Według prognoz firmy analitycznej Gartner, światowe wydatki na IT w 2011 r. wzrosną o 5,1 proc., osiągając poziom 3,6 bln dol. Większego poziomu inwestycji należy spodziewać się także w branży rozwiązań informatycznych do zarządzania kadrami. Już w minionym roku przedsiębiorcy docenili znaczenie efektywnego zarządzania pracownikami dla prawidłowego rozwoju firmy. 2010 rok pokazał, że pracodawcy coraz chętniej korzystają z rozwiązań informatycznych dla HR, wspomagających optymalizację i redukcję kosztów działania przedsiębiorstw. Wszystko wskazuje na to, że podobna tendencja wzrostowa utrzyma się również w bieżącym roku. Coraz większa popularność narzędzi informatycznych wspomagających zarządzanie personelem widoczna jest zarówno w przypadku aplikacji umożliwiających optymalizację procesów operacyjnych, jak i tych, które bezpośrednio wspierają realizację strategii firmy. Klienci coraz częściej świadomi swoich indywidualnych potrzeb szukają specyficznych rozwiązań, szytych niejako na miarę, które dają możliwość maksymalnego dopasowania oprogramowania do indywidualnych wymagań ich przedsiębiorstwa.
Docenione oprogramowanie
Korzyści z wykorzystania narzędzi IT w zarządzaniu kadrami można szukać na wielu poziomach działania organizacji i z pewnością dlatego działy HR, jak też sami przedsiębiorcy w coraz większym stopniu doceniają ich rolę w zarządzaniu firmą. Oprogramowanie wspomagające zarządzanie personelem wprowadza pełną automatyzację, standaryzację i redukcję kosztów. Narzędzia IT w znaczący sposób podnoszą również bezpieczeństwo działań, minimalizując ryzyko kar finansowych oraz innych sankcji wynikających z niedopełnienia obowiązków ustawowo nałożonych na pracodawcę. Przykładowo, elektronizacja zarządzania czasem pracy powoduje, że system automatycznie kontroluje zgodność wprowadzanych informacji z aktualnymi przepisami prawa pracy, sugeruje poprawki, zapewnia kontrolę limitów godzin nadliczbowych i limitów dla niepełnoetatowców oraz kwalifikację rozliczeń sald do odpowiednich okresów rozliczeniowych, niwelując w ten sposób ryzyko otrzymania kary od Państwowej Inspekcji Pracy czy Sądu Pracy. Choć wydaje się, że takie sankcje to rzadkie przypadki, w rzeczywistości zdarzają się na tyle często, że część pracodawców z góry uwzględnia ten wydatek w swoim budżecie.
Trendy zakupowe
W minionym roku zainteresowanie pracodawców coraz częściej koncentrowało się na narzędziach do samoobsługi pracowniczej i menedżerskiej. Takie rozwiązania pozwalają firmie na pozyskanie nowych narzędzi komunikacji. W konsekwencji ułatwia to zarządzanie administracją kadrowo-płacową, a także czasem pracy. W ubiegłym roku ten obszar coraz wyraźniej zarysowywał się na rynku, podczas gdy w latach ubiegłych był rzadkim elementem zakresów odbywających się wdrożeń. Wyraźnie rośnie też zainteresowanie narzędziami IT do zarządzania wynagrodzeniami, rozumianymi jednak nie jako proste narzędzia do naliczania i wypłaty świadczeń, lecz jako instrumenty motywacji pracowników.
Przedsiębiorcy coraz częściej decydują się również na zakup rozwiązań informatycznych bezpośrednio wspierających realizację strategii firmy. Chodzi tu przede wszystkim o takie procesy, jak rekrutacja, tworzenie systemów motywacyjnych wspierających pożądane działania i zachowania pracowników oraz rozwój i szkolenia kadr w obszarach newralgicznych dla prawidłowej realizacji strategii. Zastosowanie odpowiednich narzędzi informatycznych ma szczególną wagę, zwłaszcza w świetle coraz większego zainteresowania firm zarządzaniem na podstawie wartości. Dzięki odpowiednim instrumentom informatycznym możliwa jest realizacja wszystkich powyższych obszarów „miękkiego HR” w sposób zgodny z przyjętymi wartościami organizacji.
