Wokół pojęcia asertywności narosło sporo nieporozumień. Najważniejsze z nich to przekonanie, że asertywność to sztuka odmawiania oraz założenie, że asertywny menedżer zawsze powinien tak się zachowywać.
Nieporozumienia te powodują, że wielu szefów ma fałszywe wyobrażenie, co to znaczy być asertywnym lub obawia się takiej postawy. Jeżeli są przekonani, że asertywność to jedynie sztuka mówienia „nie”, to widzą niewiele jej zastosowań. Tymczasem jest to zaledwie jeden z wielu przejawów asertywności. Przeświadczenie, że zawsze należy tak się zachowywać, może budzić zrozumiałe obawy. Łatwo sobie wyobrazić wiele sytuacji, kiedy postawienie na asertywność przyniesie więcej strat niż korzyści, ponieważ wielu współpracowników nie zniesie takiego zachowania. Często też lepiej odpuścić niż obstawać przy swoim w wielu sytuacjach w relacji z kontrahentami, własnymi przełożonymi czy współpracownikami, a nawet podwładnymi. Na szczęście asertywność nie jest przymusem. Osoba asertywna może się tak zachować, ale może też wybrać inną drogę.
Wzajemna nauka
Asertywny szef jasno mówi, co się z nim dzieje i czego oczekuje od innych. Jednocześnie robi to w sposób stanowczy, lecz z szacunkiem do rozmówcy i bez agresji. Takiego samego zachowania oczekuje od współpracowników i podwładnych. Po jakimś czasie jego podwładni uczą się tak odnosić wzajemnie do siebie i swojego zwierzchnika. W tak kierowanym zespole jego członkowie potrafią:
- mówić o swoich wadach i zaletach,
- przyznawać się do błędów i przepraszać,
- wyrażać uczucia, jakie żywią do innych,
- prosić o coś,
- odmawiać, stawiać granice kolegom i klientom,
- przyjmować i dawać komplementy,
- przyjmować krytykę i negatywne oceny,
- kończyć trudne sprawy, rozmowy, zamiast pozostawiać je niezałatwionymi,
- reagować na trudne sprawy innych.
Cztery zachowania
Skoro już wiemy, co to jest asertywność, warto zastanowić się, z jakiego powodu nie zawsze zachowujemy się asertywnie. Istnieją cztery sposoby zachowania: agresja, unikanie, manipulacja i asertywność. Dwa pierwsze są wrodzone. Tak jak zwierzęta możemy kogoś zaatakować lub uciec. Można wdać się w kłótnię ze współpracownikiem lub w milczeniu wysłuchać tyrady zdenerwowanego przełożonego i nie podejmować z nim dyskusji. Manipulacja i asertywność są wyuczone, nie urodziliśmy się z nimi, lecz nauczyliśmy się tak zachowywać. Opanowaliśmy tę sztukę świadomie, ćwicząc te umiejętności, lub nieświadomie, poprzez naśladowanie osób w naszym otoczeniu. Osoby asertywne mają większy wybór. Mogą wybrać atak lub ucieczkę, mogą też spróbować trzeciej drogi. Szefowie, którzy nie potrafią być asertywni są „skazani” na bycie agresywnym lub uległym, lub też mogą manipulować. Ponieważ to ostatnie zachowanie nigdy nie popłaca, a agresja lub unikanie często nie załatwiają sprawy, asertywność staje się atrakcyjną alternatywą.
Szefowie wybierają określone zachowanie z konkretnych przyczyn. Często zachowywaliby się inaczej, gdyby zdawali sobie sprawę z konsekwencji swojej postawy.
