Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:
1) w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
2) w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
3) w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Część A będzie się składać głownie z kwestionariusza osobowego, jakiego pracodawca może żądać od pracownika starającego się o przyjęcie do pracy, oraz ze świadectw pracy wydanych przez poprzednich pracodawców takiego pracownika.
Polecamy: Akta osobowe pracownika
Część B składa się głownie z:
a) umowy o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
b) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
c) pisemnego potwierdzenia zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi takimi jak regulamin pracy oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
d) oświadczenia pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień rodzicielskich, takich jak dodatkowy urlop,
e) dokumentów dotyczących powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
f) dokumentów związanych z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
g) oświadczeń dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
h) dokumentów związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
i) pism dotyczących udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
j) dokumentów związanych z obniżeniem wymiaru czasu pracy,
i) orzeczeń lekarskich wydanych w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
j) umowy o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
k) wniosków pracownika dotyczących ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,
l) korespondencji z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
m) kopii zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna,
n) informacji dotyczących wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.
Polecamy: Umowa zlecenie i umowa o pracę a ubezpieczenie
Część C składa się w szczególności z:
a) oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
b) żądania wydania świadectwa pracy oraz żądania związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
c) kopii wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
d) potwierdzenia dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
e) umowy o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
f) orzeczeń lekarskich wydanych w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.