Audyt językowy to nowy w Polsce koncept zarządzania szkoleniami językowymi, który stale zyskuje na popularności szczególnie w czasach, gdy uważnie patrzymy na wydatki i zwrot z inwestycji jest dla nas kluczowym parametrem. Audyt językowy pozwala otrzymać informacje na temat efektów, jakie przynosi nauka języków obcych w firmie, tego ilu pracowników naprawdę warto szkolić i czy dostawcy szkoleń wywiązują się ze swoich zadań.
Narzędzie zewnętrzne
Aby przekonać się, czy szkolenia prowadzone są w nowoczesny i profesjonalny sposób, ale przede wszystkim, czy są skuteczne, warto wykorzystać zewnętrzne i obiektywne narzędzie pomiaru – audyt językowy. Szkolenie i testowanie powinny odbywać się jako dwa oddzielne procesy, za pierwszy odpowiada szkoła językowa, profesjonalny edukator, drugi proces przeprowadza zewnętrzna organizacja. Dzięki temu unikamy konfliktu interesów, gdy firma ucząca sama wystawia sobie laurkę za to, co robi. Proces szkoleniowy jest przejrzysty i obiektywnie oceniany. Profesjonalna szkoła językowa nie będzie obawiać się audytu, przeprowadzenie tego procesu nie jest przecież wyrazem braku zaufania. W firmach odbywają się np. audyty finansowe i wcale nie znaczy to, że nie ufamy naszym księgowym.
Przykładowe wdrożenie
Firma szkoli kilkudziesięciu pracowników w całej Polsce, w kilku różnych lokalizacjach. Niewiele szkół jest w stanie nauczać w całym kraju, dlatego przedsiębiorstwo decyduje, aby pracownicy sami wybierali miejsce nauki. Na podsumowanie semestru osoba zarządzająca w firmie szkoleniami otrzymuje tyle zaświadczeń o postępach, ile szkół obsługuje pracowników. Wszyscy awansowali poziom wyżej, a liczba różnych systemów odniesień i ocen nie pozwala na porównanie wyników. Na dodatek testy przeprowadziły osoby bezpośrednio uczące testowanych pracowników. Jak na podstawie takich danych podejmować decyzje? Którzy pracownicy mają się uczyć dalej? Firma decyduje się więc na wprowadzenie audytu językowego.
Na podstawie analizy potrzeb i dialogu z przedstawicielami przedsiębiorstwa firma zajmująca się audytem tworzy regulamin czy też zestaw zasad uczestnictwa w szkoleniach językowych. Nowe zasady zakładają regularne testowanie uczestników zewnętrznym testem, który precyzyjnie oceni aktualny poziom umiejętności oraz pozwoli na określenie skali postępów, na przykład po roku nauki. Przed rozpoczęciem testowania oraz szkoleń odbywa się „wewnętrzna kampania marketingowa”, która prezentuje zmiany i wyjaśnia pracownikom zalety testowania, możliwość monitorowania własnego rozwoju i otrzymania międzynarodowego certyfikatu (certyfikat zostanie wydany jedynie za zgodą pracodawcy).
W efekcie potencjalni uczestnicy zaczynają mierzyć swoje siły na zamiary, w dojrzały sposób podchodzą do szkoleń, wiedząc, że ich efekty zależą przede wszystkim od nich oraz że zostaną obiektywnie zmierzone. Przed rozpoczęciem szkoleń pracownicy podchodzą do testu TOEIC, sprawdzonego narzędzia (5 mln kandydatów rocznie), które ocenia poziom zaawansowania kandydata na skali 10–990 punktów. Zatem wszyscy zdają, nikt nie ma wrażenia, że nie zdał testu, a wynik jest odzwierciedleniem aktualnego poziomu zaawansowania. Pracownicy mogą teraz rozpocząć szkolenia. Po zakończeniu kolejnego etapu nauki test zostanie przeprowadzony ponownie, jego struktura będzie taka sama, poziom trudności pozostanie identyczny, zmienią się tylko pytania. Porównanie wyników przed szkoleniem i po nim pozwoli na ocenę postępów, jakie poczynili pracownicy w całym kraju. Testy zostaną zorganizowane dla dowolnie licznych grup, w dowolnie wybranych przez firmę terminach i lokalizacjach. Liczba szkolonych pracowników nie gra roli, projekt ma sens już od 10 pracowników szkolonych w firmie. Zależnie od wielkości firmy, nawet szkolenie 10 osób może być znacznym wydatkiem, patrząc na budżet szkoleniowy. Warto zatem wiedzieć, czy inwestycja miała sens.