Niebezpieczna ucieczka
Szefowie zachowują się biernie, gdy czują się gorsi, niekompetentni, niepewni siebie. Często przydarza się to tym, którzy zostali przełożonymi swoich dotychczasowych kolegów. Menedżerowie zachowują się biernie, gdy boją się utraty aprobaty ze strony innych, gdy obawiają się reakcji innych lub gdy chcą uniknąć konfliktów. Czasem, zwłaszcza w stosunku do przełożonych, uważają, że jest to właściwe, grzeczne zachowanie. Jeśli przełożeni zachowują się biernie, istnieje prawdopodobieństwo, że inni to wykorzystają. Z czasem stają się sfrustrowani, niespokojni, czują się pokrzywdzeni i urażeni, ponieważ pozwalają innym decydować za siebie i nie osiągają swoich celów. W końcu tracą poczucie własnej wartości i reagują wybuchem niezrozumiałej dla innych agresji spowodowanej kumulacją uczuć.
Agresja na cenzurowanym
Przyczyny agresywnych zachowań są różnorodne. Czasem są próbą podkreślenia, kto jest szefem, czasem są oznaką niepewności. W innych przypadkach agresja oznacza wyładowanie złości, która powstała w innym miejscu. Szef zezłościł się na kontrahenta, na innego pracownika, a swoją złość wyładowuje na niewinnym podwładnym. Wie, że i tak będzie on musiał znieść zły humor szefa, więc wyżywa się na nim bezkarnie. To szybka droga do utraty autorytetu przełożonego. Do zachowań agresywnych dochodzi także, gdy szefowie boją się, że bez takiego zachowania nie dostaną tego, co chcą zdobyć. Czasem chcą w ten sposób zwrócić na siebie uwagę i pokazać, że to oni rządzą i decydują. Próbują w ten sposób zdobyć autorytet, nie zdając sobie sprawy, że prowadzi to na manowce. W konsekwencji zachowań agresywnych u podwładnych narasta przeświadczenie, że przełożony lubi wykorzystywać innych, poniża ich i nie szanuje potrzeb. Po pewnym czasie tacy menedżerowie tracą poczucie własnej wartości przeżywają poważny stres, nawet wówczas, gdy temu zaprzeczają.
Jak widać, zachowania agresywne lub bierne z reguły się nie opłacają. Są jednak wyjątki, kiedy warto po nie sięgnąć. Gdy szef rozmawia z klientem, który ma słuszne pretensje do firmy handlowej, czasem warto zachować się biernie i spokojnie wysłuchać klienta. W krytycznej sytuacji, gdy trzeba działać bardzo szybko i natychmiast rozwiązać problem, może nie być czasu na asertywne zachowania. Z reguły jednak najbardziej opłaca się być asertywnym. Czasem trzeba zapłacić za to cenę. Szef asertywny może być nielubiany za to, że wprost wyraża swoje odczucia i bez ogródek mówi to, co myśli. Część osób może obrazić się i mieć mu za złe jego otwartość i stanowczość. W konsekwencji jego relacje z tymi współpracownikami mogą się pogorszyć.
Korzystna asertywność
Jedną z najważniejszych korzyści płynących z asertywności jest wzrost skuteczności samych szefów i ich podwładnych. Inną jest wzrost wzajemnego szacunku pomiędzy menedżerem a większością osób w jego otoczeniu.
Korzyści płynące z asertywności to wzrost skuteczności działania i lepsze bronienie swoich interesów. Przekłada się to na lepszą współpracę w zespole, z innymi działami firmy oraz z klientami. Wśród pracowników powstaje atmosfera szacunku i otwartości, uczciwości wobec siebie i innych. Ułatwia to rozwiązywanie konfliktów i prowadzenie negocjacji. Większa pewność siebie i płynące z tego dobre samopoczucie szefa i jego podwładnych wpływają na dobre relacje w zespole oraz zmniejszają stres w pracy. Wzrost samooceny szefa i jego pracowników prowadzi do tego, że sami dokonują wyborów, a nie robią tego za nich inni. Wszyscy łatwiej osiągają swoje cele, nie krzywdząc innych.
Asertywność jest umiejętnością, można się więc jej nauczyć. Najłatwiej zrobić to, uczestnicząc w odpowiednich warsztatowych szkoleniach dla menedżerów.