Hasło zintegrować zespół uruchamia wiele skojarzeń, takich jak:
- wyjazd integracyjny – daleko lub blisko, ale z obowiązkową zmianą otoczenia, klimatu, formy pracy etc.,
- wyjście integracyjne, kręgle, bilard, kino, częściej pub, czyli pogaduchy, namiastka wspólnego działania w otoczeniu otwartym,
- zamknięta impreza dla firmy połączona z jakimś istotnym dla niej wydarzeniem,
- warsztaty – wymiar edukacyjny integracji przejawiać się może w szkoleniu, czyli połączeniu przyjemnego z pożytecznym – zdobywania wiedzy i umiejętności związanych z życiem zespołu,
- inne, niezliczone odmiany i wariacje na temat wspólnego spędzania czasu w sytuacji odmiennej od codziennej, w celu zbudowania poczucia wspólnoty.
I ten kierunek z pewnością jest właściwy, paleta aktywności integracyjnych jest bardzo szeroka. Nie brakuje doświadczonych specjalistów, którzy takie spotkanie przygotują na miarę naszych środków i wymagań. Nie brakuje też pomysłów w każdej mniejszej lub większej organizacji, na temat tego, jak ludziom pomóc poznać się lepiej, poprzez zabawę, rozrywkę, lecz także wspólne działanie.
Pomysły nie zawsze w cenie
Ważne, aby sensownie z tej oferty wybierać, aby nie wylać dziecka z kąpielą, czyli unikać pomysłów, jak:
- wysyłanie na szkolenie czy imprezę integracyjną na drugi koniec Polski grupy, której członkowie chcą się oderwać od spraw prywatnych z przyjemnością, zacieśnić więzi w zespole też, ale tylko do 22.00, bo wtedy opiekunka dzieci już naprawdę musi wrócić do domu,
- kazać przedzierać się przez kolczaste zarośla, mknąć wywrotnym kajakiem spiętrzoną górską rzeką czy czołgać się po błocie lubiącym nade wszystko ciepło i wygodę sybarytom,
- zmuszać do działań zaczepnych i ostrzeliwania kolorową farbą zagorzałych pacyfistów,
- szczodrą ręką częstować tłustą żołnierską grochówką i kromką wiejskiego chleba suto posmarowaną smalcem grupę osłabłych z głodu wegetarian,
- zapiąć w uprząż i kazać wspinać się po czubkach niebosiężnych sosen, bądź zjeżdżać na łeb, na szyję dotkniętych lękiem wysokości czy chorobami kręgosłupa...
Przesada? Groteska? Niekoniecznie. Czasem to zafundowana w dobrej wierze, a chybiona w ostatecznym rozrachunku inwestycja, po której zostaje w najgorszym razie trauma, w najlepszym niezadowolenie.
Zdarza się, niestety, że najmodniejsze w danym sezonie działania integrujące, znakomicie spełniające swą rolę w jednym zespole, w innym – wybierane bezrefleksyjnie, mogą okazać się źródłem braku satysfakcji, frustracji, zniechęcenia czy poczucia własnej słabości.
Każdy ma inne potrzeby
Jak się zatem zabrać do wyboru najlepszego rozwiązania w danym momencie? Po pierwsze, należy dowiedzieć się od samych zainteresowanych, jakiego typu formuła wspólnej zabawy i wspólnego działania w celu skonsolidowania zespołu zadowalałaby wszystkich zainteresowanych. Forma dowolna – ankieta, rozmowa, plebiscyt – dostosowana do specyfiki zespołu. Ważne, żeby uczestnicy mieli realny wpływ na formułę działania integracyjnego.
Po drugie, warto na kwestie integracji spojrzeć z perspektywy całego zespołu, jego stażu, dynamiki rozwoju oraz fazy, w jakiej się znajduje, i tym się kierować, wybierając aktywność. Młody zespół będziemy definiować jako taki, który istnieje od niedawna, natomiast mogą go stanowić zarówno osoby zróżnicowane pod kątem doświadczenia życiowego oraz wieku metrykalnego.
Jeśli chcemy znaleźć najlepsze sposoby na integrację tak zdefiniowanego młodego zespołu zacznijmy od określenia stanu docelowego, czyli określenia, czym jest, jak pracuje, jak wygląda zespół zintegrowany. Pierwsze skojarzenia prowadzą nas do grupy osób, które się lubią, dobrze znają, rozumieją, pomagają sobie chętnie, dzielą się radą i najlepszymi praktykami, współpracują, stanowią jeden front, gdy przychodzi im bronić własnych interesów, lubią ze sobą spędzać czas również poza firmą.
Zespół zintegrowany, czyli jaki
Po pierwsze, zespół zintegrowany powinna cechować jednoznaczność celów, musi wiedzieć, dokąd zmierza i co ma osiągnąć. Po drugie, taki zespół charakteryzuje się optymalnym wykorzystaniem zasobów wszystkich członków grupy, czyli najpierw trzeba te zasoby i potencjał poznać, potem odpowiednio wykorzystać.
Dobra komunikacja
Kolejne niebagatelne kryterium to przepływ informacji między członkami zespołu oraz ich zdolność do przekazywania sobie informacji zwrotnej. Dzięki temu ludzie uczą się na popełnianych błędach, mają szansę wyciągać wnioski z potknięć, uczyć się nowych, lepszych sposobów rozwiązywania zadań. Zespół zintegrowany potrafi przekazywać sobie konstruktywną informację zwrotną, dzięki czemu nie narastają „podskórne” konflikty. Ponadto ludzie doceniają wysiłki i osiągnięcia swoje oraz innych osób w zespole, potrafią się wzajemnie chwalić, okazywać sobie uznanie, co buduje poczucie własnej wartości.
