Telefon
Telefon to urządzenie stanowiące zakończenie łącza telefonicznego.
W prawie pracy
Pracodawca może zapewnić pracownikowi telefon służbowy. Zasady korzystania z telefonu powinna określać umowa zawarta z pracownikiem.
W wynagrodzeniach
Pracodawca może powierzyć pracownikowi telefon komórkowy. W tym celu strony powinny sporządzić umowę użyczenia, w której należy określić m.in. rodzaj powierzonego telefonu (np. z podaniem marki, modelu, nr. seryjnego), zasady korzystania z telefonu i ponoszenia kosztów jego użytkowania oraz zasady zwrotu sprzętu. Powierzającym telefon może być również pracownik, który na zasadach wskazanych w umowie zawartej z pracodawcą może wykorzystywać przy wykonywaniu obowiązków służbowych prywatny sprzęt.
W podatkach dochodowych
W sytuacji wykorzystania telefonu służbowego na potrzeby prywatne pracownik otrzyma nieodpłatne świadczenie. Na wyodrębnienie kosztów rozmów prywatnych pracownika pozwala wydruk połączeń telefonicznych (tzw. billing). Jeśli pracownik wykazuje rozmowę jako służbową (a numer odbiorcy to uprawdopodobnia), to jest to oświadczenie pracownika, które nie powinno być kwestionowane przez organy podatkowe. W przypadku rozmów prywatnych należy ustalić pracownikowi przychód odpowiadający wydatkom na prywatne połączenia (ustalone na podstawie np. billingu). Jeżeli pracownik jest zobowiązany do zwrotu wydatków z tytułu prywatnych rozmów telefonicznych, to nie powstanie nieodpłatne świadczenie. Tym samym nie będą one zaliczane do przychodów pracownika podlegających opodatkowaniu. Zwrot wydatków na używanie przez pracownika prywatnego telefonu do celów służbowych, do wysokości wynikającej z billingu rozmów dotyczących firmy, jest zwolniony z podatku jako ekwiwalent pieniężny za używanie przez niego własnego sprzętu. Natomiast zwrot wydatków na abonament należy zaliczyć do opodatkowanych przychodów pracownika ze stosunku pracy. Przyznanie pracownikowi stałego ryczałtu nie zwalnia z obowiązku obliczenia na podstawie billingu kwoty objętej zwolnieniem.
Zobacz również: Odbieranie telefonu służbowego na urlopie
Jeżeli pracownik korzysta z telefonu należącego do pracodawcy wyłącznie do celów służbowych, opłaty za te rozmowy nie stanowią dla niego przychodów ze stosunku pracy. W sytuacji gdy pracownik wykorzystuje telefon do celów prywatnych i pracodawca nie wymaga zwrotu kosztów takich rozmów, wartość takiej usługi stanowi przychód pracownika i podlega składkom ZUS. Kwotę przychodu pracodawca powinien ustalić na podstawie sumy jednostkowej za każdą rozmowę uwzględnioną w billingu telefonicznym. Jeżeli pracownik zwraca pracodawcy koszty własnych rozmów, wówczas nie powstaje u niego przychód ani obowiązek odprowadzenia składek.
Polecamy: Telefon służbowy na wakacjach tylko w wyjątkowych przypadkach