Praca zdalna wykonywana jest poza siedzibą pracodawcy, zazwyczaj w mieszkaniu lub domu pracownika, często z użyciem narzędzi i urządzeń należących do niego. Zasady ponoszenia kosztów związanych z pracą zdalną określa Kodeks pracy. Jakie koszty pracy zdalnej musi pokryć pracodawca? W jaki sposób ustala się zasady pokrywania tych kosztów? Jakie świadczenia przysługują pracownikowi za korzystanie z należących do niego narzędzi i urządzeń?
- Koszty pracy zdalnej, które musi pokryć pracodawca
- Zasady zwrotu kosztów pracy zdalnej
- Co należy się pracownikowi za korzystanie z własnego sprzętu
- Ryczałt na pokrycie kosztów pracy zdalnej
- Zasady ustalania ekwiwalentu albo ryczałtu
- Podatek i składki na ZUS od kwot należnych pracownikowi
Praca zdalna to praca, która jest wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Koszty pracy zdalnej obejmują między innymi koszty związane z instalacją i serwisem narzędzi pracy oraz koszty energii i usług telekomunikacyjnych.
Koszty pracy zdalnej, które musi pokryć pracodawca
Pracodawca ma obowiązek pokrycia:
- kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
- kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- innych niż wymienione powyżej kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.
Zasady zwrotu kosztów pracy zdalnej
Pracodawca ma obowiązek pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli zwrot takich kosztów został określony:
- w porozumieniu dotyczącym zasad wykonywania pracy zdalnej zawartym pomiędzy pracodawcą a organizacjami związkowymi,
- regulaminie określającym zasady pracy zdalnej wydanym przez pracodawcę,
- poleceniu, na podstawie którego pracownik wykonuje pracę zdalną (patrz niżej), lub
- porozumieniu o wykonywaniu pracy zdalnej zawartym pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.
Kodeks pracy nie określa, jakie koszty należą do kategorii „innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej”. Ustawodawca pozostawił tu pracodawcom i pracownikom swobodę w ustaleniu – przy uwzględnieniu konkretnych okoliczności – jakie koszty będą pokrywane przez pracodawcę.
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
- w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej
– jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Stan zagrożenia epidemicznego w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2 został odwołany z dniem 1 lipca 2023 r.
Co należy się pracownikowi za korzystanie z własnego sprzętu
Pracownik wykonujący pracę zdalną jest uprawniony do ekwiwalentu pieniężnego w wysokości ustalonej z pracodawcą za wykorzystywanie niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, których nie zapewnił pracodawca (np. stanowiących własność pracownika). Zasady wykorzystywania takich materiałów, narzędzi pracy i urządzeń technicznych określają pracodawca i pracownik.
Urządzenia techniczne niezapewnione przez pracodawcę, z których będzie korzystał pracownik wykonujący pracę zdalną muszą spełniać wymagania określone przepisami Kodeksu pracy dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy. Urządzenia te muszą:
- zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy, w szczególności zabezpieczać pracownika przed urazami, działaniem niebezpiecznych substancji chemicznych, porażeniem prądem elektrycznym, nadmiernym hałasem, działaniem drgań mechanicznych i promieniowania oraz szkodliwym i niebezpiecznym działaniem innych czynników środowiska pracy;
- uwzględniać zasady ergonomii.
Ryczałt na pokrycie kosztów pracy zdalnej
Obowiązek pokrycia kosztów, albo wypłaty ekwiwalentu, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Zasady ustalania ekwiwalentu albo ryczałtu
Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
Podatek i składki na ZUS od kwot należnych pracownikowi
Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Wobec tego kwoty należne pracownikowi z tytułu pokrycia kosztów, ekwiwalentu lub ryczałtu:
- nie są opodatkowane podatkiem dochodowym ani
- nie są obciążone składkami na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.