Oczywiście punktem wyjścia każdej organizacji pragnącej odnieść sukces jest zatrudnienie odpowiedniego personelu. Ogromne znaczenie ma praktyka rekrutacyjna. Z jednej strony, firmy coraz dłużej i dalej muszą szukać profesjonalistów z wielu branż. Z drugiej zaś, w dobie globalizacji sami kandydaci cechują się większą mobilnością niż kilka lat temu i są gotowi na zmianę miejsca zarówno pracy, jak i zamieszkania.
Liczy się czas
Na zdolność organizacji do znalezienia najlepiej wykwalifikowanych kandydatów wpływa kilka czynników. Są to między innymi granice geograficzne, ograniczenia czasowe oraz koszty podróży. Według wielu sondaży na rynku pracy typowy proces zatrudnienia pracownika, począwszy od określenia zapotrzebowania na pracowników aż do przyjęcia oferty zajmuje średnio trzy miesiące. A koszty związane z tym procesem mogą znacznie wzrosnąć, szczególnie kiedy deficyt pracowników i ich umiejętności zmuszają do szybkiego zatrudnienia, zagrażają projektom oraz wstrzymują rozwój. W konsekwencji działy kadr w firmach w poszukiwaniu sposobów na przyspieszenie i zwiększenie efektywności tego procesu oraz skrócenia czasu rekrutacji, zwracają się w kierunku rozwiązań audiowizualnej komunikacji, która może im pomóc w przeszukiwaniu życiorysów, referencji, jak również podczas rozmów kwalifikacyjnych oraz dalszego postępowania.
Tele- i wideorekrutacja
Jak poprowadzić proces rekrutacji wirtualnej? Jest kilka możliwości. Niezbędna technologia zależy od rodzaju połączeń konferencyjnych wykorzystywanych do prowadzenia rozmowy konferencyjnej. Na przykład jeśli jest to rozmowa w postaci konferencji telefonicznej, uczestnicy łączą się z aparatu telefonicznego umożliwiającego prowadzenie konferencji telefonicznych lub telefonu komórkowego. Może to być połączenie wideokonferencyjne, w przypadku którego uczestnicy muszą posiadać laptop, połączenie z Internetem oraz kamerę sieciową. Inną alternatywą, która zyskuje sobie coraz większą popularność na rynku, są rozwiązania typu telepresence, czyli rozwiązania wideokonferencyjne dające obraz i dźwięk najwyższej jakości (HD standard). Umożliwiają one naturalne, chociaż wirtualne, doświadczenie osobistego spotkania, gdzie użytkownicy lub uczestnicy są zaangażowani w konkretny proces. Ponadto telepresence zapewnia wrażenie osobistej obecności na spotkaniu. Bez względu na rodzaj połączenia, zasadniczą kwestią jest to, ażeby odpowiednia technologia była łatwo dostępna i mogła funkcjonować. Rozmowy kwalifikacyjne są stresujące i w takiej sytuacji ważne, aby uwaga uczestników spotkania skupiała się na rozmowie i sytuacji, a nie na technologii.
Duże międzynarodowe firmy działające w wielu miejscach na świecie coraz częściej mają u siebie i na co dzień korzystają z urządzeń wideokonferencyjnych do wprowadzenia spotkań zarządu czy pracowników porozrzucanych w różnych lokalizacjach. Kolejnym krokiem będzie zastosowanie tego rozwiązania do rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami w kraju, jak również za granicą. Równocześnie coraz powszechniejsze staje się wynajmowanie sal konferencyjnych w centrach biznesu czy hotelach, które wyposażone już są w wysokiej klasy urządzenia wideokonferencyjne. Wystarczy zasiąść po dwóch stronach wideokonferencyjnego łącza i jesteśmy twarzą w twarz z naszym potencjalnym pracownikiem.
Korzyści dla firm z wdrożenia wirtualnego procesu rekrutacji są ogromne: skrócenie czasu poszukiwania kandydatów, szybkość dotarcia i przeprowadzenia rozmowy, ograniczenie kosztów podróży, lepsze wykorzystanie czasu pracy pracowników.
Nie ma wątpliwości, że systemy tele- i wideokonferencyjne lub nawet rozwiązania typu telepresence stanowią wielką wartość dodaną dla firm pragnących w ten sposób prowadzić rekrutację. Jednakże, jak wygląda to od strony kandydata? Co kandydaci powinni wiedzieć, gdy staną w obliczu niestandardowego procesu rekrutacji?
Savoir-vivre przed kamerą
Kandydaci często starają się pokazać swoje doświadczenie i obycie z nową technologią, a co za tym idzie, zbyt wielką uwagę poświęcają niepotrzebnym kwestiom. Zapominają, w jaki sposób ich postępowanie może mieć wpływ na jakość połączenia. Żadna, nawet najlepsza technologia nie może zrekompensować niewłaściwego zachowania podczas rozmowy kwalifikacyjnej.
To kilka ważnych wskazówek związanych z etykietą konferencji telefonicznych, które mogą pomóc potencjalnym kandydatom pomyślnie przejść przez rozmowę kwalifikacyjną:
- Czas – ważne jest, aby wszystkie osoby biorące udział w konferencji otrzymały informację o dokładnej godzinie konferencji, z uwzględnieniem możliwych różnic czasowych w poszczególnych krajach.
- Zakłócenia – ważne jest posiadanie stabilnego i niezawodnego łącza. W przypadku telefonu komórkowego trzeba pamiętać o obszarach, gdzie istnieje niebezpieczeństwo utraty sygnału, ponieważ może to spowodować przerwanie połączenia. Jednakże utrata sygnału nie jest jedynym czynnikiem, który może przeszkodzić w połączeniu konferencyjnym. W trasie należy być świadomym zewnętrznych czynników, które mogą rozpraszać. Rozwiązaniem może być znalezienie spokojnego miejsca.
- Etykieta – rozmowa kwalifikacyjna w postaci konferencji telefonicznej powinna odbywać się w taki sposób, aby dawała poczucie rozmowy twarzą w twarz. Z tego powodu należy przestrzegać wszelkich formalności dotyczących wyglądu osobistego, ubioru, mowy ciała i sposobu zachowania jak w przypadku rozmowy osobistej, wykazując się w ten sposób profesjonalizmem w trakcie całego połączenia.
Rozmowa kwalifikacyjna prowadzona podczas konferencji telefonicznej czy wideokonferencje to wyzwanie dla tradycyjnego procesu rekrutacji. Technologia ułatwia proces i sprawia, że ograniczenia związane z czasem i odległościami odeszły do przeszłości.