Rozmowa z Magdaleną Rycak, doktorem nauk prawnych, prodziekanem Wydziału Prawa i Administracji Uczelni Łazarskiego w Warszawie, adiunktem w PAN oraz współpracownikiem Kancelarii Prawnej PWB.
• Czy pracodawcy mogą łączyć równoważny system czasu pracy z systemem zadaniowym?
– Nie mogą. Zakaz łączenia równoważnego systemu czasu pracy z systemem zadaniowym dotyczy sytuacji, gdy w ramach jednego rodzaju pracy praca ma być wykonywana jednocześnie w równoważnym i zadaniowym czasie pracy. System zadaniowy to taki system, w którym zdania pracownika mają być wykonane w ramach podstawowych norm pracy. W art. 140 Kodeksu pracy jest wyraźne odniesienie do podstawowych norm czasu pracy, czyli mamy logiczną sprzeczność, aby zadania mogły być wyznaczane w ramach równoważnego systemu czasu pracy.
• A czy przepisy dopuszczają łączenie równoważnego czasu pracy z przerywanym?
– Przerywany czas pracy może być łączony tylko z podstawowym systemem czasu pracy, chociażby z tego powodu, że przerwa w przerywanym systemie czasu pracy może wynosić maksymalnie 5 godzin. Czyli jeśli do podstawowego czasu pracy (8 godzin) dodamy 5 godzin, daje to sumę 13 godzin. A zatem zostaje jeszcze minimum 11 godzin ustawowego odpoczynku dobowego. Poza tym przepis Kodeksu pracy wprost zakazuje łączenia systemów przerywanego z równoważnym.
Warto zaznaczyć, że niektóre przepisy szczególne w odniesieniu do niektórych grup zawodowych dopuszczają łączenie równoważnego systemu czasu pracy z przerywanym. Jednak w takiej sytuacji przerwa musi być odpowiednio krótsza, aby wprowadzanie dłuższych norm pracy miało sens. Takim przypadkiem jest czas pracy kierowców, pracowników placówek kultury, np. teatrów.
• Czy pracodawcy, którzy wprowadzili równoważny system czasu pracy, mogą korzystać równolegle z przepisów z pakietu antykryzysowego? Czy mogą np. wydłużyć okres rozliczeniowy do 12 miesięcy?
– Ustawa antykryzysowa nie wprowadza wyjątków zezwalających pracodawcom na łączenie równoważnego systemu czasu pracy z zadaniowym czy z systemem przerywanym. Dużą korzyścią dla pracodawcy przewidzianą w tej ustawie jest natomiast niewątpliwie możliwość wprowadzenia dłuższych okresów rozliczeniowych, nawet do 12 miesięcy. Należy tu jednak zaznaczyć, że ustawa antykryzysowa dotyczy wyłącznie tych pracodawców, którzy są przedsiębiorcami.
Wprowadzenie wydłużonego okresu rozliczeniowego przez pracodawcę, u którego funkcjonuje równoważny system czasu pracy, jest według mnie dopuszczalne. Pracodawca, który zdecyduje się wprowadzić taki wydłużony okres rozliczeniowy, nadal ma obowiązek zapewniać pracownikom dobowy i tygodniowy odpoczynek oraz musi przestrzegać przepisów dotyczących bezpieczeństwa i zdrowia pracowników. Uważam natomiast, że w systemach dopuszczających wydłużenie dobowej normy pracy do 16 godzin i więcej, wprowadzenie 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego nie wchodzi w rachubę. Przykładowy rozkład pracy pracownika wyglądałby następująco: przez pół roku pracuje intensywnie przez 24 godziny na dobę, następnie ma 24 godziny przerwy i znowu 24 godziny pracy. Taki schemat naruszałby zasady bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.
• Jakie są zasady udzielania urlopu na żądanie pracownikom zatrudnionym w równoważnym systemie czasu pracy, którzy zgłaszają chęć wykorzystania urlopu przykładowo w dzień ich pracy przypadający w niedzielę lub święto?
– Urlop na żądanie może być wzięty przez pracownika w dowolnym dniu tygodnia, jeśli jest dla niego dniem roboczym. A zatem może być to również niedziela. Jeśli tego dnia pracownik miał do przepracowania np. 4 godziny, to otrzymuje 4-godzinny urlop na żądanie, który w takim wymiarze godzinowym odpisuje mu się z puli jego urlopu wypoczynkowego.
• A jak jest w przypadku zwykłego urlopu wypoczynkowego? Czy zasada jest analogiczna?
– Tak. Urlopu wypoczynkowego udziela się w dzień, który jest dniem pracy pracownika zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy. Jeśli zatem niedziela jest dniem pracy, to urlop udzielany jest w niedzielę. Należy jednak pamiętać, że urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym rozkładem czasu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy danego pracownika w danym dniu. Jeśli pracownikowi przysługuje np. 20 dni urlopu, to te 20 dni przelicza się na godziny, po 8 godzin każdy dzień. Daje to razem 160 godzin urlopu. Jeżeli taki pracownik ma zaplanowany urlop w niedzielę, kiedy miał pracować przez 12 godzin, to z tej puli urlopu odpisuje się 12 godzin, a nie 8.
• Jakie błędy związane z wdrażaniem równoważnego systemu czasu pracy popełniają najczęściej pracodawcy i jakie mogą być tego konsekwencje prawne?
– Podstawowym problemem jest to, że pracodawcy przez przeoczenie nie wprowadzają równoważnego systemu pracy do wewnętrznych przepisów zakładowych, np. do regulaminu pracy albo układu zbiorowego pracy, ale de facto go stosują. Nieuwzględnienie tego w jednym z ww. aktów może skutkować tym, że w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy inspektorzy mogą stwierdzić, iż stosowany system czasu pracy jest systemem podstawowym i każda godzina pracy ponad 8 godzin na dobę była godziną nadliczbową. W regulaminie pracodawca musi określić długość okresu rozliczeniowego, a także wskazać poszczególne miesiące, które wchodzą do danego okresu rozliczeniowego. Jeśli tego nie zrobi, to nie wiadomo, kiedy okres rozliczeniowy się zaczyna, a kiedy kończy. Z kolei w takim przypadku inspektorzy pracy mogą stwierdzić, że okres rozliczeniowy nie jest np. 3-miesięczny, ale miesięczny. Inną sprawą jest natomiast to, że pracodawcy nie zawiadamiają Inspekcji Pracy o wydłużeniu okresu rozliczeniowego do 3 miesięcy, ponieważ przepisy nie przewidują za to żadnych sankcji.
W równoważnym systemie czasu pracy występuje również problem z prawidłowym rekompensowaniem pracownikom godzin nadliczbowych. Zupełnie inaczej wygląda rekompensowanie pracownikom godzin nadliczbowych, jeśli praca była wykonywana w dniu wolnym wynikającym z harmonogramu, a inaczej – jeśli w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Przykładowo, jeśli pracownik pracuje po 10 godzin na dobę przez 4 dni w tygodniu, to ma 1 dzień harmonogramowo wolny od pracy i jeden dzień wynikający z 5-dniowego tygodnia pracy. Jeśli w harmonogramie nie będzie zaznaczone, który dzień jest którym, to później mogą pojawić się problemy z tym, jak rekompensować dodatkowo przepracowane dni.
Rozmawiała Katarzyna Bartman