Od stycznia 2026 roku obowiązują nowe zasady liczenia stażu pracy, co wywołało oblężenie systemu PUE ZUS. Pracownicy masowo pobierają historię ubezpieczenia, by zyskać wyższy wymiar urlopu czy dodatki stażowe. Niestety, działy kadr nagminnie kwestionują te wydruki, żądając pieczątki i podpisu. ZUS reaguje stanowczym komunikatem: te dokumenty są ważne bez żadnego podpisu! Jak nie stracić swoich uprawnień?
- Chcesz przeliczyć staż pracy według nowych zasad? Nie daj się pracodawcy odesłać z kwitkiem przez brak pieczątki i podpisu pod papierem o stażu wystawionym przez ZUS!
- Dokument stażowy bez żadnego podpisu? Tak, to oryginał! Właśnie taki papier na stażowe wydaje ZUS
- Co dokładnie zawiera zaświadczenie stażowe z ZUS?
- Jak poprawnie pobrać dokument dla pracodawcy?
- Co zrobić, gdy pracodawca nadal mówi "NIE"?
Chcesz przeliczyć staż pracy według nowych zasad? Nie daj się pracodawcy odesłać z kwitkiem przez brak pieczątki i podpisu pod papierem o stażu wystawionym przez ZUS!
Mamy styczeń 2026 roku. Rewolucja w Kodeksie pracy stała się faktem – okresy zatrudnienia na umowach cywilnoprawnych (zlecenia, o dzieło) czy prowadzenie działalności gospodarczej wreszcie wliczają się do stażu pracy. Dla milionów Polaków oznacza to skokowy wzrost uprawnień pracowniczych, w tym dłuższego urlopu czy wyższych nagród jubileuszowych.
Warunek jest jeden: trzeba to udokumentować. I tu zaczynają się schody, bo pracodawcy masowo odrzucają wydruki z ZUS, które nie mają pieczątki i podpisu. Niesłusznie.
Wielu pracowników czekało na ten moment latami. Zmiana przepisów sprawiła, że historia ubezpieczenia zgromadzona w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych stała się najcenniejszym dokumentem na rynku pracy. To właśnie w systemie ZUS znajdują się dowody na odprowadzanie składek z tytułu umów, które wcześniej były pomijane przy ustalaniu stażu pracowniczego.
Pracownicy logują się więc na PUE ZUS (eZUS), generują raporty i zanoszą je do kadr. Tam często spotykają się z odmową. Kadrowa patrzy na wydruk, widzi brak podpisu urzędnika, brak pieczęci, a czasem nawet brak standardowej stopki i mówi: "To nie jest dokument urzędowy". ZUS w najnowszym komunikacie wyjaśnia, dlaczego takie działanie pracodawcy jest błędem.
Dokument stażowy bez żadnego podpisu? Tak, to oryginał! Właśnie taki papier na stażowe wydaje ZUS
W związku z ogromnym zainteresowaniem przeliczaniem stażu pracy, ZUS wydał komunikat. Dotyczy on dokumentów potwierdzających okresy podlegania ubezpieczeniom społecznym.
Najważniejsza informacja brzmi: Wydruki z systemu informatycznego ZUS potwierdzające staż pracy są ważne i mają moc prawną, nawet jeśli nie posiadają żadnego podpisu czy pieczęci.
To może być szokujące dla osób przyzwyczajonych do biurokracji, ale w przypadku zaświadczeń generowanych automatycznie z systemu informatycznego ZUS, nie jest wymagana nawet tzw. kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Dokument ten jest ważny sam z siebie na mocy ustawy.
Co dokładnie zawiera zaświadczenie stażowe z ZUS?
W kontekście nowych przepisów obowiązujących od 2026 roku, kluczowe są dane, które znajdziesz na zaświadczeniu o stażu pracy. Dokument ten potwierdza w szczególności daty zgłoszenia i wyrejestrowania z ubezpieczeń - czyli okresy ubezpieczenia, a także informacje o płatniku.
To właśnie dane z zaświadczenia są niezbędne działom kadr do poprawnego przeliczenia Twojego stażu pracy według nowych zasad. Dzięki nim pracodawca widzi czarno na białym, że w latach, w których pracowałeś na śmieciówce, faktycznie podlegałeś ubezpieczeniom, co teraz wlicza się do Twojego stażu pracy.
Jak poprawnie pobrać dokument dla pracodawcy?
Aby uniknąć nieporozumień i mieć pewność, że dysponujemy właściwym dokumentem, należy skorzystać z oficjalnej ścieżki na Platformie Usług Elektronicznych (eZUS).
- Zaloguj się do PUE ZUS (eZUS).
- Wejdź w zakładkę "Ubezpieczony" -> "Usługi" -> "Katalog usług".
- Wybierz usługę "Złożenie wniosku USP".
- Wypełniając wniosek, zaznacz, że prosisz o zaświadczenie o przebiegu ubezpieczeń (możesz wskazać, że chodzi o wszystkie okresy – to najbezpieczniejsza opcja przy przeliczaniu stażu całkowitego).
- Wyślij wniosek, podpisując go np. Profilem Zaufanym.
UWAGA: Jeżeli Twoje okresy obejmują czas przed 1999 r., to ZUS informuje, że powinieneś złożyć wniosek US-7, taki jak funkcjonował dotychczas. USP został opracowany specjalnie do przepisów o stażu, ale zapytanie nim objęte nie sięgnie do danych sprzed 1 stycznia 1999 r., jak informuje ZUS.
Odpowiedź powinna pojawić się w Twojej skrzynce odbiorczej. Często dzieje się to automatycznie. Pobrany plik PDF (nawet jeśli wygląda niepozornie i nie ma w nim niebieskich pieczątek) jest gotowym dokumentem dla pracodawcy.
Co zrobić, gdy pracodawca nadal mówi "NIE"?
Sytuacja, w której pracodawca odmawia uznania stażu pracy na podstawie takiego wydruku, działa na Twoją szkodę finansową. Jeśli rozmowa nie pomaga, wykonaj następujące kroki:
- Wskaż komunikat ZUS: Pokaż pracodawcy oficjalną informację na stronie Zakładu, która potwierdza, że dokumenty te nie wymagają pieczęci (komunikat z 13 stycznia 2026 r. w "aktualnościach")
- Złóż pismo przewodnie wraz z zaświadczeniem: Składając dokumenty w kadrach, dołącz krótkie pismo z prośbą o przeliczenie stażu pracy w oparciu o załączony wydruk z ZUS, zaznaczając, że jest on dokumentem urzędowym w rozumieniu przepisów.
Nowe przepisy z 2026 roku dały pracownikom ogromne możliwości, ale biurokratyczne przyzwyczajenia pracodawców i pracowników kadr i płac wciąż bywają barierą. Pamiętaj – brak pieczątki na wydruku z ZUS to nie błąd systemu, ale ułatwienie, które nadal ma moc prawną. Nie rezygnuj ze swoich uprawnień tylko dlatego, że ktoś nie zaktualizował swojej wiedzy o procedurach administracyjnych.
Źródło: Zakład Ubezpieczeń Społecznych