Zgodnie z postanowieniami kodeksu pracy wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony powinno: nastąpić na piśmie, zawierać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę, która ma być konkretna i rzeczywista oraz pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy.
Formę pisemną określa w art. 78 kodeks cywilny. Mamy z nią do czynienia wtedy, gdy na dokumencie, który zawiera określone oświadczenie, osoba, która to oświadczenie składa złoży swój własnoręczny podpis. Podpis musi zawierać co najmniej nazwisko, umożliwiające identyfikację autora. „Podpis może być skrócony, nie musi być czytelny, zatem pominięcie w nim pewnych liter nie musi świadczyć o podpisaniu się innym nazwiskiem, a jedynie o skorzystaniu z dopuszczalnej i stosowanej praktyki złożenia własnoręcznego podpisu w sposób skrócony, za pomocą techniki oddającej indywidualne cechy piszącego. Pomijanie pewnych liter, zwłaszcza samej końcówki nazwiska jest, w praktyce obrotu prawnego powszechne. Wymaga się jednak, by napisany znak ręczny - przy całej tolerancji, co do kształtu własnoręcznego podpisu - stwarzał dla osób trzecich pewność, że podpisujący chciał podpisać się pełnym swoim nazwiskiem oraz, że uczynił to w formie, jakiej przy podpisywaniu dokumentów stale używa.”(por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 25 kwietnia 2016 r. II CSK 518/15).
Polecamy książkę: Kodeks pracy 2017 Praktyczny komentarz z przykładami
Wypowiedzenie umowy o pracę powinno być podpisane przez osobę, która została do tego należycie umocowana, tzn. powinna być osobą, o której mowa w art. 3 (1) kodeksu pracy lub posiadać pełnomocnictwo wystawione przez pracodawcę do złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę. Należy podkreślić, że pełnomocnictwo nie musi mieć formy pisemnej, może być udzielone w dowolnej formie. Jednakże pełnomocnictwo powinno być okazane pracownikowi lub pracownik powinien zostać poinformowany, że dana osoba działa jako pełnomocnik pracodawcy.
Zobacz: Indywidualne prawo pracy
Zdarza się jednak, że czynności tej dokonuje osoba nieupoważniona, a złożenie przez tę osobę wypowiedzenia nie zostanie potwierdzone przez pracodawcę, czy w tej sytuacji dochodzi do rozwiązania umowy o pracę?
Pomimo, że wypowiedzenie umowy o pracę zostało podpisane przez osobę nieupoważnioną to dochodzi do wypowiedzenia umowy o pracę, a w konsekwencji do rozwiązania stosunku pracy. Pracownikowi pozostaje w tej sytuacji odwołanie do sądu pracy, który może orzec o bezskuteczności wypowiedzenia, przywróceniu pracownika do pracy lub odszkodowaniu.
Jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 9 maja 2006 r. (sygn. akt II PK 270/05) „Niezgodność z prawem rozwiązania umowy o pracę, wynikająca z niewłaściwej reprezentacji pracodawcy, nie powoduje nieważności wypowiedzenia.”
Pracownik, który posiada wiedzę, że osoba, która podpisała oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę była do tego nieuprawniona nie może czuć się bezpiecznie, ponieważ wypowiedzenie umowy o pracę pozostaje w mocy. Pracownik powinien w tej sytuacji złożyć odwołanie do sądu pracy.
Zobacz: Wskaźniki i stawki