Warto zebrać te wątpliwości i np. w czasie warsztatu pokazać przykłady celów, jakie można postawić w poszczególnych działach, które będą nawiązywały do strategii firmy, potrzeb poprawy procesów pracy, uczenia innych itp. Na podstawie opisanych poniżej dobrych praktyk najlepszych pracodawców cele nie muszą być tylko bezpośrednio powiązane ze wskaźnikami finansowymi, mogą też dotyczyć poprawy procesów – np. dla księgowego, uproszczenie procesu rozliczania wydatków służbowych, którego wskaźnikiem będzie skrócenie czasu rozliczeń, albo nawet wzrost zadowolenia pracowników w tym aspekcie. Cele mogą też dotyczyć rozwijania innych osób lub usług firmy, np. dla handlowca nauczenie negocjacji cenowych młodszych kolegów z zespołu, co będzie mierzone nie tylko zadowoleniem kolegów ze szkolenia, lecz także zmniejszeniem rabatów udzielanych klientom.
Obietnica nagrody
Dyskusji o stawianiu celów (prowadzonej na początku roku) nie sposób prowadzić bez spojrzenia na sposób rozliczania i nagradzania za ich realizację (często koniec roku/okresu rozliczeniowego). Rozwiązania dotyczące systemu motywacyjnego, czyli prowizje, premie, nagrody, podwyżki oraz praktyki dotyczące awansów determinują podejście menedżerów i pracowników do stawiania i realizacji celów. W tych aspektach pracownicy działu personalnego mogą być bardzo pomocni w wytłumaczeniu menedżerom współzależności między zarządzaniem przez cele a innymi systemami zarządzania efektywnością pracy ludzi. Dość popularną praktyką jest organizowanie krótkich warsztatów na początku każdego roku, które służą przypomnieniu zasad i praktyk w zakresie stawiania i rozliczania celów.
Wiarygodność zarządu
Dział personalny nie zastąpi menedżerów w dobrym postawieniu celów pracownikom, jednak zachęcam do zebrania wszystkich celów i wspólnej z zarządem syntezy, jak cele poszczególnych osób i jednostek przyczyniają się do realizacji strategii firmy. Takie zestawienie może pokazać brak spójności celów, potencjalne konflikty międzydziałowe lub nieciągłość kaskadowania pewnych celów. Zarząd występujący z komentarzem i propozycjami modyfikacji celów cząstkowych po takiej analizie jest dużo bardziej wiarygodny w swoim dążeniu do realizacji strategii, pokazuje też, że poważnie traktuje cały proces stawiania celów.
Naturalnie, sam moment wyznaczania celów jest dopiero początkiem zaangażowania pracownika w realizację swoich zadań, jednocześnie bez tej rocznej ramy trudno mówić o budowaniu trwałego zainteresowania ludzi jak najlepszym wykonywaniem swojej pracy.
@RY1@i13/2011/002/i13.2011.002.000.0022.001.jpg@RY2@
@RY1@i13/2011/002/i13.2011.002.000.0022.002.jpg@RY2@
Na bazie doświadczeń pracy z firmami, które zwyciężają w rankingu prowadzonym przez Aon Hewitt corocznie w ramach Badania Najlepszy Pracodawca, prezentujemy kilka praktyk, które mogą dobrze służyć menedżerom w motywującym i biznesowo konstruktywnym stawianiu celów.
1. Przełóż strategie firmy na cele dla zespołu
Większość pracowników potrzebuje widzieć tzw. szerszy obrazek, więc warto pokazać im, jak cele, które będą realizować jako zespół, przyczyniają się do realizacji celów firmy. Pozwala to też krótko przedstawić cele, jakie mają inne zespoły i dzięki temu podyskutować o współzależnościach i ewentualnych konfliktach.
2. Używaj celów wielowymiarowych
Cele mogą odnosić się do miar innych niż bezpośrednie wskaźniki finansowe efektywności. Przykładowo cel zwiększenia marży na klientach może być realizowany bezpośrednio poprzez zwiększenie liczby sprzedanych mu usług, ale też pośrednio poprzez opracowanie nowego procesu obsługi, skrócenie czasu realizacji zleceń itp. Wielu najlepszych pracodawców używa Zrównoważonej karty wyników, która z pewnymi modyfikacjami może być stosowana w każdym dziale firmy i doskonale służyć do opisywania celów na różnych wymiarach.
