Zatrudnieni zdalnie mogą uzyskać od pracodawcy zryczałtowany zwrot wydatków na prąd lub Internet. Brakuje jednak jednoznacznych wytycznych jak ustalić stawkę takiego ryczałtu. Punktem odniesienia mogą być kwoty stosowane przez organy państwowe.
- Ryczałt za Internet i prąd w pracy zdalnej – „dodatek do pensji” bez podatku
- Ryczałt za Internet i prąd w pracy zdalnej – jakie stawki stosują urzędy państwowe?
- Ryczałt za Internet i prąd w pracy zdalnej – bezpieczniej nie stosować uproszczeń
- Ryczałt za Internet i prąd w pracy zdalnej – jakie stawki stosują przedsiębiorcy?
Ryczałt za Internet i prąd w pracy zdalnej – „dodatek do pensji” bez podatku
Ryczałt za Internet i prąd w pracy zdalnej jest zwolniony z podatku i składek na ZUS. To mogłoby tworzyć potencjalną pokusę, aby część wynagrodzenia przekazać „legalnie pod stołem” ze względu na brak wyraźnych wytycznych w kwestii wysokości ryczałtu.
Jednak pracodawcy, którzy chcą uniknąć negatywnych konsekwencji, powinni wziąć pod uwagę pewną „rynkową średnią” w tym zakresie. Stosowanie nieproporcjonalnie wysokich stawek ryczałtu za prąd lub Internet w pracy zdalnej mogłoby być uznane za obejście prawa. W najgorszym przypadku narażałoby na odpowiedzialność karnoskarbową.
Ryczałt za Internet i prąd w pracy zdalnej – jakie stawki stosują urzędy państwowe?
Zestawienie opublikowane przez Gazetę Prawną w publikacji „Każdy urząd inaczej liczy ryczałt za prace zdalną. Firmy są hojniejsze” pokazuje, że różne instytucje państwowe stosują różne stawki ryczałtu, które mieszczą się mniej więcej w przedziale 20 – 70 zł na miesiąc.
Najmniejszy zwrot kosztów dla pracujących zdalnie stosuje NFZ – jedynie ok. 20 zł miesięcznie. Niewiele więcej można uzyskać w izbach administracji skarbowej – ok 25 zł na miesiąc. Nieco bardziej hojne dla zatrudnionych zdalnie jest Ministerstwo Finansów – tam za pracę zdalną można uzyskać miesięczny zwrot kosztów na poziomie ok. 40 zł. Najbardziej szczodrym organem państwowym dla pracujących zdalnie jest Urząd Wojewódzki w Szczecinie – zatrudnieni tam urzędnicy mogą otrzymać zwrot w kwocie niewiele ponad 70 zł.
Ryczałt za Internet i prąd w pracy zdalnej – bezpieczniej nie stosować uproszczeń
Stawki ryczałtu za pracę zdalną przyjęte w organach państwowych wskazują, że należy wziąć pod uwagę liczbę dni w miesiącu przepracowanych zdalnie i na tej podstawie ustalić zryczałtowany zwrot tzn. przemnożyć konkretną stawkę przez ilość dni pracy zdalnej w miesiącu.
Co istotne – należy rozbić tą stawkę na zwrot za zużyty w domu prąd oraz na zwrot za Internet/telefon.
Jeśli pracodawca sam zapewnia i opłaca Internet dla pracującego zdalnie, to nie może jednocześnie stosować ryczałtowego zwrotu za Internet. Analogicznie w przypadku telefonu - zryczałtowany zwrot kosztów za telefon jest możliwy jeśli pracujący zdalnie używa swojego telefonu (samodzielnie opłacanego) do celów służbowych.
Wspomniane wcześniej izby administracji skarbowej stosują dzienną stawkę zwrotu 0,68 zł za jeden dzień zużycia domowego prądu oraz 0,55 zł za sieć telekomunikacyjną. Z kolei bardziej szczodry Urząd Wojewódzki w Szczecinie zwraca 2,50 zł za każdy dzień pracy zdalnej oraz opcjonalnie 0,89 zł za dzień używania prywatnego telefonu do celów służbowych.
Ryczałt za Internet i prąd w pracy zdalnej – jakie stawki stosują przedsiębiorcy?
Eksperci cytowani przez Gazetę Prawną wskazują, że prywatni pracodawcy przyjmują nieco wyższe stawki zryczałtowanego zwrotu za prace zdalną – ok. 2-3 zł za dzień lub ok. 50-100 zł. za miesiąc. Jak już wspomniano, stosowanie zbyt daleko idących uproszczeń w tym zakresie stwarza pewne ryzyko dla pracodawców. Przedsiębiorca, który chce się czuć bezpiecznie od strony prawnej, powinien dysponować dokumentem ukazującym zasady kalkulacji ryczałtu. Dzienna stawka powinna jak najbardziej odzwierciedlać ceny rynkowe.