Najgorsze są nie kilkudniowe szkolenia, ale jednodniowe, tak zwane ofsajty, i imprezy integracyjne. Najpierw jedziemy cały dzień, około godziny 15.00 mamy obiad, potem dwie godziny mów motywacyjno-wzmacniających, balanga do rana i powrót - kolejne kilkaset kilometrów. Ale za to, jak brzmi - integracja w Zakopanem (na Mazurach, w Szklarskiej). Co prawda, nikt nie zdążył kupić oscypka, a na spacer nad jeziorem nie było czasu, ale... działo się! Czy w Jachrance, Serocku lub Pułtusku byłoby inaczej? Tylko to brzmienie „integracja w Mszczonowie” nie jest aż tak atrakcyjne. Jeśli program nie zawiera minimum jednego popołudnia wolnego, wycieczkowego, to ludzie nawet w Juracie mogą nie zdążyć zobaczyć morza. To po co trzymać ich 12 godzin w autach i autokarach?
Planować z głową
Inną sytuacją jest szkolenie zjazdowe, kiedy ściągamy pracowników z całej Polski. Tu dobrze znaleźć balans pomiędzy ciekawym miejscem i w miarę podobnymi odległościami oraz czasem dojazdu dla wszystkich uczestników.
Jeśli natomiast skuszą nas legendy o nocnym życiu Krakowa, jedźmy na szkolenie pod Wawel. Jednak pozwólmy uczestnikom na, po pierwsze, dwu-, trzygodzinny spacer po mieście, po drugie, zwiedzenie z przewodnikiem czegoś ciekawego i mniej typowego (nowy pawilon Wyspiańskiego, synagoga), a po trzecie skorzystanie z krakowskich klubów. Pamiętajmy wszakże, że do miasta wychodzi się tu około 22, a życie nocne trwa do 2-3 nad ranem. Nie planujmy więc startu szkolenia o 9.00 - to bez sensu. Możemy oczywiście zaplanować szkolenie każdego dnia od 9.00 do 18.30 i kolację. Ale znowu - po co w Krakowie?
Uważać na koszty
Ważnym elementem szkoleń jest koszt wyżywienia i hotelu. Bywa, że z noclegiem za noc droższym niż normalny miesięczny czynsz za mieszkanie szkolonego pracownika. Kiedyś konferencję „Obniżanie kosztów spółek akcyjnych” zorganizowano w... najdroższym hotelu w Polsce. Nie chodzi o skąpstwo, ale czy na każdym szkoleniu musi być łosoś, sola, krewetki i hotel z noclegiem za 900 zł? Dla podkreślenia ważności szkolenie powinno odbywać się w warunkach trochę lepszych niż codzienne. Trochę! Oczywiście każdy z nas chętnie korzysta z luksusu na koszt innych, ale czy nocleg w ośrodku pod Warszawą za 200 zł zamiast w centrum za 800 zł zmniejszy efekt szkolenia? Najlepiej wybrać spokojny hotel, zwyczajny, spełniający warunki czystości i wygody przy rozsądnych cenach. Przy dobrym szkoleniu uczestnicy spędzą w pokoju około dwóch godzin. Pozostały czas to sen i pobyt w sali szkoleniowej.
Zapewnić warunki
Kolejna decyzja to sam ośrodek lub hotel i to, co ma w nim być. Najważniejsze rzeczy (obok pokoju i jedzenia) to dobra sala szkoleniowa (tu spędzimy około dziewięciu, dziesięciu godzin) oraz dobra rekreacja (minimum sauna i basen). Wielokrotnie sprawdziłem, że grupa warsztatowa, około 10-12-osobowa, w następnym dniu po saunie pracuje znacznie efektywniej. To tam dokonuje się najszybsza integracja, pękają lody, przełamywane są bariery. Lepiej mniej gwiazdek, czasem mało znany obiekt i miejscowość, ale z warunkami do efektywnej pracy i rekreacji. Zawsze lepiej mieć dobrą lokalizację (blisko i ciekawie), dobrą kuchnię i salę, elementy rekreacji, niż płacić hotelowi za posiadanie fryzjera i sklepiku z biżuterią oraz za recepcję, w której pracownicy mówią w trzech językach.
Wiele ośrodków ma w ofercie rekreację, TV sat., prasę, internet, ale... Rekreacja rzadko bywa dopasowana do potrzeb gości czy godzin szkolenia. Na przykład: basen jest, ale czynny wtedy, kiedy my się szkolimy. W ciągu dnia można go zamknąć, bo i tak nikt nie pływa. Bezradność i brak inwencji niektórych ośrodków w tym zakresie bywa zaskakująca.
Podobnie w wielu ośrodkach działa kiosk z prasą - czynny od 9.30. Najzabawniej jest wtedy, kiedy paczka z gazetami leży od 7 rano pod drzwiami zamkniętego kiosku, ale my gazety do śniadania nie dostaniemy.
