszych. Znam firmy, w których obowiązują specjalne godziny, w których nikt nie może nikomu przeszkadzać. W tych organizacjach pracownicy wiedzą, że jest to czas, kiedy mogą zmierzyć się z zadaniami wymagającymi największej koncentracji. Znam też przełożonych, którzy nakładają kary za zbyt długie siedzenie w pracy – chcą w ten sposób nauczyć pracowników dobrej organizacji i zachowania równowagi pomiędzy życiem służbowym i prywatnym. Ci, którzy pracują do późnych godzin wieczornych, w końcu dojdą do kresu swojej efektywności i motywacji i staną się nieprzydatni.
Praca nieprzerwana
Strukturalizacja czasu to nauka określająca, jak organizować pracę, aby była wydajna, a jednocześnie zapewniała dobrą atmosferę i zadowolenie zatrudnionych. To, że przychodzimy do swojej firmy przede wszystkim po to, żeby pracować, jest dla wszystkich oczywiste. Według niektórych zwierzchników przychodzimy tam tylko po to. Nie jest to prawdą. Zbyt dużą część naszego życia spędzamy w miejscu pracy, żebyśmy mogli pracować tam bez przerwy. Musielibyśmy być robotami, które nie potrzebują chwili oddechu i zadowolenia płynącego z zachowania relacji z innymi i normalnych kontaktów społecznych. Psychologowie zajmujący się prawidłowym wykorzystywaniem czasu w pracy podkreślają, że poza aktywnością zawodową każdy menedżer powinien zostawić sobie i podwładnym trochę czasu na inne formy działania. Musi się jeszcze znaleźć miejsce na trzy inne aktywności – na spędzanie czasu, rytuały i wycofanie. Wszystkie one zajmują mniej niż 10 proc. czasu pracy, ale są konieczne. Jak więc widać, pracownicy, którzy poświęcają cały czas na wykonywanie zadań, pracują w nieprawidłowy sposób. Szef, który wymaga pracy non stop, nie docenia wpływu ważnych potrzeb na swoich podwładnych i ujawnia swoje słabe przygotowanie do zarządzania.
Firmowy rytm
Wycofanie to momenty, kiedy pracownik zostaje sam i nikt mu w tym nie przeszkadza. Wspomniane „ciche godziny” pozwalają realizować tę właśnie formę działania. Wycofanie nie jest potrzebne jedynie do tego, żeby w spokoju zmierzyć się z najtrudniejszymi zadaniami. Jest przede wszystkim ważne wówczas, gdy pracownik ma wszystkiego dosyć i potrzebuje chwili, żeby dojść do siebie. Wiele osób potrzebuje wówczas chwili samotności, która daje szansę na zebranie myśli, ochłonięcie z emocji i powrót do normalnej efektywności.
Spędzanie czasu to po prostu chwile poświęcone na kontakty z innymi, budowanie więzi i odpoczynek w towarzystwie współpracowników. Rozmowy o niczym podczas przerw, na początku każdego dnia i podczas wychodzenia z firmy odgrywają ważną rolę w integracji zespołu. Są też okazją do odpoczynku, wymiany pomysłów, pożartowania lub porozmawiania o poważniejszych sprawach. Zacieśniają więzi społeczne i są ważną formą odpoczynku. W przeciwieństwie do wycofania wymagają kontaktów z innymi osobami. Rytuały to pewne powtarzalne zachowania łatwo rozpoznawalne przez wszystkich w firmie. Dzięki swojej przewidywalności dają pracownikom poczucie bezpieczeństwa. Podkreślają też przynależność do zespołu poprzez podobieństwo działań. Typowymi rytuałami są poranne formy witania się, wspólne zamawianie posiłków, te same dni i godziny rozpoznawania zebrań i wszystkie inne działania, które niezmiennie zdarzają się w firmie o znanych wszystkim porach dnia, tygodnia, miesiąca.
Szanowanie prywatności
W bardzo nielicznych koncernach pozwala się pracownikom na kwadrans drzemki między 12 a 14. Z medycznego punktu widzenia to znakomity pomysł, pozwalający zregenerować siły i poprawić wydajność. Czasami rolę tę ma spełniać przerwa po posiłku. Warto jednak pamiętać, że jedynie krótka drzemka, nawet na siedząco w fotelu, pozwoli na prawdziwy odpoczynek. Powinna trwać około 15 minut.
Szanowanie prywatności pracowników to ostatnia ważna sprawa wpływająca na zmęczenie związane z pracą. Wielu przełożonych nie nęka telefonami swoich współpracowników i sami nie są nękani po godzinie 18. Tak się umówili między sobą i wszyscy przestrzegają tej zasady. Wyjątkiem są bardzo ważne i pilne wydarzenia. Każdy telefon wieczorem lub podczas wolnych dni oznacza, że sprawa jest wyjątkowo pilna i nie może poczekać. Gdy dla pracowników jest to oczywiste i nie jest nadużywane, odbierają takie telefony z pełnym zrozumieniem i zaangażowaniem. Niestety, dla wielu szefów dzwonienie wieczorami do podwładnych jest normą. Niektórzy z nich nie widzą w tym nic niestosownego, mają jeszcze za złe swoim podwładnym, że nie chce się im pracować wieczorem. Określają to brakiem zaangażowania w sprawy organizacji. Jeżeli zwierzchnicy chcą pracować całe dnie kosztem prywatnego czasu, droga wolna. Byle nie kosztem osób, za które odpowiadają, ponieważ jest to nieprofesjonalne, męczące i odbierające podwładnym chęć do pracy.