Zmiany w firmie są nieodzownym elementem jej funkcjonowania. Ich rodzaj oraz siła zależą od wielu czynników i celu, jaki ma zostać osiągnięty. Niekiedy zmianą będzie przeniesienie siedziby firmy, innym razem zatrudnienie nowego prezesa, a czasem fuzja z organizacją konkurencyjną. Omawiany przypadek jest zmianą dość trudną dla zarządu i pracowników, bowiem dotyczy przejęcia przez większe przedsiębiorstwo, a więc istnieje zagrożenie zatracenia tożsamości firmy i jej kultury oraz modyfikacji w dotychczasowym profilu działania. Zdarza się jednak, że obawy przerastają realne problemy, z jakimi trzeba będzie się zmierzyć. Wyobraźnia ludzka potrafi tworzyć wybujałe czarne scenariusze, opierając się jedynie na pogłoskach, niedopowiedzeniach i niewielkich transformacjach w organizacji. Warto się zatrzymać i zrozumieć zachodzące w firmie zmiany oraz ich celowość. Trzeba dać sobie i firmie czas, gdyż każda zmiana wymaga pewnych poświęceń i cierpliwości, jednak efekt może być zaskakująco pozytywny. Otwartość umysłu i wiedza to elementy nieodzowne w procesie wdrażania zmian.
Zmiana i sens jej wprowadzenia
Zmiany towarzyszą człowiekowi przez całe życie i zazwyczaj wiążą się z mniejszym lub większym stresem. Zanim pracownik sobie ze zmianami poradzi, musi być świadomy kierunku, w jakim podąża firma, oraz powodów, dla których zmiana zostaje dokonywana. Istnieje kilka podstawowych czynników, na podstawie których decyzja o zmianie jest podejmowana:
- ogólna sytuacja rynkowa – siły wpływające na organizację, a więc wszelkie czynniki sprzyjające i utrudniające funkcjonowanie na rynku (np. ceny, trendy, popyt, podaż, ogólne warunki i aspekty prawne),
- klient – odbiorca dóbr, którego nieustannie zmieniające się potrzeby dotyczące jakości, innowacji czy szybkości dostawy, znacząco wpływają na funkcjonowanie,
- firmy współpracujące – np. dostawcy, producenci podzespołów, magazyny, firmy rekrutacyjne, szkoleniowe, księgowe i płacowe to ważne ogniwa pozwalające na płynność w produkcji lub w dostawie usług. Zachwiania w tych obszarach mogą generować zmiany,
- konkurencja – współzawodnictwo, które ma na celu zwiększanie zysków, poprzez korzystniejsze dla odbiorców oferty. Liczba firm oraz jakość, jaką proponują, jest duża, a więc niezwracanie uwagi na konkurentów i niepodejmowanie działań zmieniających może skończyć się dla przedsiębiorstwa porażką,
- wizja i strategia firmy – stworzone na podstawie powyższych czynników, pozwolą odnieść sukces na istniejącym rynku.
Przekonanie do słuszności zmiany
Zrozumienie wartości zmiany nie jest łatwe, ponieważ człowiek z reguły preferuje stabilne i bezpieczne środowisko, w którym nierzadko króluje rutyna, chociażby w niektórych schematach postępowania. Zrozumienie powodów zmian, a przede wszystkim nienaganny przepływ informacji w firmie, pozwoli na złagodzenie ewentualnych skutków związanych z prowadzonymi procesami.
Pracownik, który został jedynie poinformowany, że w najbliższym czasie nastąpi zmiana w zarządzaniu firmą, nie będzie potrafił dostrzec jej sensu, a co więcej, na podstawie szczątkowych wiadomości oraz niezrozumiałej wizji przyszłości, przestanie utożsamiać się z firmą, a po pewnym czasie wybierze inny, bardziej stabilny grunt – konkurencja chętnie przyjmie dobrego i sprawdzonego specjalistę. Przekonanie do słuszności zmiany musi więc odbyć się wielopoziomowo: firma, menedżer, pracownik.
Zadaniem firmy będzie odpowiednie przygotowanie pracowników do nadchodzących zmian, a więc przekazanie pełnej informacji dotyczącej powodów celów, jakie mają zostać osiągane, podstawowych planów, jakie zostały stworzone, oraz końcowej wizji. Kluczem będzie uczciwe podejście do pracowników, faktyczna wiara we własne słowa i eliminacja bajek o raju, ponieważ odniesie to odwrotny skutek do planowanego. Zadaniem firmy będzie monitorowanie wprowadzanych modyfikacji oraz bieżące współuczestniczenie w życiu współpracowników poprzez systematyczne podsumowania, celebrowanie sukcesów oraz umiejętne reagowanie w przypadku problemów.
Rola szefa
Ogromną rolę w procesach transformacji odgrywa przełożony, który w miarę bezboleśnie przeprowadzi pracownika przez okres zmian. Jest to osoba najbliższa pracownikowi, która z reguły powinna go wspierać, szanować, darzyć zaufaniem, informować i słuchać. Menedżer musi więc być doinformowany, wierzyć w powodzenie zmiany oraz cel, jaki zostanie przez nią osiągnięty. Zwątpienie menedżera i jego odejście z firmy może mieć ogromne znaczenie dla nastrojów w zespole i powodzenia całego procesu zmian: „On z pewnością wie coś, czego nie wiemy my. Skoro on odchodzi, to my również powinniśmy. Firma widocznie nie ma przyszłości”. Pytania nasuwają się jednak same: skąd przeświadczenie menedżera i pracowników, że w nowej firmie będzie lepiej i stabilniej? Może człowiek widzi tylko to, co chce widzieć? Zadanie menedżera jest więc trudne i sam pracownik powinien okazać mu wyrozumiałość.
Jeżeli dla pracownika widoczna jest sensowność zmiany na dwóch wyżej omówionych poziomach, to dość otwarte podejście do transformacji nie powinno stanowić problemu. Pracownik będzie świadom, że zmiana nie będzie tragedią, która rozbije zgrany zespół, zdegraduje jego pozycję w firmie, zburzy dotychczasowe sposoby działania, nadając przyszłości ciemne barwy. Dobre podejście przełożonych i pracownika pozwoli także na eliminację bierności czy negowania podejmowanych działań, na rzecz odnalezienia siebie w nowej rzeczywistości oraz zaangażowania w proces. Jeżeli mimo wszystko człowiek natknie się na problemy, to warto wcielić w życie myślenie: jedno się kończy, a drugie zaczyna. Czasem warto budować od nowa, na świeżym i bardziej przyjaznym gruncie. Otwartość, kreatywność, chęci, wyrozumiałość i pozytywne nastawienie to droga do sukcesu. Może warto spróbować?
Błędy w procesie wprowadzania zmian
● Postrzeganie zmiany jako pojedyncze zdarzenie, a nie proces, który będzie trwał i wpływał na wiele czynników.
● Brak zrozumienia celowości zmian u osób kluczowych i wprowadzających zmiany.
● Uboga komunikacja z personelem.
● Brak kwalifikacji u osób odpowiedzialnych za wprowadzanie zmian.
● Oszczędność kosztów i czasu w momentach ważnych dla powodzenia całości.
● Rozbieżności między wysiłkiem a efektem, jaki firma chce osiągnąć.
● Brak nawet drobnych sukcesów, które pozwoliłyby na umocnienie wiary w powodzenie całego procesu.
KONTAKT:
sylwia.szykula@snt.pl