Od 1 stycznia 2019 r. możesz przechowywać dokumenty pracownicze krócej: przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł, albo przez 50 lat.
- PRZECHOWYWANIE AKT PRACOWNICZYCH PRZEZ 50 LAT (poprzednie zasady)
- PRZECHOWYWANIE AKT PRACOWNICZYCH PRZEZ 10 LAT
- OKRES PRZECHOWYWANIA AKT PRACOWNICZYCH
Zależy to od tego, kiedy zatrudniłeś pracownika.
PRZECHOWYWANIE AKT PRACOWNICZYCH PRZEZ 50 LAT (poprzednie zasady)
Te przepisy nie dotyczą wszystkich pracowników. Nie możesz skrócić okresu przechowywania akt pracowniczych, czyli musisz je przechowywać przez 50 lat, jeśli masz pracowników:
- którzy zaczęli pracować w Twojej firmie przed 1 stycznia 1999 r.,
- których dokumentacja pracownicza zawiera dane o okresach: pracy górniczej,
- pracy równorzędnej z pracą górniczą,
- zaliczanych do pracy górniczej.
W dotychczasowy sposób potwierdzasz te dane pracownikom, którzy ubiegają się o emeryturę.
PRZECHOWYWANIE AKT PRACOWNICZYCH PRZEZ 10 LAT
Od 1 stycznia 2019 r. uległ skróceniu z 50 do 10 lat czas przechowywania:
- dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy,
- akt pracowniczych.
Dotyczy to nowo zatrudnianych pracowników – po 2018 r. – na etat i na umowę zlecenie.
Możesz także obniżyć koszty przechowywania dokumentacji pracowniczej i skorzystać ze skróconego okresu jej przechowywania, za pracowników, których zatrudniałeś między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., jeśli spełnisz dodatkowe warunki, czyli przekażesz do ZUS:
- oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW),
- raport informacyjny (ZUS RIA).
WAŻNE
Sam decydujesz, przez jak długi czas będziesz przechowywać dokumentację pracowniczą (10 czy 50 lat) pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.
WAŻNE
10-letni okres przechowywania akt liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia. 10-letni okres przechowywania akt pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., za których złożysz raporty informacyjne, liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony ten raport.
OKRES PRZECHOWYWANIA AKT PRACOWNICZYCH
Jeśli chcesz skrócić okres przechowywania akt pracowniczych, musisz przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW). Oświadczasz w tym dokumencie, że przekażesz raporty informacyjne (ZUS RIA) za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.
Oświadczenie (ZUS OSW) możesz złożyć w wybranym przez siebie terminie. Możesz wycofać ten dokument, jeśli już go złożyłeś, pod warunkiem że nie złożyłeś jeszcze pierwszego raportu informacyjnego (ZUS RIA). Jeśli wycofasz oświadczenie, nie możesz skorzystać ze skróconego okresu przechowywania akt. Oznacza to, że musisz je przechowywać przez 50 lat.
To, czy złożysz oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, jest dobrowolną decyzją, którą możesz podjąć w dowolnym czasie.
Gdy złożysz oświadczenie (ZUS OSW), masz obowiązek przekazać do ZUS raport informacyjny (ZUS RIA). Masz na to 12 miesięcy od dnia, w którym złożyłeś dokument ZUS OSW. Raport składasz za każdego pracownika zatrudnionego od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Dane z tego dokumentu zapiszemy na koncie ubezpieczonego (Twojego pracownika).
Raport (ZUS RIA) przekazujesz wraz z dokumentem wyrejestrowania z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) za pracowników:
- z którymi po 31 grudnia 2018 r. rozwiążesz stosunek pracy,
- którym po 31 grudnia 2018 r. zakończy się umowa o świadczenie usług, np. umowa zlecenia.