Analiza wyników
Zestawienie ze sobą wyników z dwóch etapów testowania pozwala na podejmowanie decyzji popartych obiektywnymi informacjami. Na przykład, jeśli Pan X dostał rok temu 400 punktów na skali TOEIC, a teraz ma ich 500, od razu wiemy, że ze szkoleń korzystał i osiągnął oczekiwany wynik. Gorzej jest, jeśli sytuacja jest odwrotna, co czasem się zdarza. Wówczas, aby uniknąć podejrzeń o stronniczość czy subiektywne podejście do oceny postępów, wyniki międzynarodowo uznanego testu stają się niezastąpione. Często do takich konfrontacji nie dochodzi wcale. Pracownik świadomy zasad, które przyjął rozpoczynając szkolenie, wie, że nie spełnił jego założeń i zwalnia miejsce na szkoleniach osobie, która lepiej je wykorzysta.
Motywacja i frekwencja
Bezpośrednim przełożeniem wprowadzenia audytu językowego jest znaczący wzrost frekwencji na zajęciach. Powołajmy się na przykład Leroy Merlin Polska, gdzie przed wprowadzeniem audytu frekwencja wynosiła średnio 50 proc., a po jego wprowadzeniu i zmianie dostawcy szkoleń wzrosła do 93 proc. Z grupy szkolonych osób 84 proc. zrealizowało założone cele. Zewnętrzne testowanie i międzynarodowy egzamin po każdym etapie szkoleń wyznaczają cel uczestnikom szkoleń. W nauczaniu dorosłych to bardzo ważny element. Dojrzali ludzie funkcjonują o wiele lepiej, wiedząc, ile wiedzy mają posiąść i do kiedy. Równie istotne jest także to, co wynika ze specyfiki języka np. angielskiego, który jest nauczany w firmach najczęściej. Jego podstawy i gramatykę można dość szybko opanować, prawdziwe schody zaczynają się, gdy nasi pracownicy osiągną już poziom B1, zwany średniozaawansowanym lub intermediate. Na tym etapie zaczyna się bowiem ćwiczenie wcześniej wyuczonych struktur, rozbudowywanie ich o nowe słownictwo. Nakładają się również kwestie dotyczące stosowności użycia danego słowa czy idiomu. I, co ogromnie ważne, na tym etapie pracownicy nie są w stanie sami oceniać swoich postępów. Potrzebują punktu odniesienia dla swojej wiedzy i postępów w jej poszerzaniu. Wówczas punktowy system oceny postępów staje się wyjątkowo przydatny.
Do i od kiedy uczyć?
Narzędzia do skutecznego zarządzania szkoleniami językowymi powinny informować dział szkoleń bądź pracodawcę, do jakiego momentu należy szkolić pracowników. Nie każda firma chce przecież zrobić z całego swojego zespołu lingwistów. Dla większości pracowników język obcy to tylko część ich pracy, pewien środek do celu, a nie cel sam w sobie. Dlatego ustalenie odpowiedniego dla danej organizacji pułapu, który powinni osiągnąć pracownicy, pozwala na modyfikację systemu szkoleń, np. z 2 godzin dwa razy w tygodniu na godzinę raz w tygodniu w celu podtrzymania obecnego poziomu. Przynosi to oszczędności dla budżetu szkoleniowego, a pracownikom pozwala dalej korzystać ze szkoleń i doskonalić znajomość języka obcego na zajęciach. Ponadto testowanie na początku pozwala też ustalić, czy poziom pracownika nie jest zbyt niski, aby w niego zainwestować. Nie zawsze mamy czas i budżet szkolić zatrudnionych od podstaw.
Inne części projektu
Kluczem do sukcesu projektu jest przede wszystkim dialog z firmą wdrażającą audyt językowy, analiza potrzeb i jasne określenie celu, jaki chcemy osiągnąć. Na co stawiamy bardziej? Na motywację (międzynarodowy certyfikat jako nagroda dla pracownika) czy na kontrolę (wyniki testu pokażą jego postępy)? Czy na jedno i na drugie?
Kolejny krok to wewnętrzny marketing nowego rozwiązania, poinformowanie pracowników, że audyt językowy pokaże, co robią dobrze. Tak właśnie skonstruowany jest test TOEIC. Liczy się przede wszystkim to, co pracownik już wie i jak radzi sobie z językiem obcym w praktyce.