W dyskusji uczestniczyli: Katarzyna Berenda-Ratajczyk, członek zarządu BIGRAM SA; Kamila Błaszk, starszy konsultant, dział Rekrutacji i Selekcji BIGRAM SA; Katarzyna Konieczna, redaktor naczelna „Personelu i Zarządzania”; Tomasz Miłosz, dyrektor Departamentu Rozwoju i Zarządzania Talentami, Bank BPH; Maciej Piórko, koordynator rekrutacji i utrzymania zasobów, Grupa ITI; Paweł Berłowski, dziennikarz, współpracownik „Personelu i Zarządzania”.
Katarzyna Berenda-Ratajczyk: Naciąganie rzeczywistości, przekłamania czy wręcz kłamstwa w życiorysach nie są niczym nowym i nie pojawiły się dopiero w momencie spowolnienia gospodarczego, kiedy o pracę zaczęło być coraz trudniej. W ubiegłym roku zjawisko jednak bardzo nasiliło się. Być może niektórzy stwierdzili, że kryzys i trudna sytuacja na rynku pracy usprawiedliwiają nieetyczne zachowania. Zaniepokojeni tym zjawiskiem klienci zaczęli nas prosić o weryfikowanie danychCV wybranych kandydatów u źródeł już przed samym podpisaniem umowy o pracę. Chcieli uniknąć sytuacji, w której zatrudniana osoba była w rzeczywistości kimś innym niż osoba, za którą się podawała i o której mówiło CV. W ten sposób wprowadziliśmy usługę background screening.
Katarzyna Konieczna: Jak można zdefiniować tę usługę?
Kamila Błaszk: Rozumiemy ją jako weryfikację wiarygodności kandydata oraz informacji, które on sam podaje w swoim CV i podpisuje swoim imieniem i nazwiskiem.
Tomasz Miłosz: Z kolei stosowana przez General Electric procedura polega na sprawdzeniu poprawności i prawdziwości danych złożonych przez kandydata podczas pierwszych etapów rekrutacji, czyli w aplikacji i podczas rozmowy rekrutacyjnej.
Katarzyna Konieczna: Rozumiem, że dzieje się to za wiedzą i zgodą kandydata?
Katarzyna Berenda-Ratajczyk: Oczywiście.
Paweł Berłowski: Ale nasza polska mentalność każe traktować wszelkie sprawdzanie jako inwigilację. Dla mediów też bardziej atrakcyjne jest ukazanie problemu w takiej sensacyjnej otoczce.
Maciej Piórko: Nie dla wszystkich mediów. Profesjonalizm dziennikarzy mierzy się przecież także umiejętnością potwierdzania faktów. Niestety, w przypadku rekrutacji atmosferę sensacji tworzą często kandydaci, przekazując sobie plotki. Może na tym polega nasza rola – profesjonalistów HR – żeby lepiej komunikować zasady oceny kandydatom.
Katarzyna Berenda-Ratajczyk: Komunikacja z pewnością jest łatwiejsza, kiedy background screening jest stałym elementem procesu rekrutacyjnego. W General Electric chyba tak właśnie Państwo to postrzegają?
Tomasz Miłosz: W Banku BPH i innych firmach General Electric – niezależnie od kraju i branży – stosujemy tzw. background check. Procedura ta została wprowadzona po zamachu 11 września 2001 r. i ma na celu potwierdzenie prawidłowości danych podanych przez kandydata podczas procesu rekrutacji. Pracownik nie podpisze umowy o pracę, jeśli procedura nie została zakończona – dotyczy to wszystkich stanowisk we wszystkich firmach koncernu. Jest to standardowy element procesu rekrutacji.
Katarzyna Konieczna: Jakimi narzędziami posługują się Państwo – czy to przeprowadzając background screening w BIGRAMIE, czy background check w GE?
Kamila Błaszk: Wszystko odbywa się telefonicznie – zdanie po zdaniu jest weryfikowany zakres obowiązków kandydata podany przez niego w CV, w ankiecie i rozmowie rekrutacyjnej z jego bezpośrednim przełożonym. Na koniec informacje te przesyłamy w formie papierowego dokumentu z prośbą o podpis tego przełożonego. Podobnie jest w innych przypadkach, na przykład gdy chodzi o poświadczenie ukończenia studiów w dziekanacie uczelni.
