Podsumowania półrocza, energetyczne spotkania „kick off”, konferencje całych działów czy coroczne spotkania integracyjne – to wydarzenia, po których wiele się w firmach oczekuje. Możliwości rynkowe są nieograniczone, zarówno firmy eventowe, jak i szkoleniowe z roku na rok poszerzają i uatrakcyjniają swoją ofertę. Wśród wielu popularnych, a zarazem biznesowo efektywnych pomysłów na spotkania zespołów są: gry terenowe, gry strategiczne, a także spotkania z wykorzystaniem typologii indywidualnych profili. Te zróżnicowane rozwiązania są odpowiedzią na różne potrzeby biznesowe zespołów, ich liczebność, możliwości organizacyjne, a przede wszystkim na wyzwania, z którymi należy się zmierzyć.
Gry terenowe
Jest to rodzaj rozgrywki między zespołami lub pojedynczymi osobami, prowadzonej w określonym terminie, zgodnie z wyznaczonymi regułami. Tradycje tych gier wywodzą się z harcerstwa i zabaw w podchody. Gry terenowe mogą mieć wiele odmian: od biegów na orientację po „fabuły”.
Klasyczne gry terenowe są zazwyczaj uzupełnione o merytoryczne sesje szkoleniowe w sali. Podczas gry w terenie konkurujące zespoły szukają konkretnych punktów i realizują zadania wyznaczone w danym miejscu. Zadania te są nierzadko powiązane z historią, misją firmy, jej formalną i nieformalną historią. Elementy zdobywane przez różne zespoły przyczyniają się do końcowego zwycięstwa wszystkich i, tym samym, do umocnienia tożsamości zespołowej. Sesje w salach szkoleniowych często koncentrują się wokół wartości zespołu, ról zespołowych i zasad współpracy. Nierzadko są to również sesje warsztatowe w mniejszych grupach. W czasie takich sesji pracownicy ćwiczą konkretne umiejętności, związane np. z komunikacją, asertywnością, udzielaniem i przyjmowaniem informacji zwrotnej.
Fabularne gry terenowe są natomiast pogłębione o konkretną historię, która przenosi uczestników w inny świat. Mogą występować w niej dodatkowe postaci podkreślające klimat danej historii. Pod pewnymi warunkami postaci te udzielają uczestnikom wskazówek. Tło, dodatkowe materiały, elementy kostiumów (np. kapelusze z epoki) dla uczestników pozwalają głębiej wejść w daną historię i zwiększają zaangażowanie uczestników. Zespoły rywalizują między sobą, a na koniec rozwiązują główną zagadkę bądź odnajdują skarb.
Gry terenowe są bardzo lubiane przez decydentów i uczestników. Pozwalają bowiem pracownikom na poznanie siebie nawzajem od strony nieformalnej, często niwelują bariery między ludźmi z różnych działów i różnych poziomów. Organizatorzy muszą włożyć najwięcej wysiłku w przygotowanie punktów, dopasowanie ich do opowiadanej historii i misji danej firmy. Wiele pracy wymaga również przygotowanie terenu i sprawna organizacja wydarzenia.
@RY1@i13/2011/008/i13.2011.008.000.0082.101.jpg@RY2@
Gry strategiczne
Innym pomysłem na efektywne spotkania zespołów są gry strategiczne oparte na modelu „Nauka przez doświadczenie”, z wykorzystaniem działania i emocji uczestników. Gry te wykorzystują model uczenia się D. Kolba i pozwalają uczestnikom na przejście całego cyklu nauki: działam, analizuję, szukam analogii do życia zawodowego i opracowuję plan, w jaki sposób zastosuję tę wiedzę w przyszłych działaniach.
Gry strategiczne w praktyce to intensywne, kilkugodzinne wydarzenia (gry prowadzone są w zespołach od 20- do 200-osobowych!). Składają się one z dwóch etapów. Pierwszy – doświadczenie, czyli sama rozgrywka: 2-godzinne wydarzenie w precyzyjnie określonej rzeczywistości, z niezbędnymi rekwizytami, a nawet specjalnie skomponowaną muzyką. Drugi etap to trwające do 2 godzin interaktywne omówienie. Podczas omówienia doświadczenia z gry przekładane są na sytuacje z biznesowej codzienności uczestników. Oni sami wyciągają wnioski dotyczące wykorzystania odkryć z gry w codziennym życiu. Gry mogą mieć różne fabuły – np. poszukiwanie kopalni złota, tworzenie zjednoczonej ligi narodów. Zespoły otrzymują nową tożsamość, poznają reguły gry, wybierają strategię działania i... na własnej skórze przekonują się o jej skuteczności. „Przeżyją” albo „nie przeżyją”, zbankrutują lub wykonają zadanie.
O wyborze konkretnej gry decydują cele do zrealizowania przez zespoły, może to być np. doskonalenie komunikacji wewnątrz i na zewnątrz firmy, praca nad maksymalizacją efektywności działań. Gry strategiczne sprawdzają się zwłaszcza w zespołach, które odbyły już wiele tradycyjnych szkoleń. Są one szczególnie skuteczne w grupach, którym trzeba uświadomić pewne luki, nieskuteczne wzorce działania i dopomóc w wypracowaniu efektywnych rozwiązań, stosując innowacyjne podejście.
