Szkolenia odgrywają ważną rolę w motywacji personelu, ale tylko wtedy, gdy są dobrze przemyślane i dobrane do potrzeb pracowników oraz do sytuacji w organizacji. W innym wypadku bywają niepotrzebnym balastem, który tylko zabiera czas. Jeżeli firmę trawią wewnętrzne problemy lub też zespół cierpi na chroniczne niezadowolenie w wyniku złego zarządzania, to żadne szkolenie nie sprawi, że ludzie będą wydajniej i chętniej pracować. Osoby odpowiedzialne za politykę szkoleniową powinny więc rozpocząć od zrozumienia realnych problemów firmy oraz elementów, które rzeczywiście mogą wpłynąć na zwiększenie poziomu motywacji personelu. Jak rozpoznać czynniki motywujące? Jak zrozumieć, co wpływa na jakość szkoleń? Jak sprawić, żeby efekt szkoleń był widoczny?
Sztuka motywacji
Motywacja, czyli w ogromnym skrócie zaspokajanie potrzeb, jest zjawiskiem, które znacząco przekłada się na zaangażowanie pracownika i jakość jego działań, a także na podejście do współpracowników i firmy. Nie da się zaprzeczyć, że jednym z głównych motywatorów są finanse. Nierzadko to właśnie pieniądze napędzają do intensyfikacji działań i wydawać się może, że reszta nie ma już żadnego znaczenia. Nie jest to do końca prawdą, gdyż nawet wysokie wynagrodzenie nie zmotywuje w warunkach chaosu, złej atmosfery czy braku stabilizacji. Pracownik straci energię do pracy lub poszuka nowego zatrudnienia. Sztuka motywacji jest więc trudna i w większości przypadków zależna od wielu czynników wewnątrz i na zewnątrz firmy. Owszem, znaczenie mają również szkolenia, ale trzeba tu uczciwie powiedzieć, że człowiek odpowiedzialny za ich politykę ma niekiedy zerowe możliwości poprawy sytuacji, niezależnie od wysiłku, jaki włoży w pracę. Motywacja pracowników jest więc niezmiernie istotna i jej zachwianie potęguje problemy, którym trudno zaradzić. Szkolenia będą więc pełniły funkcję motywacyjną, integracyjną lub wspierającą tylko wtedy, gdy inne znaczące problemy firmy będą umiejętnie rozwiązywane. Niemniej jednak szkolenia mogą również wspomagać te procesy.
Efektywność szkoleń
Obok satysfakcjonującego wynagrodzenia, przejrzystych regulaminów, klarownych zasad, ugruntowanej pozycji firmy, równowagi w działaniach, programów sportowo-rekreacyjnych, opieki medycznej czy nauki języków obcych, szkolenia bywają silnym niematerialnym, lecz wymiernym motywatorem personelu. Stanowią one dopełnienie dla każdej rozwijającej się organizacji. Umiejętna analiza otoczenia i dobór warsztatów do bieżących wymagań pracowników zwiększy ich efektywność. Warto zastanowić się nad czynnikami, które sprawiają, że szkolenia mają sens.
Stopień spełnienia innych niż szkolenia potrzeb
Szkolenia są tylko jednym z czynników zaspokajających potrzeby personelu. Jeżeli pracownik ma poczucie, że np. cele, które stawia przed nim firma, są w rzeczywistości nieosiągalne, a tym samym wysokość obiecywanego wynagrodzenia nie ma racji bytu, to organizowanie jakichkolwiek szkoleń może być w tym wypadku chybione, ponieważ jego myśli skupione są na innym problemie. Podobnie z atmosferą w grupie – jeżeli zespołem zarządza konfliktowa osoba, która wzmaga negatywne emocje wśród ludzi i generuje stresujące sytuacje, to wysyłanie zespołu na szkolenie o zarządzaniu sobą w czasie również nie należy do sensownych, ponieważ w danym momencie nie jest to dla ludzi sprawa priorytetowa.