Tomasz Miłosz: W Banku BPH, po pozytywnym zakończeniu procesu rekrutacji, kolejnym etapem jest właśnie background check. Kandydat do pracy otrzymuje informacje dotyczące tego procesu, czyli link i dane do logowania na stronie, gdzie podaje wszystkie dane, które przedstawił wcześniej w swoim życiorysie, po czym potwierdza własnoręcznie prawdziwość danych. Pozwala to na zapewnienie, że kandydat do pracy świadomie podaje informacje o sobie. Mało znaczące błędy, jak na przykład literówki, są powtórnie sprawdzane, ale poważne rozbieżności, jak na przykład brak potwierdzenia ukończenia szkoły wyższej, może być powodem do wycofania naszej oferty pracy.
Katarzyna Berenda-Ratajczyk: A co w przypadkach, gdy np. kandydat podaje zakres obowiązków, który nie odpowiada faktycznie przez niego wykonywanym. Przyznam, że na tego typu rozbieżności natrafiamy najczęściej.
Tomasz Miłosz: W background check sprawdzamy tylko, czy kandydat był, czy nie był na takim stanowisku, skończył studia, czy nie skończył itd. Doradcy z firmy, z którą pracujemy, weryfikują prawdziwość informacji, nie potwierdzają już jednak części opisowych życiorysu.
Katarzyna Konieczna: Czy zdarza się, że kandydat wycofuje się z rekrutacji, gdy mówią mu Państwo, iż stosujecie procedury sprawdzania?
Tomasz Miłosz: Nie przypominam sobie sytuacji, że pozytywnie zweryfikowany kandydat do pracy, którego poinformowaliśmy o tym etapie procesu i wyjaśniliśmy jego przyczyny, odmówił podania danych w celu potwierdzenia ich prawdziwości. Zdarza się natomiast, że szczegółowo odpowiadamy na pytania i wątpliwości związane z tym działaniem. Przecież osoby zainteresowane pracą w naszej organizacji mają prawo w pełni rozumieć ten proces.
Maciej Piórko: Co prawda, w obecnej mojej firmie to się nie zdarzyło, ale w poprzedniej mieliśmy raz sytuację, że przedłużyliśmy okres próbny, bo okazało się, że kandydat nie miał jeszcze obronionego dyplomu. Oprócz takich jednoznacznych nieścisłości dotyczących wykształcenia równie ważne są dla nas te dotyczące ubarwiania przez kandydatów ich osiągnięć czy zakresu odpowiedzialności. A to jest dużo trudniejsze do oceny tylko na podstawie dokumentów, np. arkuszy ocen okresowych czy pisemnie potwierdzonych nagród.
Katarzyna Berenda-Ratajczyk: Mieliśmy przypadek u jednego klienta, że po przejęciu polskiej firmy przez zachodni koncern przedstawiciel handlowy z tej firmy został członkiem zarządu, bo miał w tym momencie formalnie stanowisko szefa sprzedaży, a piastujący to stanowisko menedżer wchodził zgodnie ze standardami koncernu do zarządu. Dopiero background screening pokazał, że człowiek ten nie zarządzał nigdy nawet kilkuosobowym zespołem handlowców i nie miał kompetencji do negocjowania umów z firmami sieciowymi. Po prostu przed przejęciem firma zaczęła handlować z dużymi sieciami handlowymi i przedstawicielowi handlowemu byłoby już trudno się spotykać z przedstawicielami tych sieci, gdyby nie zmienił wizytówki na „szef sprzedaży”.
Maciej Piórko: Są takie grupy stanowisk, w których przypadku informacje tak/nie, był/nie był są szczególnie ważne. Na przykład u pilotów i stewardess – posiadają oni specjalne dokumenty, w których są poświadczane wylatane godziny i rodzaj zadań.
Katarzyna Berenda-Ratajczyk: Znam historię znanej i utytułowanej w różnych konkursach dyrektor marketingu, która przez półtora roku od zatrudnienia, mimo ponagleń, nie była w stanie dostarczyć do działu HR dyplomu ukończenia studiów. Co zrobiliby Państwo z takim pracownikiem, gdyby po zamówieniu usługi background screeningu okazało się jednak, że tych studiów nie skończyła, choć radzi sobie na swoim stanowisku?
