Zgodnie z kodeksem pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Kodeks niestety w tej kwestii odsyła do dwóch rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r.:
- w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju,
- w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.
Niestety rozporządzenia te dotyczą tylko pracowników jednostek sfery budżetowej, jak zatem rozliczyć podróż służbową innych pracowników?
Otóż kodeks pracy stanowi, że warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi nie zatrudnionemu w jednostce sfery budżetowej powinien określać układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania, a ostatecznie w umowa o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym i nie ma regulaminu wynagradzania. Jeżeli żadne z trzech wymienionych źródeł nie zawiera omawianych postanowień, do takich pracowników stosuje się wymienione wyżej rozporządzenia.
Rozporządzenia określają, że z tytułu podróży służbowej - zarówno krajowej, jak i zagranicznej - pracownik ma prawo do diety oraz zwrotu kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, a także innych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Podróż w kraju
Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży, a za granicą ma rekompensować także inne drobne wydatki. Przy podróżach krajowych wynosi ona 23 zł za dobę. Jednak jeśli podróż - od jej rozpoczęcia (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania - trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety (11,50 zł),
- ponad 12 godzin - należy się dieta w pełnej wysokości (23 zł).
Gdy pracownik podróżuje dłużej niż dobę, za każdą pełną dobę przysługuje mu dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, gdy podróż trwa:
- do 8 godzin - przysługuje połowa diety (11,50 zł),
- ponad 8 godzin - dieta w pełnej wysokości (23 zł).
Dieta się nie należy, jeśli pracownikowi zapewniono całodzienne bezpłatne wyżywienie, gdy został on oddelegowany do miejsca swego stałego lub czasowego pobytu oraz w sytuacji, gdy w dniu wolnym od pracy przerywa on pobyt służbowy i wraca z delegacji do domu albo udaje się z powrotem w miejsce oddelegowania.
Podróż za granicą
Dla podróżujących za granicę nie ma jednej stałej stawki. Dieta za dobę podróży (w walutach obcych) została ustalona dla poszczególnych państw w załączniku do rozporządzenia. Za całą podróż pracownik powinien dostać dietę w takiej wysokości, jaka przysługuje dla docelowego państwa podróży (nie ma znaczenia, że podróżując, odwiedzi on przejazdem kilka innych krajów).
Zobacz: Zgoda pracownika na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia
Za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości. Natomiast jeśli podróż trwa:
- do 8 godzin - należy się 1/3 diety,
- ponad 8 do 12 godzin - połowa diety,
- ponad 12 godzin - pełna dieta.
Przy podróży zagranicznej ważne jest prawidłowe wyliczenie czasu pobytu za granicą. I tak, jeśli odbywa się ona drogą:
- lądową - trwa od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia jej w drodze powrotnej do kraju,
- lotniczą - od chwili startu samolotu z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania na pierwszym lotnisku w kraju w drodze powrotnej,
- morską - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia do tego portu w drodze powrotnej.
Noclegi
Za nocleg w hotelu - zarówno w kraju, jak i za granicą - pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Jednak zwrot kosztu noclegu za granicą nie może przekraczać limitu określonego w załączniku do rozporządzenia (w uzasadnionych wypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów ponad ten limit).
Zobacz serwis: Premie i nagrody