Ciekawy układ panuje w obszarze TV i internetu - one rzadko działają razem. W dobrych hotelach dobór programów jest stały i sensowny, za to za jeden dzień korzystania z internetu płaci się dwa razy więcej, niż kosztuje stałe łącze na miesiąc. Bandytyzmem jest to, że cena jest 40-50 razy wyższa niż cena rynkowa w kafejce oddalonej 50 metrów od hotelu. O ile hotel nie jest na odludziu. W mniejszych ośrodkach szkoleniowych zestaw ustawionych programów rzadko jest dobierany pod kątem zainteresowań klienta. Za to - miłe zaskoczenie - w coraz większej liczbie ośrodków mamy sieć bezprzewodową, bezpłatny internet w pokojach lub bezpłatne kilka stanowisk. Jak widać, można.
Trzeba rozmawiać
Zawsze warto przed szkoleniem zapytać firmę szkoleniową o dobry pomysł na ciekawe miejsce szkolenia. Ja sam w ubiegłym roku szkoliłem w Egipcie, Hiszpanii i na Cyprze. Za każdym razem było taniej niż w Polsce, ciekawie, efektywnie. Trzeba jednak ze sobą rozmawiać. Czasem dostajemy zaproszenia do złożenia oferty szkoleniowej obwarowane dziwnymi warunkami, z określoną już datą, nijakim miejscem, przeładowanym, więc nieefektywnym, programem. Na próbę ucywilizowania projektu, porozmawiania otrzymujemy często odpowiedź, że procedura nie pozwala o tym rozmawiać.
A w Barcelonie w saunie nie byłem - Picasso, Miro, La Rambla i Gaudi wygrali. Skąd sama Barcelona? Otóż pewien prezes zapytał, czy mam wolny weekend i podał datę. Miałem. Zapytał o jeden dzień szkolenia. Dla osłody, że to tylko jeden dzień, dodał, że w niedzielę pójdziemy na mecz. Kiedy przypomniałem, że nasza liga nie gra, powiedział, że wie i że tym razem idziemy na Camp Nou. Delikatnie (mile) zaskoczonemu wyjaśnił, że przelot do Barcelony jest tańszy niż bilet na ekspres do Zakopanego; hotel także jest tańszy niż podobnej klasy obiekty w Juracie czy Zakopanem. Skoro taniej, to co mnie dziwi? Niezwykłość miejsca? I miał rację! Szkolenie było udane, efektywne. Z szacunkiem dla pracowników - sobota i niedziela były wolne od zajęć szkoleniowych, poświęcone zwiedzaniu. Wieczorem „nasza” już Barca wygrała, a Ronaldhinio strzelił bramkę. Było taniej, efektywnie, z dobrym skutkiem i zapewne zostanie zapamiętane przez uczestników na wiele lat. Teoria, techniki, emocje, motywacja w jednym. I o to w szkoleniach chodzi.
Zasada transportowa
Każda godzina spędzona przez pracowników w podróży na szkolenie musi być tego warta, czyli musimy dać uczestnikom coś miejscowego, czego nie ma bliżej ich miejsca zamieszkania - inaczej po co ich męczyć? Muszą mieć na to wolny czas w programie.
Zasada miejsca
Jeśli chcesz integracji i współpracy uczestników, to zapewnij do tego warunki. Liczy się sala (jasna, przestronna, ładna - sprzęt można zawsze dowieźć) i rekreacja, by aktywnie odpocząć i być sprawnym, a także naturalny dostęp do informacji, prasy, sensownych programów TV, internetu.
Zasada kosztowa
Przeznacz budżet na ciekawe zdarzenie, dobry stół, degustację win, sushi, pokaz mistrza kuchni. To zostanie zapamiętane bardziej niż tak zwany wypasiony hotel.
Jarosław Turkiewicz
dyrektor handlowy LOGITEL Sp. z o.o.
Wyjazdy integracyjne zacieśniają stosunki i budują pozytywne relacje pomiędzy pracownikami, przez co sprzyjają wzmocnieniu efektów pracy zespołowej. Wyjazdy mogą się odbywać zarówno w czasie pracy, jak i w czasie wolnym. Ich program powinien zawierać gry i zajęcia grupowe mające charakter teambuildingu. Dobrze zorganizowana impreza integracyjna jest doskonałą metodą na odreagowanie stresów dnia codziennego oraz daje możliwość poznania współpracowników. Wspólna zabawa oraz zmiana obowiązującej hierarchii służbowej prowadzą do zacieśnienia więzi między ludźmi.
Rzeczywista integracja zespołów odbywa się zazwyczaj w ramach grup branżowych. Dotyczy to w szczególności firm o rozbudowanej strukturze terytorialnej. Pracownicy skupieni wokół danej profesji, rozrzuceni w terenie, chętnie spotykają się, aby wspólnie bawić się oraz wymieniać doświadczeniami.
Wszelkie takie spotkania powinny być precyzyjnie przygotowane. Należy okreslić cel integracji i wybrać organizatora imprezy.
Wyjazdy integracyjne stanowią doskonały sposób motywowania pracowników. Jest wiele form i sposobów na to, aby bawić się dobrze, jednocześnie budując relacje w zespole. Nie należy natomiast zapominać o tym, że aktywny udział managementu w zabawie jest nieodzownym elementem spotkań integracyjnych.
Marek Skała
Autor jest właścicielem Instytutu Szkoleń MEGALIT, współzałożycielem Polskiej Izby Firm Szkoleniowych i Stowarzyszenia Profesjonalnych Mówców w Polsce. Jest członkiem American Society for Training and Development.