Tematyka
Najistotniejsze znaczenie ma zakres tematyczny szkoleń, który odpowiadać musi wymaganiom pracowników i firmy. Jest to ważne zarówno w przypadku szkoleń miękkich, jak i zawodowych. Dobór tematyki powinien być przemyślany i skonsultowany z uczestnikami.
Dostęp
Sytuacja, w której faworyzowane są poszczególne grupy lub jednostki, jest niedopuszczalna, ale – niestety – zdarza się, kiedy np. kierownik danego zespołu przewidział budżet na coś innego, bynajmniej nie na podwyżki. Motywacja pomijanych osób znacząco spada, a więc dostęp do szkoleń powinien być w miarę możliwości równy i sprawiedliwy.
Dostosowanie szkolenia do grupy
W zależności od celów, jakie mają zostać osiągnięte, szkolenie powinno być odpowiednio dopasowane, np. w przypadku szkolenia dla menedżerów grup projektowych IT raczej nie powinno wysyłać się uczestników na otwarte szkolenia w zakresie kierowania zespołem, ponieważ przedstawiane procesy mogą znacząco różnić się od tych branżowych. W tym wypadku warto zainwestować w szkolenie zamknięte, a więc „szyte na miarę” dla tej konkretnej grupy.
Sytuacja w zespole i organizacji
Jeżeli pracownicy odczuwają narastające problemy działu lub też problemem w ich oczach jest niekompetentny szef, to niekiedy motywacja do zdobywania wiedzy i wykorzystywania jej w praktyce maleje. Firma, która jest niestabilna na rynku, ignoruje potrzeby ludzi, nie umie rozwiązywać trudnych sytuacji czy intensywnie zwalnia, nie może oczekiwać wzrostu motywacji poprzez szkolenia.
Obłożenie pracą
Natłok zadań, z których trzeba wywiązać się w określonym terminie, nie zachęca do uczestnictwa w szkoleniu, które w danym momencie jest mało ważne. Podobnie, w przypadku małej liczby zadań, co czasem wiąże się z obniżonym wynagrodzeniem – szkolenia są początkowo doskonałym rozwiązaniem do podwyższania kwalifikacji, ale po pewnym czasie nie są już żadnym źródłem motywującym do pozostawania w danej organizacji.
Życie zawodowe a prywatne
Jeśli praca wiąże się z nadgodzinami, ciągłymi podróżami czy nawet trybem zmianowym, to dodatkowe wyjazdy na szkolenia mogą nie być szczególnie przyjemne.
Termin i miejsce
Niekiedy jedyną możliwość na spędzenie czasu z rodziną czy przyjaciółmi mamy w weekend, a więc organizowanie szkolenia w soboty czy niedziele bywa demotywujące.
Wykorzystywanie wiedzy w praktyce
Zdobywanie wiedzy jest fajne, ale możliwość jej zastosowania jeszcze lepsza. W innym wypadku po prostu łatwo zapomnieć. Wobec tego ważny jest dobór tematyki do potrzeb wewnętrznych i zawodowych pracownika oraz umożliwienie mu wykorzystania umiejętności podczas wykonywania codziennych zadań.
Dobroczynna siła szkoleń
● Rozszerzanie kompetencji zawodowych oraz rozwój umiejętności personalnych.
● Polepszenie komunikacji w zespole oraz w relacjach przełożony – podwładny.
● Integracja w dziale, owocująca płynniejszą współpracą.
● Umiejętność pracy w grupie i większa otwartość na sugestie i potrzeby innych ludzi.
● Efektywniejsze rozwiązywanie sytuacji konfliktowych czy problematycznych.
● Wyższa motywacja do wykonywanych zadań.
● Poprawa organizacji pracy, a niekiedy wraz z nią polepszenie wyników.
● Zdobywanie unikatowej wiedzy i jej transfer między współpracownikami.
● Kreowanie pozytywnego wizerunku firmy w oczach pracowników i potencjalnych kandydatów.
● Poprawa zasobów wiedzy w organizacji, a dzięki temu przewaga konkurencyjna na rynku.