Pracodawca ma obowiązek prowadzenia administracji kadrowo-płacowej. Jednakże czy do zarządzania personelem, zgodnym ze strategią firmy, potrzebna jest w jakimkolwiek stopniu administracja personalna?
Działy HR są obciążane administracją personalną w pełnym zakresie dla zatrudnionych pracowników i przeznaczają na to zadanie niewspółmiernie dużo nakładów w stosunku do efektów. Prowadzenie spraw kadrowych w firmie nie jest zazwyczaj najbardziej ulubioną dziedziną aktywności zawodowej pracowników działów HR. Wymaga odpowiedniego przygotowania, zarówno pod względem narzędzi, np. dostosowanego i aktualizowanego oprogramowania informatycznego, jak i specjalistycznych kompetencji w tej dziedzinie, niezbędnych do prowadzenia w imieniu pracodawcy dokumentów i spraw pracowniczych. Dlatego czasami warto zastanowić się nad skorzystaniem z zasobów wyspecjalizowanych dostawców usług outsourcingu kadrowo-płacowego.
Odpowiedzialność pracodawcy
Zazwyczaj dziedzina ta nazywana jest twardym HR. Twarde są zasady, które rządzą sprawami administracji kadrowej i naliczania wynagrodzeń. Błędy i niedokładności mszczą się w przyszłości, są poza tym dokładnie ewidencjonowane. Pomyłka w aktach osobowych lub na liście płac zostaje uwieczniona, jest łatwa do uchwycenia w trakcie kontroli PIP lub podczas innych czynności audytorskich. Dodatkowym czynnikiem wpływającym na brak entuzjazmu do prowadzenia spraw administracji kadrowej jest związana z nią odpowiedzialność za zgodność spraw pracowniczych z wymaganiami ustawowymi. Odpowiedzialność osobistą za błędy w sprawach pracowniczych ponoszą osoby, którym powierzono funkcję pracodawcy, co oznacza, że błędy popełnione przez pracowników działu HR mogą obciążyć np. dyrektora HR lub prezesa firmy. Pracownik działu personalnego, któremu przydarzyło się popełnienie błędu, nie odpowiada przed PIP lub urzędem skarbowym, ale wobec niego pracodawca może wyegzekwować odpowiedzialność pracowniczą za pomyłki. Finalnie jednak to pracodawca odpowiada za wyniki prowadzenia spraw kadrowo-płacowych przed organami uprawnionymi do kontroli oraz pracownikami, dlatego też powinien powierzyć je z zachowaniem zasad odpowiedzialności osobom profesjonalnym w tej dziedzinie, które zapewnią mu bezpieczeństwo jako pracodawcy i płatnikowi.
Pracownik wewnętrznym klientem
Pracownicy każdej firmy oczekują od pracodawcy dokumentowania przebiegu pracy, prowadzenia akt osobowych, naliczania wynagrodzeń, terminowego zgłoszenia do ZUS. Powinni być przekonani, że ich sprawy są prowadzone zgodnie z przepisami, na bieżąco i w każdej chwili możliwe do sprawdzenia. Czy mogą czuć się bezpiecznie w swojej firmie, gdy przekonają się, że podczas naliczania wynagrodzeń popełniono błąd, a negatywne skutki dotyczą ich osobiście? Gdy okaże się, że pomyłkowo zaniżono zaliczkę podatkową, a konsekwencje poniosą pracownicy w postaci obowiązku zapłaty zaległego podatku w najbardziej dla nich nieodpowiedniej chwili? Jak może być postrzegany pracodawca, który nie wydaje i nie ogłasza dla pracowników regulaminu wynagradzania, regulaminu pracy lub ZFŚS? Czy jest uznawany za pożądanego pracodawcę na rynku pracy? Brak określenia jasnych zasad relacji pracodawca-pracownik, wzajemnych obowiązków i uprawnień, uszczegółowienia sposobu funkcjonowania na płaszczyźnie prawa pracy dla pracodawcy skutkuje brakiem narzędzi do kształtowania wzajemnych relacji w stosunkach pracy, a pracownik nie ma oparcia w przepisach wewnętrznych.
Kopciuszek w procesie zarządzania personelem
Prawidłowo prowadzona sfera administracyjna buduje zaufanie do pracodawcy, wpływa na jego pozytywny wizerunek w odbiorze pracowników.
Zarządzanie kadrą jest specyficzną sferą zarządzania z tego względu, że koresponduje ze wszystkimi obszarami prawa pracy, a w szczególności z jego dość rygorystycznymi zasadami i wymaganiami. Polityka personalna obejmująca wieloaspektowo działania z zakresu zarządzania kadrą opiera się na adekwatnych, tworzonych i dostosowanych dla danej organizacji instrumentach prawnych i strukturach organizacyjnych.
Bez wątpienia administracja personalna powinna być prowadzona prawidłowo, to jest zgodnie z przepisami i w sposób dostosowany do specyfiki danej firmy, nie tylko ze względu na wymagania prawne, lecz także, a może przede wszystkim, w celu tworzenia niezbędnych, formalnych, jasnych zasad funkcjonowania organizacji, której zadaniem jest wywiązywanie się z szeroko pojętych obowiązków pracodawcy. Obowiązki te nałożone są przez prawo, a jednocześnie dostosowane do specyfiki firmy. Regulaminy: pracy, wynagradzania, ZFŚS, stwarzają pracodawcy duże możliwości budowy i kształtowania spójnego i elastycznego systemu zarządzania potencjałem społecznym.
Nie ulega wątpliwości, że prawidłowo prowadzona administracja stanowi niekwestionowaną i niezbędną podstawę do efektywnego zarządzania personelem. Jest bazą i wsparciem dla projektów rozwoju i szkolenia personelu. Jednak z uwagi na swoją uniwersalność nie musi być prowadzona wewnątrz firmy. Dział HR może i powinien traktować tę dziedzinę jako narzędzie do kształtowania wizerunku pracodawcy. Rolę tę może odgrywać poprzez nadzór nad administracją kadrową prowadzoną zewnętrznie w ramach outsourcingu, natomiast kompetencje działu HR powinny wspierać realizację polityki personalnej firmy.