Podczas rozgrywania gier strategicznych kluczowi są trenerzy i ich doświadczenie, zarówno biznesowe, jak i w prowadzeniu gier strategicznych. Nie jest łatwo uświadamiać czołowym menedżerom międzynarodowych korporacji obecnym na sali, że poziom komunikacji w zespole jest daleki od ideału, a pewne szkodliwe praktyki komunikacyjne jedynie utrudniają rozwiązywanie problemów. Dlatego też często gry prowadzone są przez osoby z wieloletnim doświadczeniem w zarządzaniu, w randze członków zarządu. Trenerzy muszą być starannie przygotowani do prowadzenia omówienia i dobrania odpowiednich dla danego zespołu (nierzadko bolesnych) analogii. To od zaangażowania i charyzmy trenerów zależy powodzenie projektu!
Gry strategiczne w dużych zespołach są wyzwaniem organizacyjnym, ale stanowią również unikalną możliwość uświadomienia, nazwania i określenia pożądanego kierunku zmian w całych działach, a nawet firmach. I nikt nie powie: „Gdyby tylko nasi szefowie też mogli się tego dowiedzieć!”.
Szkolenia z wykorzystaniem profili indywidualnych
Jeśli w wyniku badania potrzeb okazuje się, że w mniejszych zespołach warto wzmocnić wzajemne zrozumienie i poszanowanie, przydałoby się lepsze budowanie relacji z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi, wówczas warto sięgnąć po szkolenia wykorzystujące narzędzia, takie jak np. Insights Discovery TM bądź Extended Disc. W obu metodologiach podstawą modelu jest teoria osobowości Carla Gustava Junga. Opracowane narzędzia służą do obserwacji i analizy zachowań (nie badają osobowości), nie mierzą inteligencji ani wiedzy, nie wartościują – żaden z opisywanych stylów nie jest lepszy ani gorszy.
Metoda Insights Discovery TM diagnozuje i opisuje indywidualny styl funkcjonowania pracownika, menedżera, handlowca oraz konsekwencje tego stylu dla budowania relacji w środowisku pracy. Przed szkoleniem uczestnicy wypełniają test, który umożliwia przygotowanie Profilu Indywidualnego. Profil daje wiedzę o indywidualnych stylach pracy i komunikacji, mocnych stronach i obszarach do doskonalenia, wartościach wnoszonych do zespołu. Połączone dane indywidualne dają ogólny obraz silnych i słabych stron zespołu, umożliwiając zbudowanie strategii rozwoju zespołu.
Szkolenia z wykorzystaniem narzędzi tego typu uświadamiają pracownikom różnice w postrzeganiu otaczającej rzeczywistości i wynikające z nich problemy, nieporozumienia, niesnaski (efekt „aha”!). Ćwiczenia unaoczniają różnice w podejmowaniu decyzji i ich komunikowaniu. Możliwość zrozumienia intencji, które motywują pewne działania, słowa, gesty koleżanki lub kolegi z działu jest już połową sukcesu. Druga połowa sukcesu to chęć i dążenie do tego, żeby dostosowywać swoje zachowanie do potrzeb drugiej osoby i w ten sposób zadbać o budowanie efektywnych długotrwałych relacji biznesowych.
Możliwości pracy z grupą z wykorzystaniem tych metod są różne, a najważniejsze są plany działania opracowywane na poziomie indywidualnym i zespołowym. Przytoczę przykładowe wnioski dotyczące usprawniania efektywnych relacji wewnątrz zespołu. Są one wynikiem szkolenia integracyjnego z wykorzystaniem tej metodologii:
- szanujemy indywidualność każdej osoby w zespole,
- wieszamy na ścianie wskazówki i stosujemy je do komunikacji z typem antagonistycznym,
- wzmacniamy swoje mocne strony,
- tęcza ma wiele kolorów – jest piękna!; doceniamy różnorodność w zespole!
Ponadto, jeśli chodzi o współpracę z innymi działami, pracownicy często odnotowują:
- rozpoznanie typu klienta poprzez rozmowę w celu budowania odpowiedniej relacji,
- dopasowanie się do odbiorcy i umiejętne przekazywanie informacji,
- pamiętaj, ten sam fakt może być różnie postrzegany i interpretowany!
Dopasowanie projektu do potrzeb zespołu
Każdy z omawianych typów spotkań dla pracowników umożliwia realizację odmiennych celów i przynosi inne efekty. Oprócz celów należy przeanalizować grupę docelową, czas trwania projektu, możliwości organizacyjne i budżetowe.
Warto wiedzieć, że zarówno w przypadku gier strategicznych, jak i szkoleń z wykorzystaniem metodologii Insights można wzmacniać efekty szkoleń działaniami typu follow-up. Wówczas inwestycje w zespoły przynoszą najbardziej wymierne i widoczne w pracy efekty.