Z danych firmy badawczej Gartner wynika, że ponad połowa firm już korzysta z narzędzi automatyzujących procesy kadrowo-płacowe. Z kolei według raportu PwC, ponad 54 proc. specjalistów ds. twardego HR uważa automatyzację za najlepszy sposób na zwiększenie efektywności pracy.
- Główne obszary automatyzacji w obszarze kadr i płac
- Automatyzacja w obszarze kadr
- Automatyzacja w obszarze płac
- Raportowanie procesów kadrowych
- Korzyści z automatyzacji procesów kadrowo-płacowych
Statystykom pokazującym pozytywne podejście do automatyzacji trudno się dziwić. Nowoczesne technologie nie tylko upraszczają codzienne zadania, lecz również pozwalają pokonać wiele trudności związanych z rosnącymi wymaganiami rynku, brakiem odpowiednich zasobów czy koniecznością szybkiego dostosowania się do zmieniających się przepisów. Nie tylko redukują one czas poświęcany na rutynowe zadania, ale również eliminują ryzyko popełniania błędów, które mogą wynikać z ręcznego wprowadzania danych. Dlatego w rozwiązania automatyzujące różnego rodzaju procesy kadrowe inwestuje dziś coraz więcej przedsiębiorstw – szczególnie zaś tych, w których administracja kadrowa łączy funkcje twardego i miękkiego HR-u.
Główne obszary automatyzacji w obszarze kadr i płac
W średnich i dużych przedsiębiorstwach automatyzacja w kadrach dotyczy przeważnie trzech głównych obszarów: kadr, płac oraz raportowania.
- Z naszych obserwacji wynika, że tego typu procesy zajmują specjalistom nawet kilkadziesiąt godzin miesięcznie. Automatyzacja w obszarze obsługi dokumentacji pracowniczej czy naliczania wynagrodzeń pozwala znacznie skrócić czas poświęcany na rutynowe czynności – wyjaśnia Rafał Szostak, architekt rozwiązań biznesowych w Symfonii.
Jak zautomatyzować pracę w dziale kadr i płac? Zapisz się na bezpłatny webinar >>
Automatyzacja w obszarze kadr
Jeden z najbardziej kłopotliwych procesów kadrowych jest zatrudnienie nowego pracownika. Przygotowanie umowy wraz z kompletem wymaganych dokumentów oraz założenie akt osobowych pochłania bowiem mnóstwo czasu. W pokonywaniu wyzwań, jakie się z tym wiążą, dużym wsparciem może okazać się nowoczesne oprogramowanie kadrowe.
- W programie Symfonia R2Płatnik specjalista ds. kadr może wygenerować paczkę dokumentów potrzebnych do zawarcia umowy, a następnie przesłać je bezpośrednio do pracownika. Takie rozwiązanie eliminuje konieczność ręcznego wyszukiwania poszczególnych formularzy, a dzięki temu skraca czas przygotowania dokumentacji i minimalizuje ryzyko błędów – wyjaśnia Patrycja Mazurkiewicz-Opałko, konsultant ds. rozwiązań kadrowo-płacowych w Symfonii.
Automatyzacja zyskuje na znaczeniu również w przypadku masowych zmian, takich jak aneksowanie umów, na przykład w związku z podwyżką płacy minimalnej. Programy kadrowo-płacowe potrafią całkiem dobrze obsługiwać tego typu procesy, a także realizować masowe wysyłki zaktualizowanych dokumentów.
kadry, płace, webinar
Automatyzacja kadr i płac – które procesy warto usprawnić?
fot. materiały prasowe
Automatyzacja w obszarze płac
Z badań Deloitte wynika, że aż 57 proc. czasu specjalistów ds. kadr i płac pochłaniają zadania administracyjne związane z wynagrodzeniami oraz urlopami. Sytuacji nie ułatwiają zmiany w przepisach prawa pracy, które sprawiają, że ręczne naliczanie płac staje się nie tylko coraz bardziej skomplikowane, ale i obarczone ryzykiem błędów.
- Warto wiedzieć, że nowoczesne systemy kadrowo-płacowe oferują sporo ułatwień w tym obszarze. Mogą np. samodzielnie pobierać dane płacowe z różnych źródeł, a następnie na ich podstawie automatycznie generować listy płac, uwzględniając przy tym rozmaite składniki wynagrodzeń i mechanizmy ich naliczania – tłumaczy Rafał Szostak, Architekt rozwiązań biznesowych w Symfonii.
Na tym jednak możliwości automatyzacji w obszarze wynagrodzeń się nie kończą, bo niektóre systemy, jak np. Symfonia R2Płatnik, pozwalają także wygenerować paczki przelewów czy paski wynagrodzeń dla pracowników.
Raportowanie procesów kadrowych
Raportowanie to kolejny obszar, w którym automatyzacja pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu. Nic więc dziwnego, że na rynku rosnącą popularnością zaczynają cieszyć się programy kadrowo-płacowe wyposażone w moduły analityczne. Tego typu systemy umożliwiają m.in. tworzenie spersonalizowanych raportów na podstawie danych kadrowych.
- Automatyzacja w tym obszarze pozwala np. na generowanie cyklicznych zestawień w określonych jednostkach czasu. Jest to szczególnie ważne dla firm, które muszą przygotowywać dane do celów wyceny wartości spółki czy rozliczania dofinansowań z funduszy UE – mówi Rafał Szostak.
Korzyści z automatyzacji procesów kadrowo-płacowych
Nowoczesne oprogramowanie kadrowo-płacowe ma potencjał, by znacznie przyspieszyć i uprościć rutynowe zadania. Na rosnące znaczenie tego typu rozwiązań wskazują także prognozy firmy badawczej Gartner. Zgodnie z nimi aż 41 proc. liderów biznesu planuje w najbliższej przyszłości przeprojektować procesy kadrowo-płacowe z wykorzystaniem nowych technologii. Na potrzeby firm związane z optymalizacją procesów z zakresu twardego HR starają się odpowiadać także producenci oprogramowania, oferując systemy kadrowo-płacowe dostępne w elastycznych modelach cenowych. Dzięki temu automatyzacja staje się dostępna nie tylko dla dużych organizacji, ale także małych i średnich przedsiębiorstw, które chcą poprawić jakość zarządzania personelem.