Pomiar inwestycji w kadry
Zagadnieniem, które budzi coraz większe zainteresowanie działów HR, jest controlling personalny, który pozwala wyrazić wartość kapitału ludzkiego w firmie za pomocą wymiernych wartości i umożliwia realizowanie działań kadrowych zgodnie ze strategią organizacji. Jest też swoistym barometrem pokazującym efektywność zarządzania zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwie. Pozwala odpowiedzieć na pytania o mierzalną wartość kapitału ludzkiego, o zwrot z inwestycji w kadry, czy o koszty absencji i fluktuacji. Choć na gruncie polskim obszar ten wciąż jest niedostatecznie zagospodarowany, należy się spodziewać, że oferowane przez controlling personalny odpowiednio skonstruowane narzędzia w 2011 r. przyniosą rosnącą liczbę projektów zrealizowanych w tym zakresie. Wszystko wskazuje na to, że właśnie w narzędziach oferowanych przez controlling personalny firmy odnajdą szansę na podniesienie efektywności działań kadrowych.
Szczególne wymagania
Wyraźny wzrost zainteresowania narzędziami IT wspomagającymi HRM widać także w instytucjach publicznych. Do niedawna pomijały one obszar kadrowy w ogłaszanych postępowaniach przetargowych. Obecnie coraz częściej decydują się na wdrożenie funkcji HR, nie tylko tych podstawowych, jak kadry, płace czy ewidencja czasu pracy, lecz także tych obejmujących kwestie strategiczne, takie jak np. narzędzia planowania kosztów osobowych. Coraz powszechniej dostrzegany jest szerszy wymiar korzyści z informatycznego wsparcia procesów personalnych w instytucji publicznej, które wykraczają poza obszar czysto personalny. Warto pamiętać, że tego typu organizacje działają w szczególnych uwarunkowaniach prawnych, stąd także procesy zarządzania kadrami wymagają często niestandardowych rozwiązań skrojonych na miarę ich specyficznych potrzeb. Producenci oprogramowania coraz częściej oferują aplikacje, które wychodzą naprzeciw tym szczególnym wymaganiom. Oprogramowanie kadrowe dedykowane instytucjom publicznym wspiera realizację istotnych procesów, począwszy od procedury planowania budżetowego. Dzięki narzędziom IT korzystającym z informacji o taryfikatorze oraz planu etatów można wykonać precyzyjną analizę – symulację kosztów na przyszłe okresy w celu sprawdzenia, czy waloryzacja wynagrodzeń lub zmiany wynikające z uzyskania przez pracowników uprawnień do dodatkowych świadczeń nie spowodują przekroczenia dostępnego budżetu. Co więcej, symulacja na kolejny rok może być wykonana z uwzględnieniem właściwego rozdziału środków budżetowych. Po zakończeniu etapu symulacji narzędzie informatyczne może wesprzeć proces realizacji i kontroli budżetu. System IT odpowiednio zaplanuje i zaksięguje wydatki oraz zaraportuje ewentualne odchylenia. Specjalne aplikacje będą też nieodzowną pomocą w planowaniu awansów pracowniczych i wesprą procedury rozliczenia listy płac. Ten aspekt jest szczególnie istotny w przypadku pracowników podlegających ustawom o służbie cywilnej i posiadających pewne specyficzne uprawnienia np. do dodatkowych urlopów wypoczynkowych czy pewnych dodatków i premii. Te i inne funkcje oferowane przez narzędzia IT wspomagające HRM powodują, że instytucje publiczne coraz częściej przekonują się o ich wielowymiarowych korzyściach na wszystkich poziomach organizacji. Nie chodzi bowiem tylko o proste odciążenie działu personalnego, ale o taką reorganizację zadań, która docelowo przełoży się na szybsze i lepsze jakościowo decyzje pozwalające instytucji lepiej realizować wyznaczone zadania.