Dobrym przykładem z zakresu polityki personalnej, w znacznym stopniu absorbującym dział HR, jest organizacja i realizacja szkoleń, wraz z ewidencją ofert i firm szkoleniowych oraz prowadzeniem kartotek trenerów z opisem ich kompetencji. Do tego dochodzi: opracowanie planu szkoleń na podstawie zgłaszanych potrzeb oraz oszacowanie budżetu, a potem jeszcze monitoring stopnia realizacji.
Ale to jeszcze nie koniec, bo przecież każdej firmie, która organizuje szkolenia dla swoich pracowników, zależy na jakości i efektywności tych działań. Aby wyłonić najlepszych (trenerów i firmy szkoleniowe), po zakończeniu szkolenia warto przeprowadzić jego ocenę, i to najlepiej w dwóch etapach: bezpośrednio po szkoleniu oraz po upływie określonego czasu, co pozwoli ocenić przydatność danego szkolenia.
Rozwiązać problem informatycznie
Nowe technologie proponują wsparcie dyrektorom personalnym w realizacji takich zadań. Zastosowanie odpowiednio dopasowanego rozwiązania informatycznego pozwala na zbudowanie drożnych kanałów informacyjnych pomiędzy wszystkimi uczestnikami procesów zarządzania personelem (zarząd – menedżerowie – pracownicy) oraz zapewnia płynny przepływ informacji.
Żeby zobrazować korzyści z zastosowania systemów informatycznych w prowadzeniu nowoczesnej polityki zarządzania kadrami, przeanalizujemy ich możliwości na konkretnym przykładzie. Zobaczymy, co można poprawić i usprawnić w planowaniu i realizacji szkoleń. W tym celu przyjrzymy się poszczególnym etapom tego procesu.
KROK 1
Zapotrzebowanie na szkolenia
Pierwszym działaniem przy planowaniu szkoleń jest prawidłowe ustalenie potrzeb szkoleniowych. I już tu z pomocą przychodzi nam rozwiązanie informatyczne. System obsługi zgłoszeń pozwala w jednym miejscu gromadzić wszelkie potrzeby szkoleniowe, ewidencjonowane za pośrednictwem różnych kanałów przepływu informacji ze źródeł, takich jak:
- arkusze ocen pracowniczych, zawierające informacje o obszarach rozwoju pracownika, aktualizowane podczas oceny okresowej,
- potrzeby szkoleniowe ad hoc zgłaszane przez kierowników w związku np. z konkretnym projektem czy zadaniem,
- matryca szkoleń (utworzona na podstawie informacji o obligatoryjnych szkoleniach na poszczególnych stanowiskach), pozwalająca tworzyć listy potrzeb szkoleniowych w odniesieniu do stanowisk, z uwzględnieniem cykliczności szkoleń oraz okresu ich ważności,
- baza szkoleń przesuniętych z poprzedniego okresu,
- bieżące zapotrzebowanie na szkolenia określane przez dział HR (w tym korekty planów szkoleniowych).
Rejestracja zapotrzebowania na szkolenia odbywa się automatycznie w systemie, dzięki narzędziom, które są dostosowane do roli, jaką dany uczestnik odgrywa w procesie zbierania informacji o potrzebach szkoleniowych. I tak:
- Kadra kierownicza, posiadając dostęp do systemu z poziomu przeglądarki internetowej, ma możliwość prowadzenia ocen okresowych i zgłaszania wynikających z nich potrzeb szkoleniowych dla swoich pracowników z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Wszystko może się odbywać w sposób zdalny, dzięki czemu przełożony i podwładny mają możliwość udziału w procesie bez względu na stopień rozproszenia terytorialnego w firmie czy mobilny charakter pracy.
- Pracownicy działu HR mają dostęp poprzez system informatyczny, co pozwala im nadzorować proces ewidencji potrzeb, weryfikować zgłoszone zapotrzebowanie, a w dalszej kolejności tworzyć plan szkoleń i opracować budżet.
KROK 2
Plan szkoleń
Kolejny etap to opracowanie planu szkoleń. Po zgromadzeniu potrzeb szkoleniowych dział personalny dokonuje ich weryfikacji. I ten proces także można zautomatyzować w zakresie m.in. szybkiego sortowania zgłoszeń, kategoryzowania ich oraz wykonywania operacji na grupach danych. Na podstawie tak zweryfikowanych zgłoszeń dział HR ma możliwość automatycznego wygenerowania planu szkoleń.
Plan ten może być przeglądany w różnych ujęciach, w zależności od potrzeb, według tematów szkoleń, według działów czy według uczestników. Ponadto jego odpowiednie fragmenty mogą być wysyłane do kierowników, aby przekazać im informację o szkoleniach planowanych dla ich podwładnych. Taki plan szkoleń po zatwierdzeniu przez uprawnioną do tego osobę stanowi podstawę dla realizacji konkretnych szkoleń. Jeśli w trakcie roku pojawiają się odstępstwa od planu, to w systemie można wprowadzać korekty planu (wraz z podaniem przyczyny).
