Na pytanie, „Jak zmotywować pracowników i sprawić, żeby w pracy pracowali, a prywatne sprawy załatwiali po wypełnieniu obowiązków zawodowych?”, próbuje sobie odpowiedzieć codziennie niejeden pracodawca. Mając świadomość, że praca to drugi dom moich podwładnych, a jednocześnie miejsce, gdzie obowiązki zawodowe powinny być wykonywane z ogromną odpowiedzialnością i najchętniej z jeszcze większą efektywnością, niełatwo jest znaleźć złoty środek, który zadowoli wszystkich, a dodatkowo nie będzie czynnikiem demotywującym do pracy. Zadanie, aby zachęcić pracowników do większego zaangażowania i zbudować dobrą relację między nimi a firmą, powierzane jest działom HR lub departamentom odpowiedzialnym za systemy świadczeń socjalnych. Rozwiązanie jednak wcale nie jest proste i łatwo popaść z jednej skrajności w drugą.
Co robi pracownik w pracy, a co robić powinien?
Spędzając średnio 9 godzin dziennie w biurze i około 2 godzin na dojazdach do firmy i domu, niewiele czasu pozostaje już pracownikom na życie osobiste i załatwianie prywatnych spraw w urzędach, na poczcie i tym podobnych, nie mówiąc nawet o czynnościach tak trywialnych, jak zakupy, oddanie koszuli do pralni czy relaks w kinie, SPA lub na siłowni. To, co jest możliwe, pracownicy starają się zatem załatwiać w godzinach pracy. „Po drodze do biura muszę zahaczyć o pralnię, spóźnię się jutro góra 15 minut, dobrze?”, „Chciałem wyjść dziś wcześniej, ponieważ muszę zrobić zakupy na cały tydzień, a przecież w godzinach szczytów będą straszne kolejki i korki”. „Wyskoczę w porze lunchu na pocztę, bo po południu będą tam tłumy”. To częste zdania wypowiadane przez pracowników. Oprócz tego zakupy w sklepach on-line, śledzenie aukcji internetowych, wykorzystywanie kuriera firmowego do prywatnych celów... I tak codziennie ucieka każdemu pracownikowi w nieznane kwadrans, pół godziny czy nawet godzina, za które pracodawca przecież musi zapłacić.
Z ankiety przeprowadzonej przez firmę Sedlak & Sedlak w roku 2010 wynika, że prawie 30 proc. badanych przyznało się do straty ponad 45 minut czasu pracy, które pożytkowali na załatwianie swoich prywatnych spraw. Po boomie portali społecznościowych, jaki miał miejsce w ostatnich dwóch latach, możemy się domyślać, jak bardzo te dane mogły się zmienić. Problem nie jest jednak tak prosty do rozwiązania, jak się wydaje. Jeśli nie pójdziemy pracownikowi na rękę, który już nieraz udowodnił swoje zaangażowanie w pracę, wbrew pozorom wcale nie będziemy działać na korzyść naszej firmy. Z kolei biuro, które zatrudnia 100 lub więcej pracowników (i oczywiście wszystkich niezwykle wartościowych), nie może już jednak sobie pozwolić na zbyt daleko idące ustępstwa w tej kwestii. Co ma zatem zrobić pracodawca, który chce, aby pracownik w godzinach pracy był zaangażowany na 100 proc. i zawsze gotowy do poświęcenia swojego czasu po upłynięciu ustawowych 8 godzin i jednocześnie czuł, że dla szefa ważne jest jego samopoczucie i równowaga pomiędzy życiem biurowym a osobistym?
Czy równowaga jest możliwa?
Wielu pracodawców z obawy przed marnotrawieniem czasu pracy przez pracowników stosuje bardzo restrykcyjne podejście do przestrzegania godzin przyjścia i wyjścia z biura, kontrolę przerwy na lunch – tak, aby nie trwała dłużej niż przewiduje Kodeks pracy. Bezwzględnie ogranicza także dostęp do stron – zwłaszcza tych z rodzaju „studni bez dna”, do których pracownicy wpadają na wiele, wiele minut lub czasami nawet godzin. Według wielu ekspertów od zachowań pracowników, i oczywiście samych zainteresowanych, takie surowe podejście do traktowania podwładnych działa wręcz odwrotnie, niż życzyliby sobie tego przełożeni. Twierdzenie, że dając pracownikom trochę wolności i umożliwiając samodzielne zarządzanie swoim czasem, przynosimy firmie więcej korzyści, jest jak najbardziej prawdziwe.
