Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane.
Część A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie
Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:
a) wypełnionego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną liczbą fotografii,
b) świadectwa pracy z poprzedniego miejsca pracy,
c) dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
d) świadectwa ukończenia szkoły podstawowej - w przypadku osoby niepełnoletniej, ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
e) orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
f) innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Część B - nawiązanie stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia
W tej części gromadzi się następujące dokumenty:
a) umowę o pracę, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
b) pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 4 oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
c) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art. 1295 pkt 3, art. 178 § 2 i art. 188 Kodeksu pracy, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w tych przepisach,
d) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
e) dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
f) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
g) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
h) pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
i) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
j) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
k) korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
l) informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony;
Porównaj: Wygaśnięcie a rozwiązanie stosunku pracy
Część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia
Wykaz dokumentów:
a) oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
b) kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
c) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego),
d) umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
e) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
Prawa pracownika związane z jego aktami osobowymi
Pracownik ma prawo wglądu do akt osobowych. Ma więc prawo weryfikowania zasadności i prawdziwości gromadzonych w aktach informacji na swój temat.
Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego dopuszczalna jest droga sądowa w kwestii dokumentacji pracowniczej. Jeśli pracownik stwierdzi gromadzenie na swój temat nieprawdziwych informacji (np. fałszywych donosów) ma prawo wezwać pracodawcę do usunięcia z akt nieprawdziwych informacji naruszających dobre imię pracownika – a jeśli ten odmówi domagać się na drodze sądowej jego usunięcia. Pracownikowi przysługuje bowiem prawo dochodzenia ochrony dóbr osobistych jeśli takowe zapiski są nieprawdziwe (art. 23 i 24 kc w zw. z art. 300 kp).