Każdy głos jest ważny
Następna kwestia to wspólnota w podejmowaniu decyzji, w zintegrowanym zespole każda osoba jest traktowana podmiotowo, tzn., że ma możliwość wpływu na daną decyzję, każdy głos jest brany pod uwagę.
Następna cecha to wychodzenie naprzeciw potrzebom członków zespołu. Jeśli w zespole realizowane są tylko potrzeby części osób, a pozostałe muszą, pod mniejszą lub większą presją, podporządkować się, nie sposób mówić o zespole zintegrowanym.
Zanim zatem wybierzemy formę integracji, odpowiedzmy sobie na pytanie, w jakim stopniu nasz młody zespół realizuje te kryteria, gdzie jest w tym momencie i na którym warto by się skoncentrować wzmocnić, pomóc.
Fazy rozwoju zespołu
Opisany został zatem stan docelowy. Nie sposób jednak pominąć faktu, że ważna jest droga dojścia do takiego stanu idealnego. Tę drogę wyznaczają naturalne fazy rozwoju zespołu, którym podlega każdy.
Świadomość tego, w jakiej fazie jest zespół w danym momencie i czym się ta faza charakteryzuje, jest punktem wyjścia do określenia, jaka aktywność może być pomocna w tym momencie, aby zespół zintegrować.
Budowanie
Pierwsza faza to faza formowania, budowania i integracji, kiedy zespół i jego wspólnota dopiero się rodzi. To bardzo ciekawa faza, gdy świadomie bądź nie, przywdziewa się maski, zachowuje dystans, usiłuje zaprezentować od najlepszej strony, wykreować taki obraz własnej osoby, aby zdobyć przychylność innych. W tej fazie cele grupy nie są tożsame z celami indywidualnymi.
Okres burzy
Druga, nieprzyjemna, ale i nieunikniona, a zarazem niezbędna faza, konfliktu, burzy i naporu. To dramatyczny moment, kiedy maski opadają, a okres pozornej harmonii i życzliwości wszystkich dla wszystkich zastępuje walka o zabezpieczenie indywidualnych interesów. To moment, gdy przychodzi do rozdzielenia celów, doprecyzowanie planu działania i zakresu odpowiedzialności.
Członkowie zespołu zaczynają bez ogródek pokazywać, co jest dla nich naprawdę ważne, to moment zbudowania podstawowych zrębów zespołu, ustalenia pozycji, koalicji, podgrup, tego, czego możemy spodziewać się po sobie i innych.
Wreszcie spokój
Po burzy przychodzi spokój. Czasem to właśnie w tej fazie następuje konieczność oswojenia się z zupełnie odmiennym wizerunkiem innych członków zespołu („wilk w owczej skórze”, „cicha woda”). Przykre lub miłe rozczarowanie (w porównaniu z pierwszym wrażeniem). To moment, gdy już wiemy, czego się można po kim spodziewać, na kogo liczyć, kogo omijać szerokim łukiem, ale wiadomo, że trzeba z tym żyć i budować coś wspólnie, już na prawdziwych przesłankach.
Wzajemna współpraca
Wreszcie można zacząć kolejną fazę, efektywnej współpracy. W tej fazie uczestnicy są już dobrze zintegrowani i nieźle współpracują, bo komunikacja jest otwarta, istnieje największe od początku procesu zaufanie. Zespół charakteryzuje maksymalna efektywność i satysfakcja z wykonanego zadania. I żyliby długo i szczęśliwie, gdyby nie to, że mogą pojawić się zmiany w otoczeniu, na przykład nowe cele i zadania. Dojrzały zespół może szybko przystosować się do zmian i osiągnąć nowy cel. Łatwo to zrobić, bo zaufanie jest wciąż wysokie, praca wykonywana efektywnie, a komunikacja otwarta.
Gdzie jesteśmy
Teraz najważniejszy moment wyciągnięcia wniosków. Musimy odpowiedzieć sobie na wiele pytań. Gdzie jest nasz młody zespół? W której fazie? Czy przypadkiem nie warto trochę popchnąć proces? Czy nie wyhamować, jeśli przebiega zbyt szybko? Czy mamy się delikatnie poznawać? Czy wiemy wystarczająco dużo o sobie, aby wypracować najlepsze rozwiązanie? Jakie kryteria zintegrowania już spełnia, a czego mu brakuje?
Trudno podać listę konkretnych działań, które pomogłyby zintegrować konkretny zespół, jeśli nie ma się precyzyjnych danych. Młody zespół z definicji może być w fazie formowania się, może mu brakować wiedzy o sobie, może być kłopot z konwencją, komunikacją, informacją zwrotną. Ale może mieć inne problemy i wyzwania.
Pomocą mogłoby być zarówno szkolenie, jak i warsztat wyjazdowy zawierający trochę wiedzy i jakiś rodzaj gry czy symulacji połączony ze wspólnie spędzonym wieczorem. Czasem za starter wystarczyłoby samo „piwo” bez konieczności dalszego wyjazdu.
Ważne jest dokładne zdefiniowanie, gdzie jesteśmy i czego nam brakuje. Jeśli postawimy dobrą diagnozę, zdecydowanie łatwiej będzie wybrać formę działania integracyjnego.