Ostatnie badania przeprowadzone przez National University of Singapore wykazały, że krótkie pauzy na odwiedzenie portali społecznościowych czy przeglądanie newsów w serwisach informacyjnych, działają relaksująco i są bardziej efektywną formą przerwy niż 15-minutowe pogaduszki z kolegami czy „szybki papieros”. Pracodawcy mimo wszystko sądzą, że ograniczając dostęp do internetowych pożeraczy czasu oddają wręcz przysługę pracownikowi, w myśl zasady: „Mniej czasu zmarnujesz w pracy, szybciej wypełnisz swoje obowiązki i opuścisz biuro o przyzwoitej godzinie”. Ale nawet najbardziej wspaniałomyślny szef nie jest w stanie zapewnić w ten sposób swoim podwładnym osiągnięcia równowagi pomiędzy odpoczynkiem a pracą. Kontynuują zatem poszukiwania idealnego rozwiązania na osiągnięcie wymarzonej harmonii – premii, bonusów za dotrzymanie terminu i realizację planu lub stosują formy benefitów, takich jak tańsze bilety do kina, karty dostępu do obiektów sportowych itp. Większość nagród, którymi obdarowany jest pracownik, lub które sam finansuje w ramach dzielonych z pracodawcą kosztów pozapłacowych świadczeń socjalnych, dotyczą jednak wciąż sfery „nadprogramowych” aktywności, na które często zapracowani i tak nie mają czasu, siły lub najzwyczajniej ochoty. Może zamiast proponować takie rozwiązania pracownikom, powinniśmy pomyśleć o tym, w których czynnościach życia codziennego możemy chociaż spróbować ich wyręczyć.
Concierge do dyspozycji pracowników
W wielu zachodnich korporacjach, a nawet już niektórych polskich firmach z zagranicznym kapitałem, model wynagradzania pracowników i w ogóle sposób myślenia o nich, coraz częściej dotyczy ich sfery osobistej. Na początek jest to często concierge, czyli osoba, która siedzi w biurze i jest oddana do dyspozycji pracowników. Załatwi ważne sprawy na mieście, odbierze bilety do teatru, odda samochód do myjni itd. Dla niektórych firm to norma i nie mówimy tu tylko o concierge’u zatrudnionym z myślą o członkach zarządu, ale także o pracownikach niższego szczebla. Jest to ciekawe rozwiązanie, ale, niestety, nieumiejętnie wdrożone w firmie, nie zawsze się sprawdza. Nie tylko dlatego, że jedna osoba nie wesprze w wypełnianiu uciążliwych obowiązków wszystkich naraz, ale również z bardziej prozaicznego powodu – pracownicy najzwyczajniej w świecie nie są dostatecznie poinformowani o zasadach wykorzystania tego typu asystenta i często nawet nie próbują skorzystać z jego usług. Ponadto jest to dosyć kosztowne rozwiązanie, ponieważ podczas gdy firma opłaca osobę pełniącą funkcję concierge’a, pracownik i tak musi często dodatkowo ponosić każdorazowo koszty jego dojazdów do sklepów lub firm usługowych.
Elastyczne rozwiązania
Każdy problem da się jednak rozwiązać. Z potrzebami swoich pracowników trzeba się zmierzyć i próbować je realizować. W ten sposób powstały przecież przedszkola pracownicze, model home-office, kursy języków obcych opłacane przez pracodawcę odbywające się w siedzibie firmy, czy wspomniane już usługi concierge, które w jakiś sposób działają na Zachodzie i przynoszą firmom korzyści. Recepta? Przede wszystkim należy wsłuchać się w potrzeby swoich pracowników i prowadzić z nimi bardzo przemyślaną komunikację. Pamiętajmy, że każdy z nas prowadzi równolegle przynajmniej dwa życia – zawodowe i osobiste, a także codziennie żongluje swoimi obowiązkami i zajęciami, szukając idealnego sposobu na równowagę pomiędzy nimi. Jeśli pracodawca nie chce kosztem życia osobistego swoich podwładnych tracić więcej pieniędzy, musi umiejętnie posługiwać się narzędziami motywującymi ich do pracy. Benefit nie może być tylko fajny, popularny i dobrze wyglądać w newsletterze wysyłanym przez dział kadr. W wyborze systemów motywacyjnych i nagród dla pracowników nie kierujmy się zasadą „bo inni to mają”. Patrzmy na realne potrzeby naszych pracowników i zapewniajmy takie warunki pracy, które zwiększą ich efektywność zawodową, a równocześnie przyniosą im benefity realnie poprawiające jakość życia i zbliżające ich do osiągnięcia wymaganego work-life balance.