Zaplanowanie budżetu imprezy integracyjnej wydaje się stosunkowo proste. Można do tego podejść na dwa sposoby:
a) dzielenia tortu - mamy określoną kwotę, którą możemy wydać na wyjazd integracyjny, i w jej ramach poruszamy się, planując wyjazd,
b) składanie kawałków tortu - określamy koszty poszczególnych elementów wyjazdu, które w sumie dają nam całkowity koszt imprezy.
Planując tego typu imprezę, należy wziąć pod uwagę liczbę uczestników (mężczyzn i kobiet) oraz ich pozycję w firmie (przekłada się to na liczbę pokoi, liczbę osób w pokojach oraz standard pokoi). Kolejną rzeczą jest określenie liczby i jakość noclegów oraz infrastruktury. Bierzemy pod uwagę standard ośrodka bądź obiektu, gdzie uczestnicy nocują, ale także zaplecze potrzebne do sprawnego przeprowadzenia ćwiczeń i zadań, zarówno outdoor, jak i indoor. Trzeba też rozważyć możliwość przeprowadzenia wszystkich zajęć wewnątrz obiektu w przypadku skrajnie niesprzyjających warunków atmosferycznych.
Ustalając wyżywienie i catering, trzeba pamiętać nie tylko o podstawowych posiłkach, lecz także o ewentualnej uroczystej kolacji integracyjnej i przerwach kawowych bądź lekkich posiłkach dowożonych na zajęcia w terenie.
Istotne są również odległość ośrodka (hotelu) od siedziby firmy oraz rodzaj i standard środka transportu. Trzeba ustalić, czy dojazd będzie własny, autokarem, pociągiem czy może samolotem.
Renoma i doświadczenie firmy szkoleniowej przygotowującej wyjazd merytorycznie oraz liczba trenerów prowadzących zajęcia integracyjne również nie pozostaje bez znaczenia. Dodatkowo należy uwzględnić liczbę i tematykę zajęć integracyjnych (dni szkoleniowych) niezbędnych do realizacji założonych celów wyjazdu integracyjnego, a także wyposażenie niezbędne do przeprowadzenia zajęć integracyjnych - od papieru i lin, aż po wyposażenie specjalne, np. quady, konie, sprzęt wspinaczkowy lub łodzie (np. dalekomorskie).
Oczywiście w praktyce spotyka się różne podejście do realizacji wyjazdów integracyjnych i różną strukturę kosztów. Możemy zorganizować je sami, wynajmując tylko podwykonawców do realizacji skomplikowanych technicznie bądź organizacyjnie modułów szkoleniowych lub zabaw. Możemy także zlecić całość przygotowania organizacyjnego i merytorycznego firmie zewnętrznej.
Rzeczą ważną, którą trzeba ustalić przed przystąpieniem do planowania wyjazdu, jest jego ściśle określony cel. Czy chodzi nam prócz integracji zespołu o osiągnięcie założonych celów edukacyjnych, motywacyjnych, czy tylko o czystą integrację poprzez zabawę i wspólne spędzenie czasu z dala od firmy i domu - co wcale nie musi być tańsze.
PRZYKŁAD
Firma z siedzibą w Warszawie postanowiła zorganizować wyjazd integracyjny dla 15-osobowego zespołu pracowników. Celem wyjazdu jest zbudowanie zespołu, wykreowanie liderów oraz wzrost umiejętności komunikacji interpersonalnej. Rozpatrywano dwa warianty: minimalistyczny (mini) i maksymalistyczny (maxi). Orientacyjne zestawienie kosztów wraz z przyporządkowaniem do poszczególnych pozycji przedstawia tabela.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Powyższe zestawienie jest przykładowe, choć bazuje na aktualnych cenach firm szkoleniowych oraz ośrodków i hoteli.
Jeśli jednak nawet wariant minimum jest przez firmę kosztowo nie do przyjęcia, zawsze pozostaje „survival” - namioty, kanapki i las - to także przy odrobinie inwencji własnej oraz umiejętności obserwacji jest pożyteczne, pouczające i doskonale integruje.
Wojciech Michałek
Autor jest trenerem biznesu i konsultantem projektów HR w WIK Consulting Doradztwo HR Szkolenia.
Kontakt:
michalek@wikconsulting.com