3. Najpierw określ cele dla zespołu
Dobrą praktyką jest rozpoczęcie roku od spotkania zespołowego, na którym określone zostaną cele dla całego zespołu i przeprowadzona dyskusja o sposobach ich realizacji. Tym samym menedżer nie tylko pokazuje pracownikom obraz wykraczający poza ich partykularny cel, lecz także angażuje ludzi w wymyślanie sposobów realizacji celów. Często daje to menedżerowi pomysły na ciekawe cele dla poszczególnych osób lub grup. Pozwala również robić śródroczne spotkania monitorujące, które pozwalają upewnić się, że realizujemy nasze zamierzenia, a swoimi działaniami wspieramy się nawzajem w ich realizacji (a nie utrudniamy sobie nawzajem).
4. Wyróżnij cele na tle codziennych obowiązków
Wiele zarzutów odnoszących się do systemów zarządzania przez cele dotyczy faktu, że nie wnoszą one nowej jakości w wyzwania stawiane pracowników „jaki sens ma stawianie księgowej celu bezbłędnego księgowania faktur, skoro z jej opisu obowiązków wynika, że ma to robić”. I rzeczywiście, nie ma sensu stawiać celów, które są tylko uszczegółowieniem zakresu obowiązków. Z drugiej strony cele nie mogą być kompletnie różne od zakresu odpowiedzialności, bo pracownik nie ma ich realizować poza codzienną pracą lub zamiast podstawowych zadań. Wyzwania stawiane w ramach systemu zarządzania przez cele powinny więc uszczegóławiać rację istnienia roli, skoro podstawowym zadaniem handlowca jest sprzedawać, to część celów powinna uszczegółowiać to, czego oczekujemy z zakresie sprzedaży, np. w zakresie nowi/dotychczasowi klienci, miks produktowy, czas, koszty realizacji itp. Jednak powinny się pojawić również inne cele, które wzbogacają pracę handlowca i przyczyniają się do realizacji innych zamierzeń firmy.
5. Stawiaj cele różnego rodzaju – wskaźnikowe, zadaniowe, rozwojowe
Do pozytywnej oceny realizacji celów powinno przyczyniać się nie tylko zrealizowanie lub niezrealizowanie podstawowych wskaźników biznesowych. Motywujące dla ludzi i wzbogacające ich pracę, ale także przydatne biznesowo jest stawianie im celów związanych z wdrożeniem konkretnych zmian lub realizacją projektów, np. skrócenie jakiegoś procesu, dzielenie się wiedzą ze współpracownikami itp. Niektóre organizacje wręcz zapisują, że spośród maksymalnie pięciu celów, jakie stawiamy pracownikowi, dwa muszą dotyczyć zamierzeń innych, niż wprost wynikające z opisu odpowiedzialności. Daje to pole do kreatywności oraz pozwala inwestować w rozwój pracownika (cele rozwojowe), co z kolei przygotowuje go do potencjalnej zmiany roli lub odpowiedzialności.
6. Zorganizuj giełdę celów
Wiele kontrowersji budzi kwestia upubliczniania celów poszczególnych pracowników, jednak praktyki stosowane przez najlepszych pracodawców pokazują, że warto to robić. Zorganizowanie spotkania, które służy przedstawieniu celów oraz daje możliwość pracy w mniejszych zespołach nad zaplanowaniem ich wspólnej realizacji lub niwelowaniu barier, bardzo dobrze przyczynia się do efektywnej realizacji zamierzeń oraz wiary pracowników, że są w stanie je osiągnąć.
7. Powiąż cele z nagrodami
Praktyka ta opisana ogólnie na początku tekstu zakłada, że w momencie wyznaczania celów pracownicy będą w stanie oszacować, jakiej nagrody mogą oczekiwać za ich realizację. Ważne więc, żeby celów nie było zbyt wiele (od trzech do pięciu), były one mierzalne i zależne od wysiłku pracownika. To wspiera zaangażowanie pracownika w ich realizację i pozwala na zobiektywizowaną ocenę.