W zależności od okoliczności ewakuację w zakładzie pracy przeprowadza pracownik (lub pracownicy) wyznaczony przez pracodawcę do wykonywania takich zadań i odpowiednio przeszkolony, sam pracodawca lub osoba kierująca działaniem ratowniczym.
Każdy pracodawca ma obowiązek wyznaczenia w swoim zakładzie pracy pracowników do udzielania pierwszej pomocy oraz do wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników (art. 2091 § 1 pkt 2 k.p.). Przepisy prawa pracy nie precyzują, czy może to być jedna osoba, czy też musi to być kilku różnych pracowników.
Liczbę pracowników wyznaczonych do udzielania pierwszej pomocy oraz do zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników powinien ustalić pracodawca, uwzględniając:
- rodzaj i zakres prowadzonej działalności,
- liczbę zatrudnionych w zakładzie pracowników i innych osób, które mogą przebywać w zakładzie (np. osób zatrudnionych w ramach umów cywilnoprawnych, klientów, interesantów itp.),
- liczbę oddziałów (filii itp.),
- rodzaj i poziom występujących zagrożeń, a także
- fakt, czy w zakładzie pracy wykonywana jest praca zmianowa.
Oprócz wyznaczenia konkretnych pracowników, pracodawca ma obowiązek poinformowania załogi o tym, kto został wyznaczony do wykonywania tych zadań. Informacja powinna zawierać:
- imię i nazwisko pracownika wyznaczonego (pracowników wyznaczonych),
- miejsce wykonywania pracy przez wyznaczonego pracownika (pracowników), np. wskazanie działu, wydziału, numeru pokoju itd.,
- numer telefonu służbowego lub innego środka komunikacji elektronicznej do tego pracownika (pracowników) – art. 2071 § 2 k.p.
Wyjątkowo, osobą wykonującą zadania w zakresie pierwszej pomocy oraz zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników może być sam pracodawca, pod warunkiem że zatrudnia wyłącznie pracowników młodocianych lub niepełnosprawnych.
Działania ewakuacyjne w razie pożaru może również podjąć kierujący działaniem ratowniczym członek jednostki ochrony przeciwpożarowej (np. strażak PSP, członek zakładowej straży pożarnej, jeśli w danym zakładzie pracy taka funkcjonuje). Kierujący działaniem ratowniczym może również, oprócz zarządzenia ewakuacji ludzi i mienia, wstrzymać ruch drogowy oraz wprowadzić zakaz przebywania osób trzecich w rejonie działania ratowniczego, przejąć w użytkowanie na czas niezbędny dla działania ratowniczego nieruchomości i ruchomości, środki transportu, sprzęt, ujęcia wody, inne środki gaśnicze, a także przedmioty i urządzenia przydatne w działaniu ratowniczym (art. 25 ust. 1 ustawy z 21 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej; DzU z 2009 r. nr 178, poz. 1380 ze zm.).
Natomiast obowiązkowe „ćwiczenia” w zakresie ewakuacji powinny być przeprowadzane przez właściciela lub zarządcę obiektu przeznaczonego dla ponad 50 osób, będących jego stałymi użytkownikami, niezakwalifikowanego do kategorii zagrożenia ludzi ZL IV, co najmniej raz na 2 lata.
Podobne ćwiczenia powinny być przeprowadzane w obiektach, w których cyklicznie zmienia się jednocześnie grupa powyżej 50 użytkowników, w tym w szczególności w obiektach szkół, przedszkoli, internatów, domów studenckich.
Praktycznego sprawdzenia organizacji oraz warunków ewakuacji w takich obiektach należy dokonać co najmniej raz na rok, jednak w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia rozpoczęcia korzystania z obiektu przez nowych użytkowników.
W przypadku obiektu zawierającego strefę pożarową zakwalifikowaną do kategorii zagrożenia ludzi ZL II i w budynkach zakwaterowania osadzonych, zlokalizowanych na terenach zakładów karnych i aresztów śledczych, zakres i obszar budynku objęty praktycznym sprawdzeniem organizacji i warunków ewakuacji musi być uzgodniony z właściwym miejscowo komendantem powiatowym (miejskim) Państwowej Straży Pożarnej.
O terminie „ćwiczebnych ewakuacji” właściciel lub zarządca obiektu jest zobowiązany powiadomić właściwego miejscowo komendanta powiatowego (lub miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej. Powiadomienie musi nastąpić najpóźniej na tydzień przed ich przeprowadzeniem.