Maciej Piórko: To nie jest decyzja tylko działu HR.
Tomasz Miłosz: Znane są przypadki osób, które świetnie radzą sobie kompetencyjnie i intelektualnie na swoich stanowiskach pracy, mimo że fakt nieukończenia na przykład studiów wychodzi na jaw już w trakcie pracy. Fakt, że skłamał na przykład na temat swojego wykształcenia, może zostawiać trwały niesmak i podważyć wiarygodność takiej osoby. Czy kłamstwo jakiegoś dyrektora marketingu będzie miało podobny skutek? – Proces oceny pracownika w General Electric, więc także i w Banku BPH, składa się z dwóch ocen: osiąganych wyników (performance) i wartości GE. Rzeczą bezdyskusyjną jest compliance, czyli bezkompromisowa uczciwość, która obowiązuje bez wyjątku każdego pracownika – od taśmy produkcyjnej czy okienka bankowego, po szefa biznesu. Osoby mijające się z prawdą nie spełniają wartości GE. Dział HR z przełożonym takiej osoby musi odpowiedzieć na pytanie, czy akceptuje takie zachowanie w świetle wspomnianych wartości i podjąć właściwe działania.
Katarzyna Berenda-Ratajczyk: Nie wszyscy haerowcy dostrzegają potrzebę sprawdzania wiarygodności kandydatów, wręcz krytykują samo podejście za jawny brak zaufania do kandydata, wyrażany w jednym z pierwszych kontaktów z nim.
Paweł Berłowski: Bo czy to nie jest tak, że w odróżnieniu od sytuacji jasnej, gdy jest procedura, która obowiązuje każdego, mamy do czynienia z jakąś nieracjonalną podejrzliwością. Przychodzi do Państwa klient i mówi, że ma już wybranego kandydata, ale „jakaś chemia mu nie pasuje” i prosi, żeby kandydata prześwietlić.
Katarzyna Berenda-Ratajczyk: Usługa background screeningu ma jeden podstawowy cel: eliminację potencjalnego ryzyka dla firmy i tylko temu służy. To prawda, że najlepsi rekruterzy posługują się intuicją, ale i oni szukają racjonalnego potwierdzenia swoich wyborów. Robert Cialdini, światowej sławy ekspert w temacie wywierania wpływu, podczas swojego seminarium w Warszawie zalecał, by podczas podejmowania ważnych decyzji „pytać się swojego żołądka”. Czasem dziwne ściskanie w dołku pojawia się również przy decyzjach rekrutacyjnych. Mimo iż wszystkie pozyskane od kandydata informacje świadczą o tym, że jest dobrą osobą na dane stanowisko, wewnętrzny głos mówi nam „stop”. Wtedy warto poszperać głębiej, spróbować dotrzeć do źródeł. Na pewno backrogund screening jest jednym z takich narzędzi mogących uwiarygodnić kandydata. Jeżeli jednak nie jest on stałym elementem procedury rekrutacyjnej firmy, powstaje problem, jak to uzasadnić kandydatowi?
Tomasz Miłosz: W przypadku kandydatów, którzy już przeszli część procesu rekrutacyjnego, sprawa wydaje się prosta. Z naszych doświadczeń wynika, że ważna jest szczera komunikacja i właściwe objaśnienie procesu. Należy zatem wyjaśnić, jakie etapy procesu dana osoba ma już za sobą, jakie jeszcze zostały, oraz że integralną częścią jest procedura sprawdzająca. Dla kandydata taka otwartość to cenna lekcja. Okazujemy mu w ten sposób szacunek i podkreślamy, jak ważny jest dla nas proces rekrutacyjny, skoro staramy się wyeliminować wszystkie wątpliwości.
Maciej Piórko: Postawy ludzi wobec dostępu do informacji o sobie się zmieniają. Myślę, że to tylko kwestia czasu, gdy kandydaci będą traktować takie procedury weryfikacji bez emocji. Już dziś rekrutując kandydatów powracających np. z Anglii czy Irlandii spotykam się z sytuacją, że nieproszeni przynoszą swoje portfolio dokumentujące różne osiągnięcia czy inne informacje. Jeden z kandydatów na drugą rozmowę – mieliśmy mówić o wynagrodzeniu – przyniósł nawet swój PIT.