Od 17 listopada 2023 r. (lub odpowiednio – od 17 maja 2024 r.) praca wyłącznie przed laptopem, bez dodatkowego wyposażenia w postaci m.in. monitora ekranowego (lub podstawki zapewniającej ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika) jest już niezgodna z zasadami BHP. Wielu pracowników nadal pracuje jednak, przez cały dzień, wyłącznie na laptopach, co świadczy o niskiej świadomości (zarówno wśród pracowników, jak i pracodawców) w zakresie obowiązywania ww. wymogu.
- Praca wyłącznie przed laptopem, bez dodatkowego wyposażenia, niezgodna z prawem – dlaczego?
- Jakie jeszcze dodatkowe wyposażenie stanowiska pracy musi zapewnić pracownikom pracodawca?
- A co z pracownikami zdalnymi, wykorzystującymi do pracy własny sprzęt?
- Co grozi pracodawcy, który nie zapewnia pracownikom zatrudnionym przy monitorach ekranowych wyposażenia, o którym mowa w rozporządzeniu?
Praca wyłącznie przed laptopem, bez dodatkowego wyposażenia, niezgodna z prawem – dlaczego?
Wiele pracowników nadal pracuje wyłącznie na laptopach, co świadczy o tym, że nie każdy pracownik i nie każdy pracodawca jest świadomy, że dniu 17 listopada 2023 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 18.10.2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. z 2023 r., poz. 2367), które w stosunku do:
pracowników (w tym praktykantów i stażystów) zdefiniowanych w par. 2 pkt 4 rozporządzenia, tj. którzy użytkują w czasie pracy tzw. system przenośny przeznaczony do użytkowania na danym stanowisku pracy (czyli komputer przenośny/laptopa) przez co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (czyli przez co najmniej 4 godziny w ciągu jednego dnia pracy, bez względu na to, czy są zatrudnieni w pełnym czy niepełnym wymiarze czasu pracy albo w szczególnym systemie czasu pracy, umożliwiającym wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy),
wprowadziło wymóg zapewnienia im:
stacjonarnego monitora ekranowego lub podstawki zapewniającej ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz dodatkowej klawiatury i myszy.
Wymóg ten, wynika ze zmienionego ww. rozporządzeniem załącznika do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, a dokładnie z jego pkt 1.2.
Rozporządzenie zmieniające ww. rozporządzenie z dnia 1 grudnia 1998 r., weszło w życie w dniu 17 listopada 2023 r. i jego postanowienia mają zastosowanie:
od 17 listopada 2023 r. – w odniesieniu do stanowisk pracy utworzonych począwszy od ww. daty (tj. od 17 listopada 2023 r.) lub odpowiednio
od 17 maja 2024 r. – w odniesieniu do stanowisk pracy utworzonych przed dniem 17 listopada 2023 r. (zgodnie z rozporządzeniem – pracodawcy mieli bowiem 6 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia, na dostosowanie stanowisk pracy utworzonych przed dniem jego wejścia w życie, do minimalnych wymagań BHP oraz ergonomii wynikających z rozporządzenia).
Praca przez cały dzień wyłącznie przed laptopem, bez dodatkowego wyposażenia, jest więc już niezgodna z zasadami BHP.
Jakie jeszcze dodatkowe wyposażenie stanowiska pracy musi zapewnić pracownikom pracodawca?
Zgodnie z par. 2 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1.12.1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe – jego postanowienia dotyczą nie tylko pracowników korzystających w czasie pracy z laptopów, ale wszystkich pracowników (w tym praktykantów i stażystów), którzy użytkują w czasie pracy monitor ekranowy przez co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (czyli przez co najmniej 4 godziny w ciągu jednego dnia pracy).
Pracownicy ci (tj. pracujący na komputerach stacjonarnych, jak i pracujący na laptopach, przez co najmniej 4 godziny dziennie), mają ponadto prawo do wyposażenia swojego stanowiska pracy – od 17 listopada 2023 r. lub odpowiednio od 17 maja 2024 r. – w:
krzesło, które poza spełnieniem dotychczasowych wymogów co do ergonomii, powinno dodatkowo posiadać regulowane podłokietniki oraz
na życzenie – podnóżek, który dotychczas przysługiwał wyłącznie osobom, którym wysokość krzesła uniemożliwiała płaskie, spoczynkowe ustawienie stóp na podłodze.
A co z pracownikami zdalnymi, wykorzystującymi do pracy własny sprzęt?
W sytuacji, gdy pracownik pracujący zdalnie wykorzystuje do pracy swój własny sprzęt – np. laptop lub tablet – wówczas sprzęt ten, powinien uwzględniać wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego kodeksu pracy, w tym zasady ergonomii, a zatem – w takiej sytuacji, to pracownik powinien dostosować sprzęt prywatny do obowiązujących wymagań w zakresie BHP.wyposa
Wynika to z art. 6724 par. 2 kodeksu pracy, zgodnie z którym – pracownik i pracodawca mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego Kodeksu pracy (m.in. uwzględniających zasady ergonomii). W takim przypadku – pracownikowi wykonującemu pracę zdalną, przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Obowiązek wypłaty ww. ekwiwalentu może również zostać zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu – bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
Co grozi pracodawcy, który nie zapewnia pracownikom zatrudnionym przy monitorach ekranowych wyposażenia, o którym mowa w rozporządzeniu?
Pracodawcy, który od 17 listopada 2023 r. lub odpowiednio – od 17 maja 2024 r. – nie zapewnia pracownikom zatrudnionym przy monitorach ekranowych, przez co najmniej 4 godziny dziennie, wyposażenia zgodnego z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1.12.1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, tj.:
pracownikom pracującym wyłącznie na laptopach – stacjonarnego monitora ekranowego (lub podstawki zapewniającej ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika) oraz dodatkowej klawiatury i myszy oraz
pracownikom pracującym zarówno na komputerach stacjonarnych, jak i na laptopach – krzesła m.in. z regulowanymi podłokietnikami oraz na życzenie pracownika – podnóżka,
grozi kara. Za nieprzestrzeganie przepisów lub zasad bezpieczeństwa i higieny pracy – zgodnie z art. 283 kodeksu pracy – może zostać ukarany grzywną w wysokości od 1000 do nawet 30 000 zł. Obowiązek zapewnienia ww. wyposażenia przez pracodawcę i ryzyko obciążenia go karą grzywny – odpada jednak w przypadku, gdy pracownik pracuje zdalnie i uzgodni z pracodawcą, że do pracy tej będzie wykorzystywał własny sprzęt, a z tego tytułu pracodawca wypłacać mu będzie odpowiedni ekwiwalent pieniężny lub ryczałt.
Sprawdź >>> Kodeks pracy 2024. Praktyczny komentarz z przykładami
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 1465)
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1.12.1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. z 1998 r., nr 148, poz. 973 z późn. zm.)