KROK 3
Budżet
Dział HR dzięki odpowiednim narzędziom w sposób automatyczny wylicza budżet na podstawie zatwierdzonego planu, zawierającego wycenę poszczególnych szkoleń. W zależności od potrzeb, budżet może być ustalony z uwzględnieniem struktury organizacyjnej, co pozwala śledzić jego wykorzystanie na poziomie poszczególnych działów czy pionów.
KROK 4
Realizacja szkoleń
Jeśli plan i budżet zostały zatwierdzone, można przystąpić do realizacji szkoleń. I tu po raz kolejny system informatyczny jest istotnym wsparciem: korzystając z planu, można pogrupować szkolenia, np. według tematów i przewidywanych terminów, a następnie zorganizować szkolenie dla określonej grupy. Temat wraz z listą uczestników zostanie pobrany automatycznie z planu. Pozostaje tylko uzupełnić brakujące dane dotyczące m.in. wyboru trenera czy miejsca.
Na tym etapie ważne jest monitorowanie wykonania planu szkoleń oraz śledzenie wykorzystania budżetu. W tradycyjnym modelu opartym na arkuszach programu Excel to zadanie dość czasochłonne, kłopotliwe i wymagające dyscypliny w aktualizacji różnych arkuszy z danymi. Wykorzystanie do tego celu odpowiedniego narzędzia może znacznie ten proces przyspieszyć oraz wyeliminować ryzyko błędów. Dzięki powiązaniu planu szkoleń z budżetem i z konkretnym szkoleniem, dział HR po zarejestrowaniu danego szkolenia ma bieżącą informację o tym, jak przekłada się ono na realizację planu i wykorzystanie budżetu. Takie podejście ogranicza liczbę wprowadzanych danych, gdyż wymaga ewidencji jedynie tych danych, które są związane z konkretnym szkoleniem i jego kosztami (pozostałe dane wynikają z planu). W efekcie przy minimalnym nakładzie pracy dział HR na bieżąco monitoruje zarówno poziom wykonania planu, jak i stopień wykorzystania budżetu.
KROK 5
Ocena szkolenia
Najczęściej wykorzystywanym narzędziem oceny szkolenia jest ankieta wypełniana przez uczestników, dzięki której możliwe jest uzyskanie informacji zwrotnej dotyczącej prowadzącego (trenera) i np. organizatora szkolenia, co z kolei ułatwia tworzenie rankingu trenerów i organizatorów.
Aby łatwiej zarządzać ankietami, można tworzyć ich szablony. Raz zdefiniowany szablon może być wielokrotnie wykorzystywany, co znacznie skraca czas potrzebny na ocenę szkolenia. Z kolei udostępnienie ankiety uczestnikom szkolenia może być zadaniem bardzo prostym: każdy zarejestrowany uczestnik otrzymuje e-mail z łączem do strony, na której będzie mógł wypełnić ankietę. Dla osób bez dostępu do internetu można zastosować ankietę w tradycyjnej, wydrukowanej formie.
Elektroniczny obieg ankiet jest bardzo praktycznym rozwiązaniem. Dzięki temu dział HR ma możliwość:
- szybkiego dostarczenia formularzy ankiet do wszystkich uczestników szkolenia (bez ryzyka, że ktoś zostanie pominięty),
- zwiększenia efektywności wypełniania ankiet, gdyż uczestnik szkolenia może wypełnić ankietę w dowolnej chwili, niekoniecznie bezpośrednio po szkoleniu, pod presją czasu,
- zautomatyzowania procesu oceny szkolenia – analiza wyników odbywa się w systemie.
Na podstawie wyliczonych w systemie ocen można dokonywać wyboru najlepszych trenerów i dostawców szkoleń.
KROK 6
Ocena skuteczności
Ostatnim etapem jest ocena skuteczności szkolenia. Ta również może być rejestrowana w systemie. Wówczas, w określonym terminie od zakończenia szkolenia, przełożeni uczestników szkolenia otrzymają (wysyłaną automatycznie przez system) ankietę, w której ocenią, jak efektywne było dane szkolenie dla ich pracowników.
Wyniki tych ankiet również są wykorzystywane do tworzenia rankingów najlepiej ocenianych trenerów oraz najlepszych firm szkoleniowych. Informacje te pozwalają na ciągłe podnoszenie jakości szkoleń poprzez dobór najlepszych dostawców i trenerów. Mogą też być istotne dla samych trenerów w celu doskonalenia ich umiejętności.
System nie tylko do obsługi szkoleń
Zaawansowane rozwiązanie umożliwia szefom HR prowadzenie także szerszych działań w obszarze polityki personalnej, do których należy m.in. budowanie centrów gromadzenia wiedzy pracowników, ich kwalifikacji i dodatkowych umiejętności. Udostępnienie tych informacji kadrze kierowniczej pozwala na sprawne wykorzystanie potencjału pracowników. A gdy rozwiązanie takie zostanie dodatkowo zintegrowane z portalem firmowym, to może ono stanowić jeden z kanałów dystrybucji informacji w ramach prowadzenia polityki PR firmy.